Запрос цены (запрос коммерческого предложения), это деловое письмо, с помощью которого организация или предприниматель получает от потенциальных поставщиков информацию о стоимости товаров, работ или услуг. Такой документ используется как в обычной коммерческой практике, так и при закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Ниже разберём, как правильно составить письмо, какие сведения в него включить, и приведём готовый образец.
Для чего нужен запрос цены
- получение актуальной информации о стоимости товаров, работ, услуг;
- сравнение условий нескольких поставщиков и выбор наиболее выгодного предложения;
- обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК) при закупках по 44-ФЗ;
- формирование бюджета и планирование расходов компании;
- документальное подтверждение проведённого анализа рынка.
Обязательные элементы письма-запроса
Единая утверждённая форма запроса отсутствует, документ составляется в свободной форме. Однако, чтобы получить корректный и полезный ответ, в письме рекомендуется указать:
- Реквизиты отправителя — наименование организации, ИНН, адрес, контактное лицо, телефон и e-mail.
- Адресата, наименование организации-поставщика, ФИО руководителя или ответственного лица.
- Цель запроса, например, получение ценовой информации для планирования закупки.
- Подробное описание предмета закупки, наименование товара/работы/услуги, характеристики, единицы измерения, количество (объём).
- Условия поставки — место и сроки поставки, требования к упаковке, гарантии.
- Требования к ответу — цена за единицу и общая цена, с НДС или без, включена ли доставка, срок действия предложения, порядок оплаты.
- Срок предоставления ответа и способ направления (e-mail, почта, ЭДО).
- Оговорку о том, что запрос не является офертой и не влечёт обязательств по заключению договора (важно для 44-ФЗ).
Образец письма-запроса цены
На фирменном бланке организации
Исх. № * от «» ________ 20___ г.
Кому: ООО «Торговый дом »
Директору Иванову И. И.
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. , офис
О предоставлении ценовой информации
Уважаемый Иван Иванович!
Общество с ограниченной ответственностью «» (ИНН 77*, ОГРН 1*) в целях планирования закупки просит Вас предоставить коммерческое предложение на поставку следующего товара:
- Наименование: бумага офисная А4, плотность 80 г/м², класс C;
- Количество: 500 коробок (по 5 пачек);
- Условия поставки: до склада заказчика по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. *;
- Срок поставки: не позднее 14 календарных дней с даты заключения договора.
Просим в ответе указать:
- цену за единицу товара и общую стоимость поставки (с выделением НДС либо с указанием применяемой системы налогообложения);
- включена ли стоимость доставки в цену;
- условия и порядок оплаты, наличие скидок при оптовом заказе;
- срок действия ценового предложения;
- сроки поставки и наличие товара на складе.
Ответ просим направить в срок до «» ________ 20___ г. на адрес электронной почты: zakup@.ru либо по адресу: 1, г. Москва, ул. Примерная, д. .
Настоящий запрос не является офертой и не влечёт для сторон каких-либо обязательств по заключению договора.
С уважением,
Генеральный директор ООО «» ____________ /Петров П. П./
Контактное лицо: Сидорова А. С., тел.: +7 (4) —, доб. *
Особенности запроса по 44-ФЗ
Если запрос направляется для определения НМЦК в рамках 44-ФЗ, учитывайте следующее:
- запрос направляется не менее чем пяти возможным поставщикам, имеющим опыт поставок аналогичного товара;
- копия запроса размещается в ЕИС (zakupki.gov.ru);
- в запросе указывается, что из ответа должны однозначно определяться цена единицы товара и общая цена на условиях, указанных в запросе, а также срок действия цены и её расчёт — это предупреждает намеренное завышение или занижение цен;
- нельзя указывать товарные знаки без слов «или эквивалент»;
- для расчёта НМЦК используется не менее трёх ценовых предложений от разных поставщиков.
Полезные фразы для письма
- «В целях получения ценовой информации направляем Вам запрос и просим предоставить сведения о стоимости…»
- «Мы ознакомились с Вашим каталогом, в связи с чем просим прислать актуальный прайс-лист…»
- «Просим указать условия оплаты, сроки поставки и срок действия предлагаемых цен…»
- «Заранее благодарим за оперативный ответ и надеемся на взаимовыгодное сотрудничество».
Распространённые ошибки
- размытое описание товара — поставщик не сможет дать точную цену;
- отсутствие срока ответа, запрос «зависает» без реакции;
- не указано, с НДС цена или без — сравнение предложений становится некорректным;
- отсутствие контактного лица и способа направления ответа;
- при закупках по 44-ФЗ, отсутствие оговорки о том, что запрос не является офертой.
Грамотно составленный запрос цены экономит время обеих сторон и позволяет получить сопоставимые предложения от поставщиков. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под специфику своей закупки, а при работе по 44-ФЗ обязательно учитывайте требования законодательства к содержанию запроса и порядку его размещения.