Акт приема-передачи товара — это первичный учетный документ, подтверждающий факт передачи материальных ценностей от одной стороны (поставщика, продавца, ответственного лица) другой стороне (покупателю, получателю, другому МОЛ). Без правильно оформленного акта невозможно списать товар у отгрузчика, принять его на баланс у получателя, а также подтвердить расходы для налоговых целей.

На единой обязательной формы (унифицированного бланка) для этого документа не существует. Организации вправе разработать свой бланк самостоятельно, утвердив его в учетной политике, или использовать рекомендуемые отраслевые формы (например, форму ТОРГ-12 в сочетании с накладной, либо отдельный акт по форме М-15 для внутренних перемещений), адаптировав их под свои нужды.

Правовая основа и назначение документа

Основанием для составления акта служит:

• Договор поставки / купли-продажи (или заявка покупателя, если единого договора нет).
• Накладная (ТОРГ-12, УПД), по которой произошла отгрузка.
• Внутренние распоряжения (при перемещении между подразделениями, складами или при смене МОЛ).

Основные функции акта:

1. Фиксация факта передачи права собственности/владения.
2. Подтверждение количества и качества принятого товара (в т.ч. выявление брака, недостачи, пересорта).
3. Основание для бухгалтерских проводок (ДТ 41 / 10 / 20 — КТ 60 / 76 и др.).
4. Доказательство в суде при возникновении споров с контрагентом.

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»)

Любой самодельный бланк должен содержать следующие элементы. В примерах ниже чувствительные данные замаскированы символами *.

Пошаговая инструкция: как оформить акт приемки ТМЦ

Шаг 1. Подготовка к приемке

Перед прибытием товара назначьте приемо-сдаточную комиссию (приказом № от ). Подготовьте оборудование для взвешивания, подсчета, проверки упаковки и сопроводительных документов.

Шаг 2. Внешний осмотр и сверка с накладной

• Проверьте целостность пломб, упаковки, соответствие маркировки.
• Сверьте количество мест и вес с данными в ТОРГ-12 / УПД.
• При расхождении: составьте Акт расхождений (форма ТОРГ-2) или отразите факты в самом акте приема-передачи.

Шаг 3. Заполнение табличной части

Переносите данные из накладной. Обязательно укажите фактически принятое количество в отдельной колонке. Если товар принят с замечаниями (брак, неполный комплект), делайте пометки в строке или в приложении.

Шаг 4. Оформление претензий (при наличии)

Если выявлены недостачи или брак:

• Укажите в акте: «Товар принят с замечаниями: недостача по позиции № — шт., брак по позиции № — шт.».
• Представитель поставщика должен подписать акт с замечаниями. Если отказывается — составляйте Акт односторонней приемки с приглашением свидетелей (не заинтересованных лиц) и направляйте претензию поставщику заказным письмом с описью вложения на адрес: *.

Шаг 5. Подписание и распределение экземпляров

Акт составляется минимум в 2 экземплярах (по одному для каждой стороны). При участии перевозчика — в 3 экземплярах. Оригиналы хранятся в архиве по срокам, установленным в учетной политике (обычно 5 лет).

Типовые ситуации и нюансы оформления в 2026 году

Ситуация 1: Приемка по договору поставки (Б2Б)

Используется универсальный бланк. Основание — Договор № *. Часто акт объединяют с товарной накладной в УПД (Универсальный передаточный документ), что допускается ФНС. Если УПД подписан обеими сторонами, отдельный акт не требуется.

Ситуация 2: Внутреннее перемещение (между складами/подразделениями)

Оформляется по форме М-15 («Акт приема-передачи материальных ценностей при внутреннем перемещении») или на самописном бланке. Передает — кладовщик/МОЛ склада-отправителя (ФИО ), Принимает — кладовщик/МОЛ склада-получателя (ФИО ). Цены указываются учетные (закупочные или плановые).

Ситуация 3: Приемка от комиссионера / при комиссионной продаже

Акт подписывает комиссионер (ФИО ) от имени комитента. В основании указывается Договор комиссии № . Важно отразить вознаграждение комиссионера отдельной строкой или в приложении.

Ситуация 4: Отсутствие представителя поставщика

Допускается односторонняя приемка покупателем. В акте пишут: «Представитель поставщика (ФИО , тел. ) уведомлен о времени и месте приемки заказным письмом № от , не явился. Приемка проведена комиссией в составе: Председатель , Члены , ».

Образец заполнения акта (текстовый шаблон)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРА №  от 09 июня 2026 г.
г. *

Мы, нижеподписавшиеся:
Сторона 1 (Передает): ООО «», ИНН  / КПП , адрес: , в лице Генерального директора * * , действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Поставщик»,
Сторона 2 (Принимает): ИП  * *, ИНН , адрес: , именуемый в дальнейшем «Покупатель»,

составили настоящий Акт о том, что Поставщик передал, а Покупатель принял товар по Договору поставки № * от * в следующем количестве и ассортименте:

--------------------------------------------------------------------------------| № | Наименование товара | Ед.изм. | Кол-во по накл. | Факт прим. | Цена | Сумма |
|---|------------------------------|---------|-----------------|------------|--------|----------|
| 1 | Товар «А» (артикул ) | шт. | 100 | 100 | 500.00 | 50 000.00|
| 2 | Товар «Б» (артикул ) | уп. | 50 | 48 | 1200.00| 57 600.00|
| | Комментарий: недопоставка 2 уп. (партия № *) | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------
ИТОГО К ОПЛАТЕ: 107 600.00 руб. (в т.ч. НДС 20%, 17 933.33 руб.)

Замечания Покупателя: По позиции № 2 выявлена недопоставка 2 упаковки. Упаковка целые, пломбы № ,  целые. Претензия к перевозчику/поставщику оформляется отдельно.

Передал (Поставщик): Должность: Кладовщик / МОЛ
Подпись: _____________ / * *  /

Принял (Покупатель): Должность: Директор / Уполномоченное лицо
Подпись: _____________ /  * * /

М.П. (При наличии печати) М.П. (При наличии печати)

Электронный документооборот (ЭДО) и акты в 2026 году

С 2026 года использование ЭДО становится обязательным для большинства организаций (за исключением МСП, перечисленных в ст. 23 ФЗ-402). Акт приема-передачи в электронном виде (формализованный XML-файл по формату ФНС или неформализованный PDF с ЭЦП) имеет равную юридическую силу с бумажным.

• Формализованный акт: Передается через оператора ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, Тензор и др.) по схеме «Исходящий -> Входящий -> Подпись получателя».
• Неформализованный: PDF-файл, подписанный усиленной квалифицированной ЭЦП (КЭП) обеих сторон. Обмен может происходить через ЭДО или защищенные каналы связи (например, почта с шифрованием).
• Реквизиты ЭЦП (отпечаток сертификата, владелец: *) автоматически фиксируются в метаданных файла.

Важно: При работе по ЭДО бумажные оригиналы не требуются, если иное не предусмотрено договором. Архивирование осуществляется в информационной системе оператора или собственной ЭДО организации.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Отсутствие ссылки на основание (договор/накладную). Акт теряет привязку к обязательству. Решение: Всегда заполняйте блок «Основание».
2. Расхождения в количестве без оформления акта расхождений (ТОРГ-2). Риск отказа в налоговом вычете по НДС. Решение: При любой расхождении составляйте ТОРГ-2 или детально описывайте в акте с подписью водителя/экспедитора.
3. Подпись не уполномоченного лица. Доверенность истекла или её нет. Решение: Проверяйте доверенность (номер , срок действия до ) перед подписанием.
4. Нет даты или номера. Документ недействителен для бухучета. Решение: Автоматизация через 1С/ERP исключает пропуски обязательных полей.
5. Исправления без согласования. Зачеркивания, корректоры. Решение: В бумажном виде, только переоформление. В ЭДО — формирование корректировочного УПД/акта.

Хранение и сроки

Согласно Росархиву (Приказ от № 236), акты приема-передачи товара относятся к документам бухгалтерского и налогового учета.

• Срок хранения: Не менее 5 лет после окончания года составления (для налоговых целей, до истечения срока давности по налогам, обычно тоже 5 лет).
• Формат хранения: Бумажные — в сшитых папках/книгах (инвентарь № *). Электронные — в ЭАРХ (электронном архиве) с соблюдением требований ФСБ (КС1/КС2/КС3) при необходимости.

Где скачать актуальные бланки (Word / Excel / PDF)

Вы можете использовать готовые шаблоны, адаптировав их под свою учетную политику. Ниже приведены проверенные источники на :

• Сайт ФНС (nalog.gov.ru) — раздел «Бланки отчетности» (формы ТОРГ-12, М-15, ТОРГ-2 — официальные рекомендуемые формы).
• КонсультантПлюс / Гарант — в разделах «Документооборот» -> «Первичные документы» -> «Акты приема-передачи» (есть готовые .docx с комментариями).
• Сервисы ЭДО (СБИС, Диадок, Мое Дело, Контур.Экстерн) — в личных кабинетах обычно есть библиотека шаблонов под текущий год.
• Сайты юридических порталов (pravoved.ru, yurist-online.net и др.), поиск по запросу «Акт приема-передачи товара образец 2026 скачать word».

Совет: Не качайте первый попавшийся бланк 2018-2020 годов. Проверяйте дату обновления файла на сайте-источнике — он должен быть не старше 2024-2025 годов, чтобы учитывать последние изменения в реквизитах (КПП для ИП, изменения в УПД, правила ЭДО).

Чек-лист: Акт готов к подписанию?

Перед передаче акта контрагенту или отправкой в ЭДО пройдитесь по пунктам:

• [ ] Наименование, Номер, Дата, Место заполнены верно.
• [ ] Полные реквизиты сторон (Наименование, ИНН/КПП, Адреса , Руководители ).
• [ ] Ссылка на Договор/Накладную/Заявку (Номер , Дата ).
• [ ] Таблица: все позиции из накладной перенесены, Единицы измерения совпадают.
• [ ] Колонка «Фактически принято» заполнена по всем строкам.
• [ ] Замечания по качеству/комплекту/упаковке описаны четко и безэмоционально.
• [ ] Подписи сторон: Должность, ФИО (расшифровка), Дата подписания.
• [ ] Печати (если используются) поставлены над подписями.
• [ ] ЭЦП проверена (действительна, принадлежит подписанту, сертификат не отозван).

Грамотное оформление акта приема-передачи товара — залог финансовой безопасности организации. В 2026 году акцент смещается на электронный документооборот и бесбумажный обмен, однако суть документа остается неизменной: фиксация воли сторон о переходе права собственности/владения и качестве товаров. Используйте унифицированные формы (ТОРГ-12, М-15) или разработанные самостоятельно бланки, закрепленные в учетной политике, и всегда сверяйте фактические данные с документами-основаниями.

Примечание: В данной статье все конкретные наименования организаций, адреса, ФИО руководителей, номера телефонов, ИНН/КПП, номера договоров и доверенностей заменены на маску * в целях конфиденциальности. При заполнению реального документа используйте актуальные данные вашей организации и контрагентов.