Справка о планируемом увольнении — это документ, который может потребоваться сотруднику для предоставления в банк, посольство, новый работодатель или иные инстанции до фактического прекращения трудовых отношений. На года единой утвержденной государственной формы такого документа не существует, однако его оформление регулируется общими правилами делового документооборота и трудового законодательства.
Правовая природа и необходимость документа
В соответствии с трудовой практикой и разъяснениями судов (в частности, определением Первого КСОЮ от по делу 88-26459/2024), справки о доходах и рабочем стаже выдаются на основании данных о работе сотрудника. Важно отметить: с 2023 года работодатели не обязаны выдавать работникам справки в форме 182н для целей расчета пособий (это делает Фонд пенсионного и социального страхования РФ через Единый реестр), но справки о планируемом увольнении для иных целей (виза, кредит, трудоустройство) выдаются по письменному заявлению работника.
Такой документ подтверждает намерение сторон прекратить трудовые отношения в определенную дату, но не является основанием для увольнения само по себе. Основанием остается заявление сотрудника, приказ работодателя или соглашение сторон.
Структура и обязательные реквизиты справки
Хотя единой формы (бланка) нет, документ должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации (полное и сокращенное) или ФИО ИП.
- Название документа: «Справка о планируемом увольнении» или «Справка о предстоящем прекращении трудового договора».
- Дата составления и регистрационный номер (по журналу учета исходящих/справочных документов).
- Паспортные данные сотрудника (серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения), .
- Должность, структурное подразделение, табельный номер — .
- Текст справки: указание на то, что сотрудник подал заявление об увольнении (или стороны заключили соглашение), дата планируемого последнего рабочего дня, основание (ст. 77, 78, 80 ТК РФ и т.д.).
- Информация о заработной плате (по запросу): средний заработок за последние 12 месяцев, наличие/отсутствие задолженностей.
- Подпись руководителя (ФИО, должность) с расшифровкой и печатью организации (при наличии).
- Подпись сотрудника, составившего справку (кадровика/бухгалтера) с расшифровкой и контактным телефоном — *.
Образец заполнения справки (шаблон 2026 года)
Ниже приведен рекомендуемый образец, который можно адаптировать под нужды конкретной организации. Текст можно скопировать в Word (DOC/DOCX) и заполнить данными.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Ромашка»
____________ /Петров П.П./
«___» _____________ 202_ г.
Номер: 45-О/2026 Дата: 09 июля 2026 г.
Настоящей подтверждаю, что Сидоров Сергей Сергеевич (паспорт ), работающий в ООО «Ромашка» с г. на должности менеджера отдела продаж (таб. № ), подал заявление об увольнении по собственному желанию (приложение № 1) от г.
Планируемая дата прекращения трудового договора (последний рабочий день): г.
Основание: п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию работника).
Задолженности по расчетам с работодателем на дату составления справки: отсутствуют.
Средний заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих дате справки: 125 000 (сто двадцать пять тысяч) рублей 00 копеек.
Справка выдана для предоставления по новому месту работы (в банк / в консульство — подчеркнуть необходимое).
Директор ________________ /Петров П.П./
М.П.
Составил: кадровик ________________ /Смирнова А.В./
Тел.: *
Особенности оформления в 2026 году: электронный документооборот
С учетом развития электронного документооборота (ЭДО) и внедрения СЭД (систем электронного документооборота) во многих организациях, справка может формироваться и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Если сотрудник запросил справку в электронном виде (на портале Госуслуг, через СЭД или на e-mail), ее можно направить в формате PDF с УКЭП.
- Для предоставления в банки или визовые центры часто требуется оригинал на бумажном носителе с «живой» печатью (если организация использует печати) и подписью.
- В системе КонсультантПлюс и аналогичных справочно-правовых системах доступны актуальные бланки и формы (КНД 1175018 — для справки о доходах, но для «планируемого увольнения» используется произвольная форма).
Порядок выдачи и сроки
- Заявление сотрудника. Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать справку (произвольная форма).
- Подготовка. Кадровик/бухгалтер готовит справку на бланке организации (или листе А4 с реквизитами) в течение 3 рабочих дней (общий срок, установленный ст. 62 ТК РФ для выдачи справок, если иной срок не установлен законом).
- Согласование (при необходимости). При наличии финансовых данных — виза главного бухгалтера.
- Подписание руководителем.
- Выдача под роспись. В журнале учета выданных справок фиксируются: дата, ФИО получателя, номер документа, подпись получателя. Контактные данные получателя в журнале маскируются — *.
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Указание неверной даты увольнения (не совпадает с заявлением/приказом) | Отказ банка/визового центра, претензии сотрудника | Сверять дату с заявлением сотрудника и проектом приказа |
| Отсутствие подписи руководителя или печати (если предусмотрена Уставом) | Документ не имеет юридической силы | Контроль подписания перед выдачей |
| Раскрытие конфиденциальных данных (СНИЛС, ИНН, адрес регистрации) без необходимости | Нарушение 152-ФЗ «О персональных данных» | Указывать только то, что запросил адресат (обычно ФИО, должность, стаж, зарплата) |
| Выдача справки до подачи официального заявления на увольнение | Риск споров: сотрудник может не уволиться, а справка уже «гуляет» | Выдавать только после регистрации заявления о увольнении во входящей корреспонденции |
Различия со справкой в форме 182н и КНД 1175018
Часто работодатели путают справку о планируемом увольнении с отчетностью в фонды или справкой о доходах для налоговой.
- Форма 182н — с 2023 года не выдается работнику на руки для пособий (переходит в электронном виде в СФР).
- КНД 1175018 (Справка о доходах и суммах налога НДФЛ) — строго регламентированная форма ФНС, выдается по запросу работника (в т.ч. уволенного) для налоговых целей, получения вычетов, в банк. Она отражает фактические выплаты за год.
- Справка о планируемом увольнении — произвольная форма, информационного характера, подтверждает фактор намерения уволиться в будущем.
Пример текста для разных оснований увольнения
Вариант А: По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
«…подал заявление об увольнении по собственному желанию от г. Планируемая дата увольнения: г. (с учетом двухнедельного срока уведомления).»
Вариант Б: По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)
«…стороны заключили Соглашение об увольнении по соглашению сторон № 12 от г. Планируемая дата прекращения трудового договора: г. Выплачивается компенсация в размере 3-х окладов.»
Вариант В: В связи с окончанием срока договора (ст. 79 ТК РФ)
«…трудовой договор № 45 от г. заключен на срок до г. Уведомление о предстоящем окончании срока договора вручено работнику под роспись г. Планируемая дата увольнения: г.»
Ответственность работодателя
За несвоевременную выдачу справки или отказ в выдаче предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц — до 100 000 руб.). Кроме того, сотрудник имеет право обратиться в суд с иском о принуждении к выдаче справки и возмещении убытков (например, если из-за отсутствия справки не удалось оформить визу или кредит).
Чек-лист перед выдачей справки (резюме)
- [ ] Есть письменное заявление сотрудника о выдаче справки?
- [ ] Есть зарегистрированное заявление об увольнении / подписанное соглашение / уведомление об окончании срока?
- [ ] Дата планируемого увольнения в справке совпадает с датой в заявлении/соглашении?
- [ ] Указаны верные реквизиты организации (ОГРН, ИНН, адрес — *)?
- [ ] Рассчитан верный средний заработок (если требуется)?
- [ ] Подписана руководителем (и главбухом — при наличии финансовых данных)?
- [ ] Поставлена печать (если организация пользуется печатями)?
- [ ] Запись сделана в журнале учета выданных справок?
- [ ] Справка выдана под роспись сотрудника (или отправлена по ЭДО/почте с уведомлением)?
Важно: Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных документов рекомендуется проконсультироваться с кадровым специалистом или юристом вашей организации с учетом локальных нормативных актов (Положения о кадровой службе, Правил внутреннего трудового распорядка). Актуальные бланки заявлений на увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон) и приказов можно найти в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) или на профильных порталах кадровиков.