Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Справка об итогах инвентаризации — это первичный учетный документ, который фиксирует результаты сверки фактического наличия имущества и обязательств организации с данными бухгалтерского учета. На 2026 год единой обязательной формы (бланка) для этого документа не установлено, поэтому организации разрабатывают его самостоятельно, закрепляя в учетной политике.

Нормативная правовая база

Основанием для проведения инвентаризации и составления справки служат:

ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» (ст. 12), обязательность инвентаризации.
Приказ Минфина РФ от № 257н (ранее Приказ № 119н) — методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
Постановление Госкомстата от № 88 — утверждение форм инвентаризационных описей (для справки используются данные именно этих описей).
Учетная политика организации — утвержденная руководителем форма справки.

Когда составляется справка

Документ готовится по итогам каждой инвентаризации:

Плановой (обычно ежегодная к 31 декабря).
Внеплановой (при смене МОЛ, выявлении хищений, при стихийных бедствиях, при реорганизации/ликвидации).
Частичной (отдельных видов имущества).
Полной (весь баланс).

Обязательные реквизиты справки (согласно ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ)

Любой самодеятельный бланк должен содержать:

Наименование документа («Справка об итогах инвентаризации»).
Дата составления.
Наименование организации (ИП).
Содержание хозяйственной жизни (факты выявленных расхождений: излишки, недостачи, порча).
Измерение в натуральных и денежных выражениях.
Должности лиц, составивших документ (председатель, члены комиссии, МОЛ).
Подписи ответственных лиц с расшифровкой (ФИО).

Важно: Персональные данные (ФИО, паспортные данные, адреса регистрации, телефоны) в публичных образцах заменяються на *. В рабочем документе указываются реальные данные.

Структура справки: пошаговое заполнение

Шапка документа

Поле	Что указывать	Пример заполнения
Наименование организации	Полное или сокращенное наименование по Уставу	ООО «Ромашка»
Структурное подразделение	Если инвентаризация проводится по филиалам/складам	Склад № 3, г. , ул. , д. *
Дата составления	День, месяц, год окончания работ комиссии	09 июня 2026 г.
Номер документа	Сквозная нумерация за год	№ 15-ИНВ

Табличная часть (Суть итогов)

Рекомендуется группировать данные по видам активов (ОС, МЦ, ДЗ, КЗ, Денежные средства).

№ п/п	Инвентаризационный объект / Статья баланса	По данным учета (Книжная стоимость)	Фактическое наличие	Расхождение	Примечание (причина)
1	Оборудование (счет 01)	1 500 000,00 руб.	1 495 000,00 руб.	Недостача 5 000,00 руб.	Естественная убыль, акт №
2	Товары на складе (счет 41)	3 200 000,00 руб.	3 210 000,00 руб.	Излишки 10 000,00 руб.	Неучтенная поставка по накладной №
3	Расчеты с покупателями (счет 62)	500 000,00 руб.	500 000,00 руб.	0,00 руб.	Расхождений нет
…	;..	…	…	…	…

В текстовой части фиксируются решения комиссии:

Признать излишки доходами (Дт 91.01 / Кт 41, 10 и т.д.).
Списать недостачи на виновных лиц (Дт 73 / Кт 91.02) или на убытки (Дт 91.02 / Кт 10, 41).
Списать порчу/брак на производство или виновных.
О принятии мер по предотвращению расхождений в будущем.

Образец оформления (визуальный шаблон)

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Ромашка»
____________ /Иванов И.И./
«___» _____________ 2026 г.

СПРАВКА ОБ ИТОГАХ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
г. *, «09» июня 2026 года № 15-ИНВ

Мы, нижеподписавшиеся члены инвентаризационной комиссии
(приказ № 45-ОД от г.):
Председатель: Петров П.П. (подпись) /Петров П.П./
Члены: Сидоров С.С. (подпись) /Сидоров С.С./
 Козлова К.К. (подпись) /Козлова К.К./
МОЛ (кладовщик): Смирнов С.С. (подпись) /Смирнов С.С./

ПРОВЕЛИ инвентаризацию товарно-материальных ценностей на Складе № 3
(адрес: г. , ул. , д. , пом. ).

УСТАНОВИЛИ следующие расхождения с учетными данными:

ИЗЛИШКИ выявлены:
 ⏤ Товар «Виджет А»,арт. 12345 — 15 шт. (сумма 15 000,00 руб.)
 Причина: неучтенный приход по ТОРГ-12 № * от .
 ИТОГО ИЗЛИШКИ: 15 000,00 руб.

НЕДОСТАЧИ выявлены:
 ౼ Товар «Гаджет Б»,арт. 67890, 5 шт. (сумма 5 000,00 руб.)
 Причина: естественная убыль (сушка) в пределах норм МОТ № *.
 ИТОГО НЕДОСТАЧИ: 5 000,00 руб.

ПОРЧА / БРАК не выявлены.

РЕШИЛИ КОМИССИЯ:
Излишки в сумме 15 000,00 руб. зачесть к доходам организации (Дт 91.01 Кт 41).
Недостачу в сумме 5 000,00 руб. списать на издержки производства (Дт 91.02 Кт 41),
 так как виновные лица не установлены, норма естественной убыли не превышена.
Материально ответственное лицо Смирнов С.С. с результатами ознакомлен под роспись.

Председатель комиссии: _____________ /Петров П.П./
Члены комиссии: _____________ /Сидоров С.С./
 _____________ /Козлова К.К./
МОЛ: _____________ /Смирнов С.С./

Типичные ошибки при заполнении

Отсутствие формы в учетной политике. Инспекция может расценить это как нарушение правил ведения учета (ст. 15.11 КоАП РФ).
Подмена понятий. Справка ≠ Инвентаризационная опись (ф. ИНВ-3, ИНВ-5 и др.). Опись фиксирует фактику «здесь и сейчас», Справка — анализирует и суммирует итоги по всем описям.
Нет подписи МОЛ. Без подписи материально ответственного лица документ не имеет юридической силы для списания/зачета.
Использование карандаша/стирателей. Только шариковая ручка (синяя/черная), исправления по правилам (зачеркивание, верное пишется сверху, подпись ответственного, дата исправления).
Несвоевременность. Справка должна быть готова до подписи годового бухгалтерского баланса (для годовой инвентаризации).

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С

В 2026 году большинство организаций ведут учет в 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0) или 1С:ERP.

В 1С: Документ «Инвентаризация товаров» / «Инвентаризация ОС» → кнопка «Провести» → формируется «Справка об итогах инвентаризации» (печатная форма).
ЭЦП: При ЭДО справка подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) председателя комиссии и МОЛ. Распечатка для архива должна содержать отметку «Подписано ЭЦП» и код проверки подписи.
Архивация: Электронный оригинал хранится в СЭД (системе электронного документооборота) или в 1С с привязкой к операции.

Сроки хранения

Согласно Роскархиву (Приказ от № 236) — перечень типовых управленческих архивных документов:

Справки об итогах инвентаризации — 5 лет (п. 235 перечня).
Инвентаризационные описи, сверочные ведомости — 5 лет.
Приказы о проведении инвентаризации, акты о расхождениях — 5 лет.

Примечание: Если по итогам инвентаризации выявлены хищения, документы хранятся до окончания следствия/суда + 5 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить печать на справке?

Для ООО и АО печать не обязательна (ФЗ № 82-ФЗ, ст. 2), если Уставом не предусмотрено иное. Для ИП печать не ставится. Достаточно подписей комиссии и МОЛ. Если организация использует печать — ставит.

Можно ли не составлять справку, если расхождений нет?

Нет. Справка составляется в любом случае. В табличной части указывается «Расхождений не выявлено», в выводе, «Принять к сведению, расхождений нет». Это подтверждает достоверность учета.

Кто подписывает справку, если МОЛ не согласен с итогами?

МОЛ ставит подпись с пометкой «Не согласен» или пишет пояснительную записку, которая прикладывается к справке. Комиссия фиксирует несогласие в тексте справки. Списание/зачет производится на основании решения руководителя/суда.

Как оформить справку по нескольким складам?

Вариант 1: Отдельные справки по каждому складу/подразделению (удобнее для ответственности МОЛ).
Вариант 2: Одна сводная справка по организации с приложением приложений (выписок) по каждому объекту.

Грамотно составленная Справка об итогах инвентаризации — это защита организации при налоговых проверках (п. 1 ст. 252 НК РФ, подтверждение расходов), при смене МОЛ и при сдаче отчетности. Используйте предложенную структуру, адаптируйте под специфику бизнеса, закрепите форму в Учетной политике и обязательно сверяйте данные с первичными инвентаризационными описями (ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-15 и др.).

Статья подготовлена на основании законодательства РФ, актуального на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к профессиональному бухгалтеру или юристу. Персональные данные в примерах замаскированы (*).