Выдача справок, это ежедневный административный процесс во любой организации: медицинской, коммерческой, бюджетной или муниципальной. Отсутствие узаконенного внутреннего документа (регламента, положения, порядка) ведет к правовым рискам, ошибкам в бланках, нарушению сроков и претензиям со стороны получателей (банков, судов, органов опеки, новых работодателей). Ниже представлен подробный разбор структуры регламента, актуальной нормативной базы на и образцы оформления ключевых приложений;

Нормативная правовая база (актуальная на 2026 год)

Перед разработкой регламента необходимо сослаться на актуальные акты. Главным документом для медицинских организаций остается приказ Минздрава, для работодателей — ТК РФ и рекомендации Роструда, для госструктур — административные регламенты.

• Приказ Минздрава России от № 972н «Об утверждении Порядка выдачи медицинскими организациями справок и медицинских заключений» (с изменениями и дополнениями). Это базовый документ для всех ЛПУ.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 84.1) — обязанность работодателя выдавать справки по требованию работника.
• ФЗ от № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», для бюджетных и муниципальных учреждений (административные регламенты).
• Приказ МВД РФ от № 1121 (утратил силу, заменен новыми админрегламентами МВД по выдаче справок о судимостях — важно проверять актуальность на портале Госуслуг).
• Актов местного самоуправления (для муниципальных услуг: «Выдача справок социально-правового характера, архивных копий, выписок»).

Важно: В актуальной редакции Приказа № 972н уточнены термины. Исключена прямая фраза о выдаче «дубликатов, копий справок, медицинских заключений» в разделе прав пациента, однако термин «дубликат» сохранен в контексте регистрации выдачи. Регламент организации должен четко разграничивать: первичная справка, дубликат (повторная выдача вместо утерянной), копия документа.

Типовая структура Регламента (Порядка) выдачи справок

Документ утверждается приказом руководителя организации. Рекомендуемая структура:

1. Общие положения (цели, нормативная база, сфера действия, определения).
2. Перечень выдаваемых справок и медицинских заключений (типовые формы, собственные формы).
3. Порядок обращения за справкой (кто может получить, представительство, идентификация).
4. Сроки изготовления и выдачи (немедленно, в течение 3 дней, и т.д.).
5. Порядок заполнения бланков и подписания (реквизиты, печать, ЭЦП).
6. Учет и регистрация выданных документов (журналы, электронные реестры).
7. Хранение копий и контрольно-экземпляров (сроки, ответственные).
8. Ответственность за нарушение порядка (дисциплинарная, административная, уголовная).
9. Приложения (журналы, образцы справок, перечень форм).

Раздел «Общие положения» (Образец заполнения)

Назначение и основания

Настоящий Порядок разработан во исполнение требований Приказа Минздрава России от № 972н, Трудового кодекса РФ, Устава ООО/ОАО/МУП «» (далее — Организация) и определяет единые правила выдачи справок, копий документов и медицинских заключений работникам, пациентам и третьим лицам.

Порядок обязателен для всех структурных подразделений Организации: , ,  (названия отделов скрыты).

Определения

• Справка — документ, подтверждающий факт, событие или статус (о доходах, о здоровье, о стаже, архивная выписка).
• Медицинское заключение — документ, выдаваемый врачебной комиссией или врачом в установленной форме (ф. 086/у, 095/у и др.).
• Дубликат справки — повторно выданный документ взамен утерянного/испорченного, имеющий силу оригинала, с отметкой «ДУБЛИКАТ».
• Копия документа — воспроизведение оригинала (ксерокопия), заверенная в установленном порядке.

Порядок обращения и выдачи (Ключевые правила)

Лица, имеющие право на получение

1. Работник (пациент) лично при предъявлении паспорта РФ.
2. Законный представитель (родитель, опекун) — с документами, подтверждающими полномочия.
3. Уполномоченное лицо — по нотариальной доверенности или доверенности, заверенной руководителем организации-доверителя (для справок из трудовой книги, о зарплате).
4. Запрашивающие организации (суд, банк, органы опеки, служба занятости, новый работодатель) — по официальному запросу с синей печатью и подписью руководителя/уполномоченного лица.

Сроки выдачи (Рекомендуемые стандарты)

Реквизиты справки (Обязательные элементы)

Согласно делопроизводству и Приказу № 972н (для мед. орг.), каждая справка должна содержать:

• Наименование организации (полное и сокращенное) — ООО «».
• Наименование вида документа («СПРАВКА», «МЕДИЦИНСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ»).
• Дата составления (число, месяц словами, год).
• Место составления (город, г. ).
• Адресат (Кому выдана: «в банк », «по требованию», «в суд » — при необходимости).
• Заголовок текста (суть подтверждаемого факта).
• Текст справки (факт, цифры, период, диагноз, по форме).
• Подпись руководителя / уполномоченного лица / врача (расшифровка: Иванов И.И.).
• Печать организации (при наличии) или ЭЦП при электронном документообороте.
• Регистрационный номер (по журналу учета).

Журнал учета выдачи справок и копий документов

Ведение журнала является обязательным требованием архивного законодательства и Приказа № 972н (п. о регистрации выдачи). Журнал нумеруется, прошивается, подписывается руководителем и хранится в организации.

Образец колонок Журнала (Редакция 2025-2026 гг.)

1. П/п — порядковый номер (сквозной за год).
2. Дата выдачи (ДД.ММ.ГГГГ).
3. Фамилия, имя, отчество получателя (работника, пациента, представителя), Петров П.П..
4. Вид документа (Справка / Копия / Выписка / Мед. заключение / Дубликат).
5. Содержание справки / Наименование копируемого документа (напр. «О доходах за 2025 г.», «Копия трудового договора № 123», «Ф. 095/у»).
6. Наименование организации-адресата (Куда передана: «Сбербанк ПАО», «Суд * р-на», «На руки»).
7. Основание выдачи (Заявление работника № , Запрос суда № , Устное обращение).
8. ФИО выдавшего лица / Подпись (Менеджер кадровик / Врач участковый — Сидоров С.С.).
9. Подпись получателя (при выдаче на руки).
10. Примечание (Возврат, брак, ЭДО).

Ответственный за ведение журнала: Утверждается приказом. Пример заполнения титульного листа журнала:

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ СПРАВОК И КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
Период ведения: с по 
ФИО ответственного: 
Должность: 
Действует на основании приказа №  от 
Подпись: _____________ / * /

Особенности для медицинских организаций (по Приказу № 972н)

Если регламент разрабатывается для ЛПУ, он обязан включать специфические разделы:

Выдача справок в электронном виде

С 2021 года и до 2026 года практика перешла на ЕМИАС / ЕРЗ / ФРМР. Регламент должен описывать:

• Формирование справки в ИС (Информационной системе) врачом.
• Подписание ЭЦП (усиленная/неквалифицированная).
• Направление в ЛК пациента на Госуслугах / портале ЛПУ.
• Распечатку на бумаге по требованию пациента (с отметкой «Выдано в электронном виде»).

Медицинские заключения (Врачебные комиссии)

• Выдаются только по итогам заседания ВК/КЭК/ВВК.
• Протокол заседания — основание для выдачи заключения.
• Срок действия заключения фиксируется в самом документе.
• Дубликат выдаеться только при утере оригинала (заявление пациента + решение ВК).

Отказ в выдаче

Регламент должен прописывать основания отказа (отсутствие оснований, неполные данные, истечение сроков хранения мед. документации) и порядок уведомления пациента в письменной форме с указанием права обжалования.

Ответственность и контроль

• Дисциплинарная: за несоблюдение сроков, ошибки в реквизитах, выдачу несанкционированным лицам (ст. 192 ТК РФ).
• Административная: за выдачу заведомо ложной справки (ст. 19.23 КоАП РФ), нарушение порядка хранения ПДн (ст. 13.11 КоАП РФ).
• Уголовная: подделка документов, печатей, продажа справок (ст. 327 УК РФ).

Контроль: Еженедельная проверка заполнения журналов ответственным лицом (начальником отдела кадров / старшей медсестрой / архивариусом). Ежеквартальная проверка хранилища бланков строгой отчетности (если используются).

Приложения к Регламенту (Обязательный минимум)

1. Приложение № 1. Утвержденный перечень выдаваемых справок с указанием форм (единых/внутренних), сроков и ответственных исполнителей.
2. Приложение № 2. Образец журнала учета (титульный лист + таблица).
3. Приложение № 3. Образцы бланков справок (с водяными знаками/защитой при необходимости).
4. Приложение № 4. Форма заявления на выдачу справки / дубликата (для пациента/работника).
5. Приложение № 5. Инструкция по работе в ИС (ЭМИАС, 1С:ЗУП, СБИС, Диадок) для электронной выдачи.

Пример Приказа об утверждении Регламента

ПРИКАЗ
ООО «» от № -о
г. *

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЫДАЧИ СПРАВОК, КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ И МЕДИЦИНСКИХ ЗАКЛЮЧЕНИЙ

В целях упорядочения работы по выдаче справочных документов, обеспечения единых требований к их оформлению, учета и хранения в соответствии с Приказом Минздрава России от № 972н, Трудовым кодексом РФ и Уставом Общества:

ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить прилагаемый Порядок выдачи в ООО «» справок, копий документов и медицинских заключений.
Ответственного за ведение Журнала учета выдачи справок (Приложение № 2) назначить  (должность, ФИО).
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на  (директора / зам. директора).
Настоящий приказ вступает в силу с г.
Признать недействительным приказ № -о от .

Генеральный директор _____________ /  /
Согласовано:
Юридический отдел _____________ /  / «___» _______ 2026 г.
Отдел кадров / Мед. часть _____________ /  / «___» _______ 2026 г.

Грамотный регламент на выдачу справок — это не просто формальность для проверки Роструда или Росздравнадзора. Это инструмент управления рисками: защиты персональных данных (ФЗ-152), предотвращения коррупции (продажи справок), исключения ошибок, приводящих к материальной ответственности организации перед банками или судами. Используйте приведенную структуру как чек-лист при разработке или аудите текущего документа в вашей организации.

Данная статья подготовлена на основе открытых нормативных актов и типовых практик делопроизводства на . Конкретные наименования организаций, ФИО сотрудников, номера приказов и адреса заменены маской * в целях конфиденциальности. Перед внедрением документ должен быть согласован с юристом организации с учетом отраслевой специфики.