Архив Толочинского района является ключевым учреждением, обеспечивающим сохранность документального наследия региона. Он выполняет функции государственного архива на территории района, принимая на хранение документы от органов местного управления, предприятий, организаций и граждан. В данной статье мы подробно рассмотрим структуру фондов, предоставляемые услуги, порядок обращения и актуальные контактные данные.

История и статус учреждения

Архив был сформирован в 1939 году (вслед за образованием Витебской области и Толочинского района). На протяжении десятилетий он накапливал документы, отражающие социально-экономическое, политическое и культурное развитие района. Сегодня это структурное подразделение управления архивов и делопроизводства администрации Толочинского районного исполнительного комитета.

Основные нормативные акты, регулирующие деятельность:

• Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и архивах»;
• Устав Государственного архива Витебской области;
• Типовое положение о районном (городском) архиве.

Состав и структура архивных фондов

На 2026 год общий объем фондов составляет более * тысяч дел. Документы охватывают период с 1917–1920 гг. по настоящее время. Фонды разделены на несколько основных групп:

Фонды органов власти и управления

Это ядро архива. Сюда входят дела:

• Толочинского районного исполнительного комитета (с 1939 г.);
• Районного Совета депутатов;
• Районных управлений: финансов, здравоохранения, образования, сельского хозяйства, юстиции, архитектуры и строительства;
• Сельских исполнительных комитетов (с/ик) — более * фондов, отражающих жизнь каждой сельской территории.

Фонды хозяйственных организаций

Документы колхозов, совхозов, МТС, АТП, промышленных предприятий (сырозавод, хлебозавод, лесхоз) и кооперации. Особую ценность представляют:

• Инвентаризационные книги и земельные дела (для истории землепользования);
• Отчеты о производственной деятельности;
• Личные дела работников (передаются в архив по истечении сроков хранения в организациях).

Фонды общественных организаций и учреждений

• Районного комитета партии (КПСБ), комсомола, профсоюзов;
• Школ, детских садов, библиотек, клубов, больниц и поликлиник;
• Военного комиссариата (списки призывников, личные дела офицеров — с ограниченным доступом).

Личные фонды и коллекции

Документы выдающихся земляков, ветеранов войны и труда, писателей, художников. В том числе фотодокументы, кинодокументы, фонодокументы.

Предоставляемые услуги

Архив оказывает как государственные (бесплатные в установленном законом порядке), так и платные услуги для граждан и организаций.

Государственные услуги (бесплатно для отдельных категорий)

1. Выдача архивных справок для подтверждения стажа, заработной платы, места жительства, факта рождения/смерти/брака (если ЗАГСы не сохраняют акты).
2. Подтверждение права на пенсию, пособия, льготы (ветераны, ликвидаторы ЧАЭС, репрессированные и др.).
3. Выдача копий документов (в пределах нормы — до 10 листов в месяц для пенсионеров и льготников).

Платные услуги (по тарифам, утвержденным Минюстом и Минэкономики)

• Поиск информации по генеалогическим запросам (составление родословных);
• Выдача заверенных копий документов (сверх бесплатной нормы);
• Тематический подбор документов для научных исследований, СМИ, писателей;
• Оцифровка документов (сканирование) на носителе пользователя или архива;
• Консультации по вопросам архивного дела и делопроизводства для организаций района.

Порядок обращения в архив

Личный визит (Читальный зал)

Это наиболее эффективный способ работы с фондами.

• Режим работы читального зала: Понедельник – Пятница: 08:00 – 17:00 (перерыв: 13:00 – 14:00). Суббота, Воскресенье — выходные.
• Последний четверг месяца — санитарный день (читальный зал не работает).
• Порядок: Предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт). Заполнить вызовной листок (заказ дела) по описи. Ожидание выдачи дела, обычно 15–30 минут (если дело в фонде), в редких случаях — до 3 дней (если дело на обезвреживании или в другом корпусе).

Письменный запрос (Почта / Электронная почта)

• Запрос пишется свободной формой на имя директора архива.
• Обязательные реквизиты: ФИО заявителя, адрес проживания (маскирован: г. , ул. , д. , кв. ), контактный телефон (‑—), цель обращения, конкретные данные для поиска (ФИО искомого, годы жизни, название организации, название с/с).
• Срок рассмотрения — до 15 дней (ст. 15 Закона «Об обращениях граждан»), сложные генеалогические поиски — до 1 месяца.
• Ответ направляется почтой или на e-mail.

Единый портал государственных услуг (Портал 111 / ЕПГУ)

Многие типовые справки (стаж, зарплата до 2000 г., переезд) можно заказать онлайн через ЕПГУ без визита в архив. Архив выступает исполнителем услуги.

Контактная информация

Советы по генеалогическому и историческому поиску

Подготовка к запросу

Чтобы архивисты могли помочь максимально быстро, соберите максимум исходных данных перед обращением:

• Точное ФИО (с учетом возможных ошибок в старых документах: Офанасий/Афанасий, Елена/Алена);
• Примерные годы рождения/смерти/брака;
• Название населенного пункта или сельского совета (критически важно, так как фонды структурированы по территориальному признаку);
• Место работы/службы (колхоз, совхоз, школа, райисполком);
• Наличие родственников, живших в том же месте (для поиска по спискам домохозяйств/ревизским сказкам).

Специфика фондов Толочинского района

• Период ВОВ (1941–1944): Огромная часть документов утрачена или сожжена. Основные источники — акты гос. комиссий (ЧГК), списки погибших/увезенных, партизанские архивы (фонд районного штаба партизанского движения).
• Дореволюционный период: В районном архиве дореволюционных документов практически нет. Их нужно искать в Национальном историческом архиве Беларуси (Минск) — фонды Могилевской/Витебской губернских управлений, уездных земств, духовных консисторий (для метрических книг).
• Метрические книги: До 1917 г. — в НИАБ. После 1917 г. (ЗАГС) — в архиве ЗАГС Толочинского райисполкома (хранятся 100 лет, затем передаются в районный архив).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Архив Толочинского района, это не просто склад старых бумаг, а современный информационно-справочный центр. Грамотное обращение (с подготовленными данными, по телефону или через портал госуслуг) сэкономит ваше время и позволит получить необходимые документы или справки в кратчайшие сроки. Сохраняйте историю своей семьи и края — архивисты всегда готовы помочь в этом благородном деле.