Получение приглашения на официальный прием к министру — это не только честь, но и серьезная ответственность. Такие мероприятия регулируются строгими протокольными нормами, знание которых позволяет избежать неловких ситуаций и достойно представить себя и свою организацию. В данной статье подробно разбираются этапы подготовки, виды приемов, требования к внешнему виду и порядок ответа на приглашение.

Особенности официального приглашения

В отличие от деловых встреч, приглашения на высокоуровневые приемы (в т.ч. к министрам иностранных дел, премьер-министрам или главам государств) высылаются только после предварительного устного согласования.

Важный протокольный нюанс: Когда завтрак или обед дается в честь премьер-министра или министра иностранных дел страны пребывания либо другого высокопоставленного лица, приглашение высылается только после того, как ему было сделано устное приглашение и оно им принято.

Обязательные элементы приглашения

Каждое официальное приглашение должно содержать:

• Вид мероприятия: прием, завтрак, обед, коктейль, второй завтрак (ланч).
• Дата, время начала и окончания: например, 17.00–19.00 или 18.00–20.00.
• Место проведения: résidence, здание министерства, официальный дом (* адрес скрыт *).
• Дресс-код: форма одежды указывается в приглашении (см. раздел 4).
• R.S.V.P. (Répondez s’il vous plaît): просьба ответить.

Как отвечать на R.S.V.P.

В дипломатической практике используются две формы:

1. Стандартный R.S;V.P.: ответ обязателен в любом случае (придете или нет).
2. Regrets only («только в случае отказа»): если под аббревиатурой написано regrets only, ответ следует давать только тогда, когда вы не можете присутствовать. Молчание означает согласие на участие.

Ответ направляется в протокольную службу организатора (телефон: , e-mail: ) в установленные сроки.

Основные виды протокольных приемов

Из международной практики постепенно уходят приемы типа жур фикс (jour fixe), когда супруга министра или посла назначала на весь сезон фиксированный день и час каждой недели для приема гостей. Сейчас преобладают мероприятия по конкретным поводам.

Коктейль (Cocktail Reception)

• Продолжительность: 2 часа.
• Формат: проходит стоя.
• Особенность: гости могут приходить и уходить в любой час указанного временного интервала.

Второй завтрак / Ланч (Luncheon)

Совпадает по времени с завтраком дипломатического протокола. Деловой разговор обычно начинают после первой чашки чая или кофе.

Официальный обед / Ужин (Official Dinner)

Самый формальный вид. Требует строгого соблюдения рассадки, порядка тостов и этикета за столом. Состоит из двух частей: встреча/сбор гостей и застолье.

Протокольная процедура прибытия и встречи

Порядок вручения верительных грамот (для дипломатов)

Если приглашение касается дипломатического корпуса, важно помнить о процедуре вручения верительных грамот. Полномочия вновь назначенных постоянных представителей исходят либо от главы государства, либо от главы правительства, либо от министра иностранных дел (согласно резолюции ГА ООН 257 А (III)). Посол наносит визит шефу протокола (до визита к министру), чтобы выяснить порядок вручения.

Встреча на мероприятии

Каждый прием состоит из двух частей:

1. Встреча, приветствие и сбор гостей: частные и общие разговоры, предварительное ознакомление приглашенных друг с другом.
2. Основная часть: застолье, выступления, культурная программа.

Дресс-код: что надеть?

На каждое официальное мероприятие протокольная служба предписывает являться в определенной одежде. Об этом указывается в приглашении. Игнорирование дресс-кода считается признаком неуважения к хозяевам.

Этикет поведения на приеме

Правила общения

• Не занимайте время министра или главы департамента надолго, если они общаются с другими гостями.
• Представляйтесь четко: должность, фамилия, организация (фамилия скрыта: г. *).
• Избегайте спорных тем (политика, религия, личные финансы) в легком разговоре (small talk).
• Алкоголь употребляйте умеренно; на коктейлях закусывайте.

Работа с протокольной службой

Секретарь заседания/мероприятия при оформлении документов использует заранее подготовленные списки: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа. Убедитесь, что ваши данные в списке (ФИО: ; Должность: ; Организация: *) указаны верно при регистрации на входе.

Особенности визитов на высшем и высоком уровне

При официальном визите главы государства категория приглашенных лиц может присутствовать при встрече, но только в случае пожелания гостя. Заботу о приглашении глав отдельных дипломатических представительств берет на себя посольство соответствующей страны.

Чек-лист перед выходом на прием

1. [ ] Приглашение получено, ответ (R.S.V.P.) отправлен в срок (контакт: *).
2. [ ] Дресс-код изучен, наряд подготовлен и отглажен.
3. [ ] Изучен список гостей / список министров (если доступен) для целевого нетворкинга.
4. [ ] Подготовлены визитные карты (в достаточном количестве, в карточнице);
5. [ ] Планирован маршрут и время прибытия (опоздание на протокольное мероприятие недопустимо).
6. [ ] Телефон переведен в беззвучный режим / режим «Самолет».

Резюме

Участие в приеме у министров, это инструмент «мягкой силы» и деловой дипломатии. Успех зависит от трех факторов: своевременный и грамотный ответ на приглашение, безупречное соблюдение дресс-кода и владение навыками делового этикета во время мероприятия. Соблюдение протокола демонстрирует ваш профессионализм и уважение к высокому статусу хозяев приема.

Материал подготовлен на основе открытых источников по дипломатическому протоколу, этикету делового общения и практике Управления протокольного обеспечения Администраций Губернаторов и Правительств регионов (в т.ч. Новосибирской области), а также рекомендаций Департамента по делам Генеральной Ассамблеи ООН. Актуально на .