Оформление исправительной записи в трудовой книжке — одна из самых ответственных процедур кадрового делопроизводства․ Ошибка в формулировке может привести к проблемам при расчете стажа, назначении пенсии или возникновении трудовых споров․ В данной статье подробно разбирается порядок оформления записи «считать недействительной» в соответствии с актуальными Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от № 69) и разъяснениями Министерства труда на 2026 год․

Нормативная база и суть процедуры

Согласно п․ 30 Правил № 69, исправление ошибок в трудовой книжке осуществляется путем проставления отметки о признании записи недействительной с последующим внесением правильной записи․ Зачеркивать, стирать или исправлять белом ошибочные данные категорически запрещено․

Основанием для внесения исправительной записи служит:

• Приказ (распоряжение) работодателя об исправлении ошибки;
• Решение суда (при восстановлении на работе, изменении основания приема и т․д․);
• Документы, подтверждающие правильные данные (паспорт, диплом, свидетельство о браке/разводе и др․)․

Пошаговый алгоритм оформления

1. Выявление ошибки․ Кадровик обнаруживает неточность в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»․
2. Издание приказа․ Работодатель издает приказ об исправлении ошибки․ В приказе указывается: номер ошибочной записи, ее неверный текст, правильный текст и основание (какой документ подтверждает верные сведения)․
3. Внесение исправительной записи․ Запись делается после последней существующей записи в разделе «Сведения о работе» (на следующей свободной строке)․
4. Внесение правильной записи․ Сразу после исправительной записи на следующей строке вносится верная запись с ссылкой на тот же приказ․

Заполнение граф исправительной записи (раздел «Сведения о работе»)

Это ключевой момент․ Ниже приведен стандарт заполнения на 2026 год, основанный на рекомендациях Минтруда (письмо от ) и судебной практике․

Особенность формулировки: «Недействительна» vs «Считать недействительной»

В интернете и старых образцах часто встречается фраза «Запись за номером N считать недействительной»․ Однако Минтруд РФ в письме от прояснил: правильнее писать «Запись за номером N недействительна»․ Данная формулировка утверждает факт недействительности по силе приказа, а не просто выражает намерение ее считать таковой․ В 2026 году рекомендуется использовать именно вариант «недействительна»․

Оформление правильной записи (после исправительной)

На следующей строке (номер 17 в нашем примере) вносится корректная запись․

• Графа 1: Следующий порядковый номер (17)․
• Графа 2: Дата события, к которому относится запись (дата приема, увольнения, перевода), НЕ дата исправления․
• Графа 3: Текст правильной записи (например: «Принят на работу в ООО «Ромашка» в должность менеджера отдела продаж»)․
• Графа 4: Тот же приказ, что и для исправительной записи (Приказ № 125-ОД от )․

Типовые ситуации и образцы формулировок

Ошибка в наименовании организации (переименование)

Если в записи о приеме указано старое название юрлица․

Исправительная запись (№ 16):
Гр․3: Запись за номером 5 недействительна․
Гр․4: Приказ № 125-ОД от 

Правильная запись (№ 17):
Гр․2: (дата приема по ошибочной записи)
Гр․3: Принят на работу в АО «Ромашка» (ранее ООО «Ромашка») в должность менеджера․
Гр․4: Приказ № 125-ОД от 

Ошибка в дате приема/увольнения

Исправительная запись:
Гр․3: Запись за номером 8 недействительна․
Гр․4: Приказ № 125-ОД от 

Правильная запись:
Гр․2: (верная дата приема)
Гр․3: Принят на работу в должность бухгалтера;
Гр․4: Приказ № 125-ОД от 

Ошибка в штампе организации (в вкладыше или на обложке)

Если ошибка допущена в штампе на обложке или в вкладыше (например, неверное название или ОГРН), запись в разделе «Сведения о работе» оформляется так:

Гр․3: В графе 3 вкладыша (или на обложке) оттиск штампа с наименованием «ООО Старое Название» считать недействительным․
Ниже поставить правильный штамп с наименованием «АО Новое Название»․
Гр․4: Приказ № 125-ОД от 

Примечание: Физически старый штамп не зачеркивают, а проставляют новый рядом с пометкой․

Восстановление на работе по решению суда (аннулирование записи об увольнении)

Исправительная запись:
Гр․3: Запись за номером 12 недействительна․
Гр․4: Решение ского районного суда г․  от г․ по делу № *-/2026

Правильная запись:
Гр․2: (дата фактического допуска к работе по решению суда)
Гр․3: Восстановлен на прежней работе в должность инженера по решению суда․
Гр․4: Решение ского районного суда г․  от г․ по делу № *-/2026

Исправление ошибок в разделе «Сведения о награждении»

Порядок аналогичен, но ссылка идет на номер записи в разделе наград․

Гр․1: Следующий номер․
Гр․2: Дата внесения исправления․
Гр․3: Запись за номером 3 в разделе «Сведения о награждении» недействительна․
Гр․4: Приказ № 125-ОД от 

Далее вносится правильная запись о награждении․

Электронные трудовые книжки (ЭТК / СТД-Р), нюансы 2026 года

С 2020 года ведется параллельный учет (бумажная ТК + ЭТК)․ При исправлении ошибки в бумажной ТК обязательно нужно передать сведения об исправлении в СТД-Р (Система трудового учета) в течение 3 рабочих дней․

• В СТД-Р формируется документ «Исправление сведений о трудовой деятельности»․
• Указывается номер ошибочной записи, верные данные и основание (приказ)․
• Если ошибка была только в ЭТК (бумажной ТК нет или запись там верная) — корректируется только электронный реестр․

Когда НЕЛЬЗЯ просто сделать запись «недействительна» (нужен дубликат)

Согласно п․ 30 Правил № 69 и разъяснениям Роструда, если ошибок много, они грубые (неверно указаны ФИО, дата рождения на обложке, пропущены большие периоды работы) или трудовая книжка испорчена, необходимо завести дубликат трудовой книжки․

В дубликате ошибочные записи не переносятся, а сразу вносятся верные сводные записи за весь стаж с ссылкой на приказ о выдаче дубликата․

Частые ошибки кадровиков (чек-лист «Чего не делать»)

• Зачеркивание или исправление белом․ — Грубое нарушение, ТК считается недействительной для подтверждения стажа․
• Внесение исправительной записи «в строку выше» или в пустое место внутри таблицы․ — Только в конец раздела (после последней записи)․
• Отсутствие приказа-основания․ — Любая исправительная запись требует приказа работодателя (кроме исправлений по решению суда — тогда основание решение суда)․
• Указание в графе 2 правильной записи даты исправления вместо даты события․, Дата приема/увольнения должна быть исторической․
• Формулировка «Считать недействительной» без ссылки на номер записи․ — Обязательно указывать: «Запись за номером N недействительна»․
• Исправление записи о приеме на работу без исправления записи об увольнении (если ошибка затрагивает оба события)․ — Аннулируются все связанные ошибочные строки․

Образец приказа об исправлении ошибки (структура)

ООО «РОМАШКА»
ПРИКАЗ
№ 125-ОД г․ Москва 

Об исправлении ошибки в трудовой книжке

В целях исправления ошибки, допущенной при оформлении трудовой книжки
работника Иванова Ивана Ивановича (ТК серия 45 № 123456), ПРИКАЗЫВАЮ:

Признать недействительной запись № 5 в разделе «Сведения о работе»
трудовой книжки работника Иванова И․И․ от г․ следующего содержания:
«Принят на работу в ООО "Ромашка" в должность менеджера»,
внесенной на основании приказа № 10-ОД от г․

Внести в трудовую книжку работника Иванова И․И․ правильную запись:
«Принят на работу в АО "Ромашка" в должность менеджера отдела продаж»
с датой г․ на основании настоящего приказа․

О производстве исправления в трудовой книжке уведомить работника
под роспись в течение 3 рабочих дней․

Передать сведения об исправлении в СТД-Р в установленном порядке․
Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров
Петрова П․П․ (тел․ ---)․

Генеральный директор /Иванов С․С․/ (Иванов С․С․)
М․П․

Резюме: Ключевые правила формулировки на 2026 год

1. Используйте формулировку «Запись за номером N недействительна» (рекомендация Минтруда)․
2. Обязательно указывайте номер ошибочной записи․
3. Ссылайтесь в графе 4 на приказ (решение суда) с номером и датой․
4. Сразу после исправительной записи вносите правильную запись с исторической датой события․
5. Дублируйте исправление в СТД-Р (ЭТК) в течение 3 дней․
6. Уведомите работника под роспись․

Грамотное оформление исправительной записи гарантирует, что стаж работника будет зачтен Пенсионным фондом (СФР) без вопросов, а организация избежит штрафов по статье 5․27 КоАП РФ за нарушение правил ведения трудовых книжек․ При сложных случаях (многочисленные ошибки, утеря ТК, споры о стаже) рекомендуется консультироваться с трудовой инспекцией или юристом профильного направления․

Статья подготовлена на основе Правил ведения трудовых книжек (Пост․ Минтруда № 69), ТК РФ (ст․ 66), разъяснений Минтруда РФ (письма от 2024-2026 гг․) и судебной практики․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных ситуаций обратитесь к специалисту по трудовому праву․ Контакты юриста: —, email: **@**․ru