Передача документов в архив — важный этап документооборота любой организации. От правильности формирования, подготовки и передачи дел зависит сохранность информации, возможность ее последующего использования, а также соблюдение требований законодательства Российской Федерации. В данной статье рассмотрим, какие документы подлежат приему в архив, каков порядок их передачи и какие нормативные акты регулируют этот процесс.
Нормативно-правовая база
Работа с архивными документами регулируется следующими основными документами:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий понятия архивного документа, архивного фонда и порядок работы с ними;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях — основной нормативный источник, определяющий порядок и требования к работе с материалами с момента их передачи на хранение и до уничтожения по окончании срока хранения;
- перечни типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения;
- внутренние локальные акты организации — инструкции по делопроизводству и архивному делу.
Какие документы подлежат приему в архив
В архив организации принимаются дела, законченные делопроизводством, сгруппированные по срокам хранения:
Документы постоянного хранения
Наиболее ценные документы, отражающие основные направления деятельности организации:
- уставные и учредительные документы;
- приказы по основной деятельности;
- годовые отчеты, бухгалтерская (финансовая) отчетность;
- протоколы общих собраний, заседаний коллегиальных органов;
- документы по личному составу (в части, установленной законодательством).
Документы долговременного хранения (свыше 10 лет)
- лицевые счета работников по заработной плате (срок хранения — 75 лет);
- личные дела сотрудников;
- договоры, соглашения, контракты;
- документы по кадровому учету.
Документы временного хранения (до 10 лет)
- переписка делового характера;
- первичные учетные документы;
- служебные записки, справки, акты.
Важно: документы, созданные в электронном виде, также подлежат передаче на архивное хранение. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.
Порядок передачи документов в архив
Шаг 1. Создание комиссии
Основанием для передачи документов в архив является приказ о назначении комиссии, в состав которой должны входить сотрудник архива и работники структурных подразделений. Комиссия проводит экспертизу ценности документов.
Шаг 2. Экспертиза ценности и составление описей
По итогам работы комиссии составляются описи на дела, подлежащие:
- постоянному хранению (при наличии таковых);
- долговременному хранению;
- временному хранению (свыше 10 лет).
По результатам экспертизы для электронного документооборота составляются отдельные описи. Описи согласовываются экспертной комиссией организации и утверждаются ее руководителем.
Шаг 3. Подготовка дел к передаче
Для обеспечения сохранности сформированные дела подготавливаются следующим образом:
- из дел удаляются все скрепки и металлические зажимы;
- дела прошиваются путем выполнения 4 проколов;
- в начало дела подшиваеться чистый лист;
- дела, содержащие лицевые счета сотрудников, подлежат архивному переплету;
- на обложках дел проставляются необходимые реквизиты (наименование организации, индекс дела, заголовок, срок хранения).
Шаг 4. Составление графика и акта передачи
Составляется график передачи дел в архив, который подписывает руководитель организации. Передача оформляется актом приема-передачи. Перед заполнением следует удостовериться, существует ли в организации единая форма акта, определенная нормативными документами. При ее отсутствии акт заполняется по типовому бланку.
Сроки передачи документов
Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются от источников комплектования по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством. Так, архивные документы федеральных органов государственной власти, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения передаются на государственное хранение по истечении 15 лет хранения в архиве организации.
Типичные ошибки при передаче документов в архив
- Передача дел без приказа о создании комиссии и без проведения экспертизы ценности.
- Отсутствие утвержденных описей дел.
- Неправильное формирование дел (наличие скрепок, отсутствие прошивки).
- Передача незавершенных в делопроизводстве дел.
- Нарушение сроков передачи документов.
Правильная организация приема документов в архив — залог сохранности информационных ресурсов организации и соблюдения требований законодательства. Руководствуйтесь Федеральным законом № 125-ФЗ, Правилами организации архивного хранения и внутренними инструкциями. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к специалистам архивной службы вашего региона.
Пример контактных данных для справок (частично скрыты): отдел архива, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, тел. +7 (4) -*-, ответственный специалист — Иванов И. И.**