Акт — один из самых распространённых документов в деловом обороте. Он фиксирует факты, события и результаты каких-либо действий: приёмку товара, выполнение работ, порчу имущества, инвентаризацию и многое другое. В этой статье мы подробно разберём, что такое акт, какие виды актов существовали и применялись в 2015 году, как правильно составить документ и на что обратить внимание при его заполнении.
Что такое акт и для чего он нужен
Акт — это документ, составленный несколькими лицами (как правило, комиссией или представителями сторон), который подтверждает установленные факты или события. Акт имеет юридическую силу и может использоваться:
- в бухгалтерском и налоговом учёте как первичный документ;
- при взаиморасчётах с контрагентами;
- в судебных спорах как доказательство;
- при списании товарно-материальных ценностей;
- при приёмке-передаче имущества, работ и услуг.
Виды актов, применявшихся в 2015 году
В 2015 году организации использовали как унифицированные формы актов, так и самостоятельно разработанные бланки. Напомним: с 1 января 2013 года применение унифицированных форм стало необязательным (за исключением отдельных случаев), однако многие компании продолжали пользоваться привычными формами.
Наиболее распространённые виды актов:
- Акт выполненных работ (оказанных услуг) — подтверждает факт исполнения договора подряда или оказания услуг.
- Акт приёма-передачи, товара, оборудования, документов, основных средств (форма ОС-1).
- Акт о порче, бое, ломе ТМЦ (форма ТОРГ-15) — оформляет утрату товарно-материальных ценностей.
- Акт инвентаризации (ИНВ-3, ИНВ-26) — фиксирует результаты проверки имущества.
- Акт сверки взаиморасчётов — подтверждает состояние расчётов между контрагентами.
- Акт списания — материалов, основных средств, малоценных предметов.
- Акт о приёмке товара по количеству и качеству (ТОРГ-1, ТОРГ-2).
Обязательные реквизиты акта
Независимо от вида, акт должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:
- наименование документа (например, «Акт приёма-передачи»);
- дата составления;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- измерители факта хозяйственной жизни в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку и ответственных за её оформление;
- личные подписи указанных лиц с расшифровкой.
Пример: акт по форме ТОРГ-15
Рассмотрим практический пример, акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-15). Этот документ составляется, когда при инвентаризации или приёмке выявлены испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации.
Кто составляет акт
Документ заполняет материально ответственное лицо в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя. Если виновное лицо не установлено, акт формирует сама комиссия. Важно заранее взять объяснения с материально ответственных лиц: потери от уценки испорченных ТМЦ возмещаются за счёт виновных лиц, а если виновный не найден — списываются на внереализационные расходы компании.
Сколько экземпляров составлять
Акт всегда оформляется в трёх экземплярах:
- первый передаётся в бухгалтерию для списания потерь с учёта;
- второй остаётся в подразделении, где хранилось утраченное имущество;
- третий вручается материально ответственному лицу.
Как заполнить акт: пошагово
Шаг 1. Шапка документа. Указываем наименование организации, её адрес и структурное подразделение, где обнаружено повреждённое имущество. Например: ООО «Торговый дом », г. Москва, ул. Примерная, д. .
Шаг 2. Данные поставщика. Вписываем наименование поставщика и его банковские реквизиты (ИНН , р/с 40702810* в ПАО «Банк *»).
Шаг 3. Номер и дата. Проставляем порядковый номер документа и фактическую дату составления, так же, как в любом другом первичном документе.
Шаг 4. Причина составления. Описываем происшествие: «В результате нарушения температурного режима хранения испорчена продукция…» или «При разгрузке обнаружен бой тары…».
Шаг 5. Табличная часть. Перечисляем испорченные ТМЦ: наименование, артикул, единицу измерения, количество, цену и сумму потерь.
Шаг 6. Подписи. Акт подписывают все члены комиссии: председатель — директор Иванов И. И. (Иванов И. ), члены комиссии — заведующий складом Петрова А. С. (Петрова А. ), бухгалтер Сидорова Е. В. (Сидорова Е. *).
Типичные ошибки при составлении актов
- отсутствие обязательных реквизитов (даты, подписей, наименования организации);
- неуказание причины составления акта;
- арифметические ошибки в суммах;
- отсутствие подписей всех членов комиссии;
- составление акта в меньшем количестве экземпляров, чем требуется;
- несоответствие данных акта данным сопроводительных документов (накладных, счетов-фактур).
Практические рекомендации
Чтобы избежать претензий со стороны контрагентов и налоговых органов, следуйте простым правилам:
- заранее подготовьте в компании шаблоны типовых актов, это ускорит оформление при непредвиденных ситуациях;
- утвердите формы актов в учётной политике организации;
- всегда фиксируйте причину составления документа, это важно и для налоговых проверок, и для прослеживаемости ТМЦ;
- храните акты в течение установленного срока (как правило, не менее 5 лет);
- при спорных ситуациях привлекайте к составлению акта независимых представителей или экспертов.
Акт — универсальный и незаменимый инструмент документооборота. Образцы актов 2015 года во многом актуальны и сегодня, поскольку требования к первичным документам принципиально не изменились. Главное — правильно заполнить все обязательные реквизиты, указать причину составления, собрать подписи ответственных лиц и оформить нужное количество экземпляров. Внимательное отношение к оформлению актов убережёт компанию от претензий контрагентов и контролирующих органов.