Уничтожение персональных данных (ПДн) — это обязательная процедура для любого оператора, обрабатывающего информацию о физических лицах. Согласно ст. 21 152-ФЗ «О персональных данных» и Приказу Роскомнадзора от № 179, после прекращения правовых оснований для обработки или по истечении сроков хранения данные подлежат уничтожению. Ключевым документом, фиксирующим этот факт, является Акт об уничтожении персональных данных. В данной статье мы подробно разберем требования к его оформлению, структуру, способы уничтожения и предоставим рекомендации по заполнению на актуальную дату .

Нормативная база и правовые основания

До составления акта необходимо убедиться в наличии правовых оснований для уничтожения. Согласно ч. 35.1 ст. 21 152-ФЗ, оператор обязан уничтожить ПДн в случаях:

• Истечения срока хранения, установленного законом или договором;
• Достижения цели обработки;
• Отзыва субъектом согласия на обработку (при отсутствии иных оснований);
• Выявления неправомерной обработки;
• Принятия решения о ликвидации оператора.

Важно: Нарушение сроков или порядка уничтожения влечет административную ответственность (ст. 13.11 КоАП РФ). Максимальный штраф для юрлиц может достигать значительных сумм, поэтому документальное оформление процесса критически важно.

Подготовительный этап: Приказ и Комиссия

Как верно отмечено в практике, нет смысла составлять акт без предварительного приказа об уничтожении. Порядок действий следующий:

1. Приказ (распоряжение) об уничтожении. Издается руководителем оператора. В нем указываются: основание (ссылка на закон/договор), перечень категорий ПДн к уничтожению, сроки, способ уничтожения и состав комиссии.
2. Создание комиссии. Минимум 3 человека (председатель, секретарь, члены). Члены комиссии не должны быть заинтересованными лицами по отношению к уничтожаемым документам.
3. Положение о порядке уничтожения. Внутренний локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий процедуру. В Положении следует зафиксировать, что электронный образец акта необходимо заверять электронной цифровой подписью (ЭЦП), чтобы он считался равнозначным бумажному.

Требования к способам уничтожения бумажных носителей

Приказ № 179 и рекомендации РКН устанавливают жесткие требования: нельзя допускать возможности восстановления данных. Допустимые способы для бумаги:

• Измельчение в шредере (бумагорезательной машине) — на части настолько мелкие, что исключают восстановление (класс секретности P-4, P-5, P-6 по DIN 66399).
• Сжигание — в специальных печах или установочках, обеспечивающих полное сгорание.
• Химическое разрушение — макулатура с последующим превращением в целлюлозную массу (менее распространено для малых объемов).

Примечание: Простое выбрасывание в мусорный бак или урну недопустимо и считается нарушением режима защиты ПДн.

Структура и обязательные реквизиты Акта

Единой утвержденной формы (бланка) на федеральном уровне не существует, однако Приказ № 179 устанавливает минимальный набор сведений, которые обязательно должны быть в акте. Рекомендуется разрабатывать отдельный акт для каждого используемого способа ликвидации (например, отдельно за шредером, отдельно за сжиганием).

Обязательные поля акта:

• Наименование документа: «Акт об уничтожении персональных данных на бумажных носителях».
• Дата и место составления: Город, дата (например, г. , 15 апреля 2024 г., даты в примерах маскируются/приводятся как образец).
• Сведения об операторе:
  • Полное наименование юрлица / ФИО ИП / ФИО физлица;
  • Адрес оператора: г. , ул. , д. , офис * (маскировка по требованию безопасности);
  • ИНН/ОГРН (опционально, для идентификации).
• Сведения о субъектах ПДн (обобщенно): Указываются категории субъектов (сотрудники, клиенты, соискатели, контрагенты), а не ФИО каждого в теле акта (ФИО могут быть в приложении/перечне).
• Основание для уничтожения: Ссылка на пункт приказа, срок хранения, достижение цели и т.д. (напр., «Приказ директора № * от *»).
• Перечень категорий уничтоженных ПДн: ФИО, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса, зарплатные сведения, мед. сведения и т.д.
• Описание материальных носителей:
  • Вид носителя: бумажный документ, карточка, журнал, архивная папка;
  • Наименование документа с указанием количества листов (например: «Личные карточки сотрудников — 50 шт. (250 л.)», «Договоры ГПХ — 10 шт. (45 л.)»);
  • Номера дел/томов по номенклатуре дел (если ведется делопроизводство).
• Способ уничтожения: Конкретное указание: «Измельчение в шредере марки * до фракции 2х15 мм», «Сжигание в печи модели ».
• Дата и время проведения уничтожения: Начало и окончание процедуры.
• Место уничтожения: Кабинет № , склад , специализированная площадка .
• Состав комиссии и подписи:
  • Председатель: Должность, Подпись , Расшифровка ;
  • Секретарь: Должность, Подпись , Расшифровка ;
  • Члены комиссии: Должность, Подпись , Расшифровка .
• Ответственное лицо за исполнение: ФИО, должность, подпись * (часто секретарь комиссии или архивариус).

Образец заполнения Акта (Текстовый шаблон)

Ниже приведен структурированный образец, который можно скопировать в Word и адаптировать под свои нужды. Поля, требующие заполнения конкретными данными, отмечены скобками […]. Персональные данные ответственных лиц в примере замаскированы.

Особенности оформления в 2024–2026 годах (Практика РКН)

• Детализация перечня листов: Инспекторы РКН все чаще требуют не просто «Архив 2018 г., 1 коробка», а перечень конкретных названий документов и точного количества листов в каждом деле. Ведение журнала учета листов в делах сильно облегчает составление акта.
• Применение ЭЦП: Если акт формируется в ЭДО (1С, СБИС, Диадок, Контур), он обязательно должен быть подписан квалифицированной ЭЦП всех членов комиссии. Просто скан с подписями на бумаге, загруженный в систему, может не признаться равносильным оригиналу без ЭЦП.
• Акт для каждого способа: Если часть документов измельчена в шредере в офисе, а старый архив (тонны бумаги) сдан подрядчику на сжигание/макулатуру — обязательно два разных акта (или приложения к одному акту с четким разделением). В акте при сдаче подрядчику обязательно указывать реквизиты договора/акта приема-передачи от подрядчика.
• Журнал регистрации событий (ЖРС): Параллельно с актом в информационной системе (ИСПДн) должно быть зафиксировано событие «Уничтожение ПДн» с ссылкой на номер акта. Выгрузка из ЖРС часто прикладывается к акту.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

1. Отсутствие приказа-основания. Акт подписан комиссией, но приказа о ее создании и поручении уничтожить конкретные данные нет.
2. Общие фразы вместо конкретики. «Уничтожено много бумаг», «Архив за 5 лет». Нужны названия документов и листы.
3. Несоответствие способа уничтожения классу защищенности. Для особой категории ПДн (медицинские, биометрия, расовая принадлежность и т.д.) требуется более высокий класс шредера (P-5, P-6) или только сжигание.
4. Подписание акта не теми людьми. В комиссии нет представителя службы безопасности / ИБ, или подписал только один человек.
5. Игнорирование электронных носителей. Если данные были на бумаже, но дублировались на флешке/диске/в почте — нужны отдельные акты на съемные носители и/или выгрузка из ЖРС об удалении из ИСПДн.

Хранение акта

Составленный в единственном экземпляре (или в двух, для оператора и для подрядчика) акт хранится в составе дела дела по управлению персональными данными / защите информации. Срок хранения акта об уничтожении обычно устанавливается в Номенклатуре дел организации, но не менее 5 лет (по общему правилу для документов по кадрам и защите информации) или до следующей проверки РКН. Рекомендуется хранить постоянно.

Грамотное оформление акта об уничтожении ПДн на бумажных носителях — это не просто формальность, а ваша главная защита при проверке Роскомнадзора. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте реквизиты под свою организацию (наименование, адреса , ФИО ответственных , модели шредеров) и всегда связывайте акт с Приказом и Номенклатурой дел.

Для удобства вы можете скачать готовые бланки в формате .docx (пустой и заполненный образец) по ссылкам ниже (условные названия файлов):

• Скачать пустой бланк акта уничтожения ПДн на бумажных носителях.docx
• Скачать образец заполненного акта уничтожения ПДн на бумажных носителях.docx
• Скачать образец Приказа о создании комиссии и об уничтожении ПДн.docx
• Скачать Положение о порядке уничтожения ПДн (шаблон под Приказ № 179).docx

---

Данная статья подготовлена на основе актуальной на информации, включая требования Приказа Роскомнадзора № 179 и практику применения 152-ФЗ. Материал носит информационный характер и не заменяет консультацию юриста по защите персональных данных.