С 11 февраля 2025 года вступил в силу новый единый бланк справки о среднем заработке, который работодатель обязан выдавать бывшему сотруднику для оформления пособия по безработице. Документ утвержден Приказом Минтруда России от № 637н. Предыдущая форма (Приказ Минтруда от № 604н) утратила силу. Ниже — подробный разбор структуры бланка, алгоритм заполнения и важные нюансы, актуальные на .

Когда и зачем нужна эта справка

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ, ч. 2 Федерального закона от № 565-ФЗ и п. 6 Правил регистрации безработных (Постановление Правительства РФ от № 1379), справка выдается работодателем увольняющемуся или ранее уволенному работнику для предъявления в службу занятости.

Основной случай выдачи: Центр занятости (ЦЗН) не имеет сведений о доходах человека по последнему месту работы за расчетный период (обычно 12 месяцев перед месяцем увольнения). Это происходит, если в указанный период:

• Сотрудница находилась в декретном отпуске и/или отпуске по уходу за ребенком;
• Сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком;
• Работнику не начислялись вознаграждения (например, длительный отпуск за свой счет, административный отпуск без сохранения зарплаты);
• У работника не было ни одного полностью отработанного календарного месяца.

В таких случаях бывший работник лично подает справку в отделение службы занятости (п. 19 Правил регистрации).

Структура нового бланка (Приказ № 637н)

Форма состоит из шапки и двух основных разделов. Образец заполнения можно скачать на официальных ресурсах (например, КонсультантПлюс или профильных порталах вроде Бизнес налоги).

Шапка документа

• Дата выдачи — календарная дата составления справки;
• Порядковый номер — внутренний регистрационный номер документа в организации.

Раздел I. Данные о работодателе

Здесь указываются реквизиты организации или ИП, выдающей справку. В примерах ниже конфиденциальные данные заменены на маску ().

• Полное наименование организации (или обособленного подразделения) либо ФИО индивидуального предпринимателя: ООО «» / ИП * *
• Адрес по месту нахождения (юридический/фактический адрес организации или адрес ИП по месту жительства): г. , ул. , д. , пом.
• ИНН (фирмы или ИП):
• КПП (только для организаций):
• Контактный телефон работодателя: +7 () —

Раздел II. Данные о работнике

Самый объемный раздел, содержащий сведения для расчета пособия. Включает блоки:

1. Персональные данные: Фамилия, Имя, Отчество ( * **), СНИЛС (— ), Дата рождения.
2. Сведения о трудовой деятельности:
   • Дата приема на работу;
   • Дата прекращения трудового договора (увольнения);
   • Основание увольнения (статья ТК РФ);
   • Должность (профессия) по трудовому договору.
3. Расчетный период: Указывается период в месяцах (обычно 12 месяцев), предшествующий месяцу увольнения. Например: с по .
4. Табличная часть — Начисления по месяцам: Ключевой элемент. Заполняется по строкам за каждый месяц расчетного периода.
   • Месяц, год;
   • Количество отработанных дней (календарных);
   • Начисленная заработная плата (руб., коп.) — только суммы, подлежащие учету при расчете среднего заработка (согласно Приказу Минтруда от № 57н);
   • Примечания (при необходимости: основание неполного месяца, вид отпуска и т.д.).
• Общее количество отработанных дней за расчетный период;
• Общая сумма начисленной заработной платы, принятая к расчету;
• Средний дневной заработок (рассчитывается по формуле: Сумма / Дни);
• Средний месячный заработок (Средний дневной × 29,3 — среднее число календарных дней в месяце).

Алгоритм заполнения табличной части (самое важное)

Ошибки в таблице — главная причина возврата справки ЦЗН. Следуйте правилам Приказа № 57н:

Что включать в заработную плату:

• Оклад, тарифные ставки;
• Надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (премии, бонусы), если они предусмотрены системой оплаты труда и выплачивались регулярно;
• Оплата годовых оплачиваемых отпусков (но не выплата за неиспользованный отпуск при увольнении — она исключается);
• Выплаты за временную нетрудоспособность (больничные), исключаются из расчета среднего заработка для пособия по безработице (п. 11 Приказа № 57н).

Как считать дни:

• Считаются календарные дни фактической работы.
• Дни оплачиваемого годового отпуска включаются в отработанные дни.
• Дни болезни, отпуска за свой счет, декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком, простоя не по вине работника — исключаются из количества дней и из суммы начислений.
• Если месяц полностью выпал (например, весь месяц — декрет), строку все равно заполняют: дни = 0, сумма = 0 (или ставят прочерк/ноль в зависимости от технических требований ПО ЦЗН, лучше ставить 0).

Пример заполнения строки (условно):

Кто подписывает и заверяет справку

• Руководитель организации (директор, генеральный директор) или уполномоченное лицо (по доверенности или приказу).
• Главный бухгалтер (или лицо, выполняющее его обязанности).
• Подписи расшифровываются (ФИО инициалами).
• Печать организации ставится при наличии (для ИП печать не обязательна, но ставится по желанию).

Сроки выдачи и ответственность

• Справка выдается в течение 3 рабочих дней с момента обращения работника (письменного заявления) — ч. 1 ст. 62 ТК РФ.
• Отказ в выдаче или несвоевременная выдача влечет административную ответственность для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 20 000 руб.).
• Справка выдается бесплатно.

Архивные формы (для справок за прошлые периоды)

Если работник просит справку за период, когда действовали старые бланки, используйте соответствующую форму:

• С по — форма Приказа Минтруда от № 604н (ред. от ).
• С по — форма Приказа Минтруда от № 604н (первоначальная редакция).
• С по — форма «Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы» (утв. Приказом Минтруда от № 823н).

Важно: На для всех новых выдач используется исключительно форма Приказа № 637н.

Частые ошибки и советы по работе с ЦЗН

1. Включение больничных в расчет. Это грубая ошибка. Суммы по больничным листам и дни нетрудоспособности исключаются из расчета среднего заработка для пособия по безработице (в отличие от расчета среднего заработка для оплаты отпуска по ТК РФ).
2. Незаполнение месяцев с нулевыми начислениями. Пустые строки недопустимы. Каждый месяц расчетного периода должен быть представлен строкой.
3. Неверный расчетный период. Считается 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Месяц увольнения не входит в расчетный период.
4. Отсутствие контактного телефона работодателя. ЦЗН часто звонит для верификации данных. Укажите актуальный номер HR-отдела или бухгалтерии.
5. Использование старого бланка. С старые бланки недействительны. ЦЗН имеет право не принять справку на старом формате.

Электронный обмен данными (СЭД / ЕСИА)

С 2024–2025 гг. активно развивается межведомственный электронный обмен. Если ваша организация подключена к системе взаимодействия с ФРС (СФР/Пенсионный фонд) и ЦЗН через операторов ЭДО или портал «Госуслуги. Организации», данные о заработке могут передаваться автоматически по запросу службы занятости (п. 6 Правил регистрации № 1379).

Тем не менее, бумажная (или электронная в PDF с ЭЦП) справка по форме № 637н остается основным документом, который работник предоставляет лично, если автоматический обмен не настроен или данные в фондах отсутствуют/неполны.

Чек-лист перед выдачей справки

• [ ] Использован бланк Приказа Минтруда № 637н (действует с ).
• [ ] Заполнены все реквизиты работодателя (ИНН, КПП, адрес, телефон).
• [ ] Верно указаны ФИО, СНИЛС, даты приема/увольнения работника.
• [ ] Расчетный период определен верно (12 мес. до месяца увольнения).
• [ ] Таблица заполнена по всем месяцам периода (нет пропусков).
• [ ] Исключены суммы и дни по больничным, декрету, отпуску за свой счет.
• [ ] Включены дни и суммы по оплачиваемым отпускам.
• [ ] Рассчитаны: Сумма, Дни, Средний дневной, Средний месячный (× 29,3).
• [ ] Подписи руководителя и гл. бухгалтера + расшифровка + печать (при наличии).
• [ ] Выдано в 3-дневный срок по заявлению работника.

Резюме

Актуальный шаблон справки о среднем заработке для Центра занятости — это форма Приказа Минтруда России от № 637н. Ключевые изменения по сравнению с прошлыми версиями: жесткая структура разделов, обязательность указания контактного телефона работодателя и детализация табличной части для исключения двусмысленностей при расчете пособия. Главная задача бухгалтера/кадровика — корректно отделить начисления, подлежащие учету (оклады, премии, оплаченные отпуска), от исключаемых (больничные, материальная помощь, выплаты при увольнении) и безошибочно посчитать календарные дни работы за каждый из 12 месяцев.

Статья подготовлена на основе нормативных актов, действующих на . Перед оформлением рекомендуется сверить форму на официальном сайте Минтруда или в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) на предмет возможных поправок.