При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику справку о доходах в форме 2-НДФЛ. Этот документ необходим для подтверждения дохода, оформления налоговых вычетов, получения кредитов или пособий. В статье подробно разберем, как правильно написать заявление, какой образец использовать в 2026 году, в какие сроки выдается справка и что делать, если компания ликвидирована.

Нормативная база и сроки выдачи

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ регулируется ст. 226 НК РФ и Приказом ФНС России от № ММВ-7-11/[@] (с изм. от 2023–2024 гг.). Согласно законодательству:

• Справка выдается по письменному заявлению работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).
• Срок выдачи — не позднее следующего рабочего дня после обращения (п. 6 ст. 226 НК РФ).
• За какой период выдается: за текущий год (с начала года по дату увольнения) и за предыдущие календарные годы, если они не были ранее предоставлены.

Важно: С 2023 года налоговые органы получают данные о доходах ежемесячно (ЕРВ/ЕРСВ). Поэтому справка 2-НДФЛ формируеться на основании уже переданных в ФНС данных. Работодатель не имеет права отказать в выдаче.

Образец заявления на выдачу справки 2-НДФЛ при увольнении (2026 год)

Единой утвержденной формы заявления не существует — оно пишется в свободной форме на обычном листе А4. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты. Ниже приведен актуальный образец.

Образец заявления (текст для копирования)

Обязательные реквизиты заявления:

1. Шапка: Кому (ФИО руководителя, название орг.), От кого (ФИО, адрес, телефон, ИНН работника).
2. Название документа: «Заявление на выдачу справки 2-НДФЛ».
3. Основание: Ссылка на приказ об увольнении (номер, дата, статья ТК РФ).
4. Периоды: Четкое указание за какие годы нужен документ.
5. Способ получения: Лично, почтой, через ЛК ФНС/Госуслуг.
6. Дата и подпись.

Как подать заявление: способы и нюансы

Способ 1: Лично в кадровой службе / бухгалтерии

Наиболее надежный вариант. Вы пишете заявление в двух экземплярах. Один остается у работодателя, на втором ставится отметка о принятии (дата, подпись сотрудника кадровика, печать организации — если есть). Это ваше доказательство обращения в срок.

Способ 2: По почте (Заказное письмо с вложением и уведомлением)

Актуален, если вы уже уволились и не можете прийти лично (например, переехали в другой город). Адрес отправки: юридический адрес организации или фактический адрес бухгалтерии. Храните чек почты и уведомление о вручении.

Способ 3: Через электронный документооборот (ЭДО) / Личный кабинет ФНС

Многие крупные компании (и все госорганы) переводят справки в электронный вид; Заявление можно отправить через корпоративный портал, систему ЭДО (СБИС, Диадок, Контур) или просто написать на корпоративную почту HR-отдела. Справка придет в ваш Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (lkfl2.nalog.ru) или на Госуслугах.

Что делать, если компания ликвидирована или не выдает справку?

Ситуация частая: фирма закрылась, бухгалтерия не отвечает, директор пропал. В 2026 году это решается просто, данные уже есть у налоговой.

Вариант А: Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ФЛ) — самый быстрый

1. Зайдите на lkfl2.nalog.ru (или через приложение «Налоги ФНС России» / Госуслуги).
2. Авторизуйтесь через ЕСИА (Госуслуги), ЭЦП или логин/пароль от ЛК.
3. Раздел «Доходы» → «Справки 2-НДФЛ».
4. Выберите год (2025, 2024 и т.д.) и нажмите «Получить».
5. Файл скачается в формате XML (для отправки в ФНС/банк) или PDF (для печати).

Нюанс: В ЛК появляются только те справки, которые работодатель успел сдать в ФНС (до 25 февраля следующего года за прошлый год или в день увольнения за текущий). Если работодатель не сдал отчетность, справки в ЛК не будет.

Вариант Б: Обращение в Инспекцию ФНС (если нет в ЛК)

Если работодатель не сдал данные, нужно написать заявление в налоговую инспекцию по месту нахождения организации (или по вашему месту жительства). Инспектор сделает межведомственный запрос в архив или к ликвидатору/банкротству.

• Образец заявления в ФНС: свободная форма, просьба выдать справку за период работы в ликвидированной ООО «*».
• Приложить: копию трудовой книжки (запись о работе и увольнении), копию паспорта, ИНН.
• Срок рассмотрения: до 30 дней.

Вариант В: Архивы (если компания закрыта давно)

Документы ликвидированных юрлиц передаются в государственные архивы (по субъектам РФ). Можно обратиться в архив напрямую или через МФЦ/ФНС; Поиск по архиву может занять время.

Особенности заполнения справки 2-НДФЛ при увольнении в 2026 году

Бухгалтер заполняет справку по правилам Приказа ФНС № ММВ-7-11/[@]. Для уволенного сотрудника есть важные моменты:

• Код основания (стр. 030): ставится код «1» (основной место работы) или «2» (совместительство).
• Период (стр. 040): Указывается фактический период работы в году увольнения (например, – ).
• Доходы (секция 2): Суммируются все начисления за период работы: зарплата, премии, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты при увольнении (северная, компенсация за неработаемое время предупреждения), материальная помощь (в налогооблагаемой части).
• Удержанный налог (секция 2): Сумма НДФЛ, реально удержанная и перечисленная в бюджет за этот период.
• Стандартные вычеты (секция 2, стр. 130-150): Если работник предоставлял справки на детей/инвалидность — отражается сумма вычета, предоставленная именно этим работодателем.
• Исправленная справка: Если после выдачи обнаружилась ошибка, работодатель выдает исправленную (признак исправления «1» в строке 020) с нулевыми суммами по старой и правильными по новой.

Частые ошибки и вопросы (FAQ)

Можно ли не писать заявление, а просто позвонить/написать в WhatsApp?

Нет. Ст. 226 НК РФ требует письменного заявления. Устная просьба или сообщение в мессенджере не запускают законный срок выдачи (1 рабочий день) и не создают правовых последствий для работодателя при нарушении срока. Всегда фиксируйте обращение на бумаге или через ЭДО.

Могут ли отказать, если я должен компании деньги (залоги, авансы, ущерб)?

Нет. Выдача справки 2-НДФЛ не связана с расчетами по зарплате или материальной ответственности; Отказ в выдаче справки — грубое нарушение ст. 226 НК РФ, грозящее штрафами для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ) и организации.

Нужна ли печать на справке 2-НДФЛ в 2026 году?

Согласно ст. 226 НК РФ и Приказу ФНС, справка, выданная на бумаге, должна быть заверена подписью работодателя (руководителя/уполномоченного) и печатью организации (если она имеется). Если печать нет (ИП, малые предприятия) — достаточно подписи. Электронная справка из ЛК ФНС/Госуслуг имеет силу оригинала без печати и подписи (квалифицированная ЭЦП ФНС).

За какой максимальный период можно получить справку?

Архивы хранят документы 50–75 лет. Но через ЛК ФНС доступны данные обычно за последние 4–5 лет (с 2019–2020 гг.). За более ранние периоды — только через архив или ФНС (запрос в архив).

Чек-лист: что сделать в день увольнения (или сразу после)

1. [ ] Написать заявление на выдачу 2-НДФЛ в 2-х экземплярах (взять отметку о принятии на своем экземпляре).
2. [ ] Уточнить у бухгалтера/кадровика: «Когда именно будет готова справка?» (зафиксировать дату).
3. [ ] Получить справку на руки (проверить ФИО, ИНН, периоды, суммы, подпись/печать).
4. [ ] Если не можете забрать лично — написать в заявлении просьбу отправить почтой (указать индекс, адрес, ФИО полностью) или загрузить в ЛК ФНС.
5. [ ] Проверить появление справки в Личном кабинете ФНС через 3–5 дней после увольнения (для контроля сдачи отчетности работодателем).
6. [ ] Сохранить XML/PDF файл справки в облаке/флешке, он пригодится для вычета на недвижимость, лечение, обучение, ипотеку.

Юридическая ответственность работодателя

За несвоевременную выдачу справки 2-НДФЛ (позднее 1 рабочего дня):

• Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 3 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Для организации: штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
• При повторном нарушении — дисквалификация до 3 лет или штраф на организацию до 100 000 руб.

Если работодатель игнорирует заявление — пишите жалобу в ГИТ (Государственную инспекцию труда) и в ФНС. Это ускоряет процесс.

Резюме

Получение справки 2-НДФЛ при увольнении в 2026 году — процедура стандартная, но требующая соблюдения формы (письменное заявление) и сроков (1 рабочий день). Используйте приведенный выше образец заявления, требуйте отметку о принятии копии. Если компания закрыта или затягивает — Личный кабинет ФНС (lkfl2.nalog.ru) решит проблему за 5 минут без визитов и писем. Храните справку — она ваш главный документ для возврата 13% от государственных расходов (вычеты) и подтверждения дохода в банке;

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на г. (НК РФ, Приказ ФНС № ММВ-7-11/[@], КоАП РФ). Данные о конкретных организациях и лицах замаскированы (*).