Каждая организация рано или поздно сталкивается с проблемой накопления бумажных документов. Договоры, отчёты, бухгалтерские первичные документы, кадровые дела — всё это занимает место в офисе и требует правильного обращения. В этой статье мы подробно расскажем, как сдать архив в Ростове-на-Дону, какие существуют варианты утилизации документов и на что обратить внимание при выборе подрядчика.
Зачем нужна правильная утилизация архива
Документы, срок хранения которых истёк, нельзя просто выбросить в мусорный контейнер. Причин несколько:
- Конфиденциальность. В документах содержатся персональные данные сотрудников и клиентов, коммерческая тайна, финансовая информация. Их утечка может привести к штрафам и репутационным потерям.
- Требования законодательства. Уничтожение документов с истёкшим сроком хранения должно оформляться актом, а сама процедура — проводиться по установленным правилам.
- Экология и экономия. Макулатура — ценное вторсырьё, за сдачу которого можно получить небольшую компенсацию.
Этапы сдачи архива
Экспертиза ценности документов
Прежде чем уничтожать бумаги, необходимо убедиться, что срок их хранения действительно истёк. Для этого создаётся комиссия, которая проверяет документы по номенклатуре дел и составляет акт о выделении к уничтожению.
Подготовка документов
Документы изымаються из папок, сортируются. Некоторые компании требуют предварительно удалить скрепки, скобы и файлы, другие берут эту работу на себя.
Вывоз и уничтожение
Специализированные компании Ростова-на-Дону предлагают несколько способов уничтожения:
- Шредирование — измельчение документов на промышленных шредерах, возможно с выездом мобильного шредера к заказчику.
- Сдача в макулатуру — бумага взвешивается и отправляется на переработку.
- Конфиденциальное уничтожение — с предоставлением акта уничтожения и, при необходимости, фото- или видеофиксации процесса.
Куда обратиться в Ростове-на-Дону
В городе работает несколько компаний, специализирующихся на приёме архивов и макулатуры. Как правило, пункты приёма расположены в промышленных зонах, например, в районе ул. Доватора, пр. Михаила Нагибина и на окраинах города (точные адреса: г. Ростов-на-Дону, ул. , д. ). Условия у большинства компаний схожие:
- минимальная партия для бесплатного вывоза — обычно от 100–300 кг;
- цена за килограмм макулатуры — от до * рублей в зависимости от объёма и типа бумаги;
- услуга шредирования оплачивается отдельно — ориентировочно от * рублей за килограмм;
Уточнить условия можно по телефонам приёмных пунктов: +7 (863) —*, +7 (918) —* (номера частично скрыты).
На что обратить внимание при выборе подрядчика
- Наличие договора и актов. Для юридических лиц это обязательное условие, документы подтвердят факт уничтожения архива при проверках.
- Гарантии конфиденциальности. Уточните, как компания обеспечивает сохранность информации до момента уничтожения.
- Собственный транспорт. Компании с собственным автопарком предлагают более гибкие условия по вывозу.
- Отзывы и опыт работы. Отдавайте предпочтение организациям, работающим на рынке Ростова-на-Дону не первый год.
Сдать архив в Ростове-на-Дону несложно: достаточно провести экспертизу документов, выбрать надёжного подрядчика и оформить необходимые акты. Такой подход позволит освободить офисное пространство, соблюсти требования законодательства и защитить конфиденциальную информацию вашей компании.