Городской архив — это сложная организационно-техническая система, предназначенная для обеспечения сохранности, учетна, комплектования и использования документов, составляющих Архивный фонд города (входящего в состав Архивного фонда Российской Федерации)․ Структура архива определяется его задачами, объемами фондов, нормативными требованиями и спецификой деятельности органа управления, архивы которого он обслуживает․

Ниже представлен подробный обзор типовой структуры городского архива на примере нормативного регулирования, действующего в городе Москве (на основе Положения об архиве администрации муниципального округа Алтуфьевский, утвержденного распоряжением № 02-01-04/12 от ), которое является типовой моделью для муниципальных образований․

Правовая основа и статус архива

Деятельность городского архива строится на иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный уровень: Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, регулирующий отношения в сфере архивного дела․
• Региональный уровень (для Москвы): Закон города Москвы от № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах»․
• Ведомственный уровень: Нормативные документы уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (Росархив)․
• Локальный уровень: Положение об архиве конкретного органа управления (администрации муниципального округа/района/города), утверждаемое распоряжением главы администрации после согласования с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главархива города․

Важно: Согласно п․ 1․7 типового Положения, проект Положения об архиве обязательно подлежит согласованию в ЦЭПК Главархива перед утверждением руководителем администрации․

Организационная структура: ключевые роли и ответственность

Структура управления архивом в администрации обычно трехуровневая:

Руководитель администрации (Глава администрации)

Несет персональную ответственность за обеспечение сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов Архивного фонда (п․ 1․3 Положения)․ Именно глава администрации:

• Утверждает Положение об архиве;
• Назначает ответственного за ведение архива;
• Обеспечивает финансирование работ по подготовке и передаче документов в государственное хранилище;
• Организует контроль за выполнением архивной законодательности (п․ 3 распоряжения № 02-01-04/12)․

Мунслужащий, ответственный за ведение архива (Ответственный секретарь / Архивариус администрации)

Это ключевая фигура операционного управления․ В соответствии с п․ 1․6 Положения, функции ведения архива возлагаются распоряжением администрации на конкретного муниципального служащего․

• Руководится ФЗ № 125-ФЗ, Законом города Москвы № 67, Положением об архиве и иными актами․
• Осуществляет непосредственный контроль за соблюдением сроков хранения, состоянием делопроизводства в структурных подразделениях․
• Подписывает акты отбора, описи, передаточные акты в ГБУ «ЦГА Москвы»․
• Примечание: ФИО ответственного лица в локальных актах указывается открыто, однако в данной статье персональные данные замаскированы: *․

Структурные подразделения администрации (Создатели документов)

Все отделы, управы, сектора и bureaus являются первичными звеньями архивной системы․ Они обязаны:

• Проводить регистрацию и учет документов;
• Соблюдать единую номенклатуру дел;
• Обеспечивать сохранность дел до передачи в архив администрации;
• Участвовать в экспертизе документов (отборе) через Экспертную комиссию․

Функциональная структура архива (Внутреннее устройство)

Внутри архива администрации (как структурного элемента или отдельного подразделения) выделяются функциональные блоки, соответствующие этапам архивного процесса:

Блок приема и регистрации (Приемка документов)

• Прием дел от структурных подразделений по истечении сроков хранения в делопроизводстве (обычно после завершения дела, но не реже 1 раза в год)․
• Проверка комплектности дел, правильности оформления обложек, внутренних описей, соответствия номенклатуре․
• Внесение данных в единый архивный фонд (автоматизированную систему учета)․

Блок научной обработки (Научно-справочный аппарат)

• Экспертиза документов (Отбор): Проведение экспертизы стоимости документов с целью установления сроков хранения (постоянное / временное свыше 10 лет / временное до 10 лет)․ Осуществляется Экспертной комиссией администрации․
• Упорядочение: Расстановка дел по фонообразователям, хронологическому, предметному или алфавитному принципам․
• Описание: Составление описей дел (формы № 1, № 2 и др․), каталогов, указателей, путеводителей․

Блок хранения и обеспечения сохранности (Фондовое хранение)

• Размещение дел в архивных помещениях (фондах) с соблюдением санитарно-гигиенических норм (температура, влажность, освещение, пожаротушение)․
• Ведение фондовой учета (контрольные карточки, реестры фондов)․
• Обеспечение физической сохранности: переплет, реставрация, микролиствование/оцифровка ценных и изношенных документов․
• Охрана архивных помещений (физическая, техническая, режим доступа)․

Блок использования и информационного обслуживания (Читальный зал / Справочно-информационная служба)

• Выдача документов по запросам администрации (внутреннее использование)․
• Выдача документов гражданам и организациям (внешнее использование) в порядке, установленном законодательством и Положением․
• Оформление справок, выписок, заверенных копий (например, по трудовой стажистам, зарплатам — документы личного состава)․
• Оцифровка и предоставление электронных копий․

Блок подготовки к передаче в государственный архив (Передача в ГБУ «ЦГА Москвы»)

Специфическая функция муниципальных архивов — подготовка документов постоянного хранения к передаче в вышестоящее государственное учреждение;

• Формирование партий передачи по фонообразователям․
• Составление передаточных описей и актов приема-передачи․
• Организация транспортировки силами и за счет средств администрации (п․ 1․4 Положения)․
• Взаимодействие с ГБУ «ЦГА Москвы» по вопросам приемки․

Коллегиальные органы архива

Для решения ключевых вопросов в администрации создаются коллегиальные органы:

Документальная структура архива (Фонды и фонообразователи)

Архив администрации формируется по принципу провенанции (принцип создателя)․ Основными фонообразователями являются:

1. Администрация муниципального округа/района (как единый фонообразователь или разделенная по управлениям/комитетам)․
2. Ликвидированные/преемственные органы управления (например, исполкомы районных советов, администрации поселков, вошедших в состав округа)․
3. Ведомственные архивы подведомственных учреждений (при ликвидации/реорганизации учреждений их архивы передаются в архив администрации)․

Внутри фонда администрация выделяет описания (обычно по годам или по структурным подразделениям), а в описаниях — дела (единица хранения)․

Техническая и программная инфраструктура

Современная структура архива немыслима без:

• Автоматизированной системы архивного учета (АСАУ): для ведения описей, фондового учета, поиска и выдачи (например, «Архивариус», «ЭЛАР», «АИС Архив» и др․)․
• Оборудования для оцифровки: планшетные сканеры, планетные сканеры для книг/газет, серверное хранилище электронных копий․
• Средств микролиствования/реставрации: при необходимости․
• Системы климат-контроля и пожаротушения: газовые модульные установки (ГМУ), кондиционирование, датчики тепла/дыма․

Взаимодействие с внешними структурами

Архив администрации не изолирован, он встроен в городскую архивную сеть:

• ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы» (ГБУ «ЦГА Москвы»): Главный получатель документов постоянного хранения․ Методический куратор․
• Главархив Москвы (Управление архивного дела города Москвы): Методическое руководство, согласование Положений, проведение проверок (ЦЭПК), лицензирование архивных работ․
• Росархив: Федеральный надзор, утверждение типовых номенклатур и правил․
• ЗАГС, суды, прокуратура, Пенсионный фонд (СФР), МВД: Основные потребители архивных справок (подтверждение стажа, прав на жилье, реабилитации и т․д․)․

Финансово-хозяйственное обеспечение

Согласно п․ 1․4 Положения, все работы производятся силами и за счет средств администрации․ В структуру бюджета администрации включаются расходы на:

• Оплату труда архивариусов (штатные единицы)․
• Обеспечение архивных помещений (аренда/содержание, коммунальные услуги, охрана)․
• Закупку архивной канцелярии (коробки, папки, переплетная лента, этикетки)․
• Техническое обслуживание АСАУ и сканирующего оборудования․
• Транспортировку документов в ГБУ «ЦГА Москвы»․
• Проведение реставрационных и микролистовательных работ (по контрактам)․

Типовые проблемы структуры и пути решения

• Проблема: Архив ведет не профессиональный архивариус, а сотрудник совместитель (секретарь, делопроизводитель)․
  Решение: Внедрение в штатное расписание самостоятельной единицы «Архивариус» или «Старший архивариус» с соответствующей квалификацией (высшее/среднее профессиональное образование по профилю 54․00․00 «Архивоведение»)․
• Проблема: Отсутствие или несоответствие номенклатуры дел реальной деятельности․
  Решение: Ежегодное обновление номенклатуры дел администрации с согласованием в Главархиве․
• Проблема: Невыполнение сроков передачи в ГБУ «ЦГА Москвы» (документы постоянного хранения должны передаваться не позднее срока, установленного законом — обычно через 10 лет после окончания года создания)․
  Решение: Планово-графическое планирование передач, включение показателей в KPI ответственного за архив․

Структура городского (муниципального) архива — это не просто список комнат и полок, а выверенная система управления документооборотом на всех этапах жизненного цикла документа: от момента регистрации в создающем подразделении до передачи на постоянное хранение в государственный архив (ГБУ «ЦГА Москвы») или уничтожения․

Ключевыми элементами эффективной структуры являются:

1. Наличие утвержденного и согласованного с Главархивом Положения об архиве․
2. Назначение ответственного муниципального служащего с должной квалификацией․
3. Функционирование Экспертной комиссии для законного отбора документов․
4. Автоматизация учета и поиска через АСАУ․
5. Обеспечение финансирования хранения, оцифровки и передачи документов за счет бюджета администрации․

Соблюдение данной структуры гарантирует выполнение конституционного права граждан на доступ к информации, сохранность исторической памяти города и законность управленческих решений администрации․

---

Примечание: В статье использованы данные распоряжения администрации МО Алтуфьевский № 02-01-04/12 от как типового примера нормативного оформления структуры муниципального архива в г․ Москве․ Конкретные наименования органов, ФИО должностных лиц, адреса помещений и контактные телефоны в рабочих документах заменены на маску * в соответствии с требованиями по защите персональных данных․