По данным Центробанка РФ за первое полугодие 2025 года, число компаний, планирующих сокращение персонала, выросло более чем на треть. В условиях экономической неопределенности процедура увольнения по сокращению штатов или штатного расписания (ст. 81 ч. 2 ТК РФ) становится одной из самых частых и юридически рискованных операций для кадровых служб. Ошибка в формулировке записи в трудовой книжке может привести к восстановлению работника на месте через суд и выплате компенсаций.

В данной статье мы подробно разберем образец записи в трудовой книжке при увольнении по сокращению, пошаговый алгоритм действий работодателя, расчет выплат и частые ошибки, которых стоит избегать в 2025–2026 годах.

Правовые основания и определение сокращения

Увольнение по сокращению — это расторжение трудового договора по инициативе работодателя в связи с изменением организационной структуры, сокращением численности или штата работников (п. «б» ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Юридически важно отличать два понятия:

• Сокращение штата, исключение должностей из штатного расписания (должность исчезает полностью);
• Сокращение численности — уменьшение количества единиц одной и той же должности (например, было 5 менеджеров, стало 3).

В трудовой книжке основание для записи в обоих случаях ссылается на п. «б» ч. 1 ст. 81 ТК РФ, однако в приказе (распоряжении) об увольнении необходимо четко указать, что именно произошло: изменение штатного расписания или ликвидация структурного подразделения.

Пошаговый алгоритм процедуры (Краткий чек-лист)

Прежде чем делать запись в трудовой книжке, работодатель обязан пройти обязательные этапы. Пропуск любого из них делает увольнение незаконным;

1. Принятие решения о изменении штатного расписания/структуры (приказ о внесении изменений в штатное расписание).
2. Уведомление службы занятости за 2 месяца до предстоящего увольнения (ст. 25 Закона о занятости).
3. Уведомление работников под роспись за 2 месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
4. Поиск альтернативной работы (всех вакантных должностей, соответствующих квалификации, и нижеоплачиваемых — с согласия работника).
5. Рассмотрение претензий профсоюза (если есть первичная профсоюзная организация — уведомление за 2 месяца, учет мнения за 7 дней).
6. Испытание работников (если претендует несколько человек на одну сохраняющуюся должность — ст. 179 ТК РФ).
7. Издание приказа об увольнении (формы Т-8 или Т-8а).
8. Расчет и выплата всех сумм в день увольнения (последний рабочий день).
9. Внесение записи в трудовую книжку и выдача её работнику.
10. Сдача отчетности в СФР (СЗВ-ТД, ЕДВ-1/СЗВ-СТАЖ).

Образец записи в трудовой книжке (Колонки 1–4)

Согласно Постановлению Минтруда РФ от № 69 (Правила ведения трудовых книжек), запись вносится на следующей свободной строке после последней записи о работе. Запрещается оставлять пустые строки.

Пример заполнения разворота «Рабочая информация»

Детальный разбор колонок для строки увольнения:

Колонка 1: Порядковый номер

Сквозная нумерация по трудовой книжке. Если предыдущая запись была под № 5, ставим № 6.

Колонка 2: Дата

Дата увольнения = последний рабочий день работника. Это день выдачи трудовой книжки и полного расчета. Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Нельзя ставить дату приказа, если она отличаеться от последнего рабочего дня.

Колонка 3: Сведения о работе (Формулировка)

Единственно верная формулировка, установленная пунктом 27 Правил № 69:

«Уволен(а) в связи с сокращением штата (численности) работников»

Важно:

• Не пишите «по сокращению», «по ст. 81», «по соглашению сторон» (если это не так).
• Не указывайте название должности и подразделения в этой строке (они уже есть в записи о приеме).
• Склонение родов: «Уволен» (муж.), «Уволена» (жен.).
• В скобках указывайте то, что соответствует действительности: «штата» ИЛИ «численности». Не пишите «штата и численности» одновременно.

Колонка 4: Основание (Документ)

Обязательно указываются два элемента:

1. Норма закона: п. «б» ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
2. Реквизиты приказа об увольнении: Приказ № [Номер] от [Дата].

Пример: п. «б» ч. 1 ст. 81 ТК РФ, Приказ № 120-ОД от

Номер и дата приказа в колонке 4 должны в точности совпадать с оригиналом приказа (формы Т-8 или Т-8а).

Особенности заполнения в 2025–2026 гг. (Электронные трудовые книжки)

С 2021 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и электронная (ЕТК).

Бумажная трудовая книжка

Запись вносит специалист по кадрам (или ИП/руководитель лично) чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Подпись ответственного лица и печать организации (если есть) ставятся в колонке 4 или рядом с записью. Работник ознакомляется с записью под роспись в журнале учета движений трудовых книжек (ф. Т-3).

Электронная трудовая книжка (ЕТК / СЗВ-ТД)

Запись в ЕТК формируется автоматически на основании сведения СЗВ-ТД, который работодатель сдает в СФР (бывший ПФР) в день увольнения (или на следующий день, если уволен в нерабочее время).

• Код основания (признак): 30 — «Расторжение трудового договора в связи с изменением собственника, реорганизацией, ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников».
• Дата события: Дата увольнения (последний рабочий день).
• Номер и дата приказа: Аналогично бумажной ТК.

Внимание: Если работник оставил бумажную ТК у себя, работодатель обязан сдать СЗВ-ТД с признаком «30». Если работник перешел на ЕТК полностью (нет бумажной ТК), запись в бумажный документ не вноситься, но СЗВ-ТД сдается обязательно.

Расчеты при увольнении по сокращению (Что выплачивать в день увольнения)

В день последней работы (дате в колонке 2 ТК) работнику должны быть выплачены:

1. Заработная плата за отработанное время.
2. Компенсация за неиспользованный отпуск (за все неиспользованные дни за весь стаж в компании).
3. Пособие по безработице (выходное пособие) — в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ).
4. Дополнительные пособия (2-е и 3-е месячное среднее заработка) — только при условии:
   • Работник обратился в службу занятости в течение 2 недель после увольнения.
   • Служба занятости не предоставила ему работу.
   • Работник принес в компанию справку из службы занятости (на 2-е пособие, в течение 2 месяцев, на 3-е, в течение 3 месяцев после увольнения).
5. Северное пособие (если применяется в регионе), выплачиваеться пропорционально отработанному времени за год.

Важно: Все суммы подлежат удержанию НДФЛ (13% / 30% для нерезидентов), за исключением компенсаций за неиспользованный отпуск (до пределов ст. 178 ТК РФ) и выходного пособия (в пределах 3-х среднемесячных заработков — освобождены от НДФЛ по п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы с выходного пособия не удерживаются (п. 1 ст. 422 НК РФ).

Гарантии для защищенных категорий (Кого нельзя уволить по сокращению)

Ст. 261, 265, 269 ТК РФ устанавливают запрет на увольнение по сокращению следующих категорий (кроме ликвидации организации):

• Беременные женщины.
• Матери (отцы, опекуны) с детьми до 3 лет (до 14 лет — одинокие матери/отцы; до 18 лет — инвалиды-дети).
• Работники, являющиеся единственными кормильцами в семье с несовершеннолетними детьми (при наличии иждивенцев).
• Члены профсоюза — без учета мнения профсоюза (п. 2 ст. 373 ТК РФ).
• Работники, проходящие обучение по целевому договору (до окончания обучения + 3-5 лет работы).

Если в сокращаемом подразделении есть такие работники, их увольнение недопустимо. Приказ об увольнении по отношению к ним будет отменен судом.

Типичные ошибки при оформлении записи (Чек-лист для проверки)

Образец приказа об увольнении (Форма Т-8 / Т-8а)

Для единого лица используется форма Т-8, для группы — Т-8а. В приказе обязательны реквизиты:

• Наименование организации (ООО «», ИП ).
• Номер и дата приказа.
• Основание: «В связи с сокращением штата (численности) работников в соответствии с приказом о внесении изменений в штатное расписание № * от *».
• ФИО работника(ов), табельный номер, должность, структурное подразделение.
• Дата увольнения (последний рабочий день).
• Ссылка на п. «б» ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
• Поручение бухгалтерии произвести расчет, кадровому отделу, внести запись в ТК, выдать ТК.
• Подпись руководителя (ИП * / Директор *).
• Подписи работников об ознакомлении (или акт об отказе от ознакомления).

Действия после увольнения: Сдача отчетности в СФР

В день увольнения (или следующем рабочем дне) кадровик/бухгалтер сдает в СФР:

1. СЗВ-ТД — сведение о трудовой деятельности (признак 30). Критично для формирования пенсионных прав.
2. ЕДВ-1 (СЗВ-СТАЖ) — если есть периоды нестрахового стажа (учеба, уход за ребенком, уход за инвалидом/пенсионером 80+), которые работник подтвердил документами при приеме, но которые еще не были переданы в СФР ранее.

Несдача или ошибки в СЗВ-ТД влекут штрафы по ст. 14.5 КоАП РФ (для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. за каждое нарушение).

Резюме: Ключевые моменты для кадровика

1. Формулировка в ТК строго регламентирована: «Уволен(а) в связи с сокращением штата (численности) работников».
2. Основание в колонке 4: п. «б» ч. 1 ст. 81 ТК РФ + Номер/Дата приказа об увольнении.
3. Дата записи = Дата приказа об увольнении = Последний рабочий день = День расчета = День сдачи СЗВ-ТД.
4. Процедура важнее записи: без уведомлений за 2 месяца, предложения работы и учета мнения профсоюза запись в ТК будет признана судом недействительной.
5. Маскировка данных: В публичных образцах и обучающих материалах ФИО, номера телефонов, адреса регистрации, ИНН, СНИЛС работников и реквизиты организации заменяются на * в соответствии с требованиями 152-ФЗ о персональных данных.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Трудовое законодательство меняется (актуально на ). При оформлении конкретного увольнения рекомендуется проконсультироваться с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву с учетом локальных нормативных актов и коллективного договора организации.