Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Вопрос оформления справки о непредоставлении компенсации проезда к месту отдыха актуален для категорий граждан, имеющих право на социальную поддержку в виде оплаты проезда (работники бюджетной сферы, прокуратуры, Нацгвардии, пенсионеры Крайнего Севера и др.). Данный документ подтверждает факт того, что работодатель (или иная выплачивающая организация) не выплатил данную компенсацию за отчетный период, что часто требуется для получения выплаты у нового работодателя, в Соцфонде или для подтверждения права на налоговый вычет.

Ниже представлен подробный разбор правовой базы, порядка заполнения и образец справки на с учетом актуальных нормативных актов.

Правовое регулирование в 2026 году

Основанием для выдачи справки служат федеральные законы, постановления Правительства РФ и ведомственные приказы. Ключевые документы на текущую дату:

Постановление Правительства РФ от № 164 «Об утверждении Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах…». Документ устанавливает единую процедуру для госслужащих и работников бюджетных организаций.
Приказ Генеральной прокуратуры РФ от № 339 — регулирует оплату проезда сотрудникам органов прокуратуры и подведомственных санаторно-курортных организаций.
Правила компенсации расходов пенсионерам, проживающим в районах Крайнего Севера (утв. Минтрансом, Минсоцразвитием и др.) — регламентируют выплаты неработающим пенсионерам.
Ведомственные приказы Росгвардии, МВД, МЧС, ФСИН и др. (например, Приложение № 1 к Порядку оплаты проезда лицам, проходящим службу в войсках Нацгвардии).

Важное изменение 2025–2026 гг.: Ужесточено требование к документам, подтверждающим пребывание в месте отдыха; Согласно п. 8 Постановления № 164, при отсутствии проездных документов компенсация (и соответственно факт ее непредоставления) подтверждается документами о пребывании (квитанции гостиницы, справки о регистрации по месту пребывания).

Когда требуется справка о непредоставлении компенсации?

Смена работодателя: Новый работодатель запрашивает справку у предыдущего места работы, чтобы не выплатить компенсацию дважды за один и тот же календарный год (или отчетный период).
Обращение в Социальный фонд России (СФР): Для пенсионеров Крайнего Севера при смене места жительства или выплачивающей организации.
Налоговые цели: Для подтверждения доходов/недоимок по НДФЛ (хотя сама компенсация до 100 тыс. руб. в год не облагается, факт выплаты учитывается).
Внутренний аудит/проверка: По требованию вышестоящей организации или ревизионной комиссии.

Структура и реквизиты справки (Образец)

Единой утвержденной формы на федеральном уровне для всех категорий не существует. Используются рекомендуемые ведомственные формы (например, Приложение № 1 к Приказу ведомства) или свободная форма на бланке организации с обязательными реквизитами (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).

Обязательные элементы бланка:

Наименование организации-издателя (полное и сокращенное).
Код по ОКПО, ИНН/КПП (маскируем: ИНН * / КПП ).
Название документа: «СПРАВКА о непредоставлении компенсации проезда к месту отдыха».
Номер и дата документа (например, № от ..2026).
ФИО работника/пенсионера полностью (маскируем: Иванов И.И. / * * ).
Табельный номер / Номер дела / СНИЛС (маскируем: СНИЛС * * ).
Должность, подразделение.
Период, за который выдается справка (например, за 2025 год, за I полугодие 2026 г.).
Текст заявления факта: «Подтверждаю, что за период с ..* по *.. гражданину компенсация расходов на проезд к месту отдыха и обратно НЕ ВЫПЛАЧИВАЛАСЬ / ВЫПЛАЧЕНА ЧАСТИЧНО (указать сумму: * руб.)».
Основание (ссылка на закон/приказ, дающее право на компенсацию).
Причина непредоставления (по желанию/требованию адресата): «по собственному желанию», «не предоставил документы», «не имеет права в текущем году», «уволен до наступления права» и т.д.
Должность, подпись руководителя (маскируем: Директор * / Подпись ), печать (есть/нет).
Должность, подпись главного бухгалтера / ответственного кадровика (маскируем: Гл. бух. / Подпись *).
М.П. (Место Печати), если предусмотрено уставом.

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Ромашка»

_____________ /Иванов П.П./

«___» _____________ 202_ г.

СПРАВКА
о непредоставлении компенсации проезда к месту отдыха

Организация:	ООО «Ромашка» (ИНН * / КПП )
Адрес:	г. , ул. , д. , офис

Выдана: Иванову Ивану Ивановичу / * , работающему на должности главного инженера / в цеху № 1 / .

Табельный номер: СНИЛС: * * *

Настоящей подтверждаю, что за 2025 год (период с по )
гражданину Иванову И.И. / * *
компенсация расходов на оплату стоимости проезда к месту проведения основного ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно
НЕ ВЫПЛАЧИВАЛАСЬ
в соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 164 и Локальным нормативным актом ООО «Ромашка» от *.*.202_ № *.

Причина: Работник не предоставил документы, подтверждающие пребывание в месте отдыха и проездные документы (билеты, квитанции), в установленный срок.

Справка выдана для предоставления по новому месту работы / в СФР / * (подчеркнуть необходимое).

Руководитель организации
_______________ / * * /
(подпись) (расшифровка подписи) Главный бухгалтер
_______________ / * * /
(подпись) (расшифровка подписи)

М.П.

Телефон справки: +7 () — / E-mail: *@*;ru

Порядок получения и выдачи справки

Для работника (заявителя):

Написать заявление на имя руководителя организации (свободной формы). В заголовке: ФИО руководителя, название организации. В «шапке» заявления: свои ФИО, должность, табельный номер, контактный телефон (+7 () —).

В тексте указать: «Прошу выдать справку о непредоставлении компенсации проезда к месту отдыха за 20__ год для предоставления в __________ (название новой организации / СФР)».

Подписать, поставить дату.

Сдать в кадровую службу / бухгалтерию / секретариат (взять отметку о принятии на своей копии).

Для работодателя (издателя):

Проверить в программе учета (1С:ЗУП, «Парус» и др.) или карточке учета выплат (ф. Т-51, Т-53 или внутренние журналы), выплачивалась ли компенсация за запрашиваемый период.

Проверить, не использовал ли работник право на проезд ранее (например, за календарный год право обычно предоставляется один раз).

Подготовить справку на бланке организации (см. образец выше).

Подписать руководителю и главному бухгалтеру (лицу, заменяющему). Поставить печать (если организация использует печати).

Выдать под роспись в журнале учета исходящих документов / выдачи справок или отправить почтой (заказным с вложением) по адресу: г. *, ул. , д. , кв. *.

Срок выдачи: Законом жесткий срок не установлен (кроме специальных ведомственных нормативных актов), но общеделовая практика, в течение 3 рабочих дней с момента обращения.

Особенности для разных категорий граждан (2026 год)

Работники федеральных госорганов и бюджетных организаций (Постановление № 164)

Право возникает раз в календарный год.

Справка нужна при переходе на другую госслужбу/работу в бюджетную сферу в том же году.

Если компенсация выплачена частично (например, только за работника, без членов семьи), в справке указывается: «Выплачено частично: * руб. за себя; за членов семьи — НЕ ВЫПЛАЧИВАЛАСЬ».

Сотрудники прокуратуры (Приказ Генпрокуратуры № 339)

Регламентируется строго ведомственным приказом. Форма справки может быть закреплена в Приложении к местному нормативному акту прокуратуры субъекта/района.

Учитывается проезд в санаторно-курортные организации, подведомственные Генпрокуратуре.

Пенсионеры Крайнего Севера и приравненных местностей

Выплату производит СФР (ранее ПФР) или работодатель (если пенсионер работает).

Справка о непредоставлении требуется при смене выплачивающего органа (переезд в другой регион) или восстановлении права после потери документов.

Важно: Компенсация выплачивается раз в два года (в зависимости от региона и категории), период учитывается не по календарному году, а от даты предыдущей выплаты.

Военнослужащие Нацгвардии, МВД, МЧС, ФСИН

Используется Приложение № 1 к Порядку оплаты проезда (форма «Справка о неиспользовании социальной гарантии по проезду»).

Оформляется в личном деле или выдается на руки при переслучивании/увольнении.

Типичные ошибки и риски

Отсутствие ссылки на нормативный акт. Справка без указания закона (№ 164, Приказ № 339 и т.д.), дающего право на компенсацию, может быть не принята адресатом.

Нечеткий период. Писать «за 2025 год» недостаточно, если работник работал не полный год. Нужно указывать точные даты: «за период работы с по ».

Игнорирование членов семьи. Если компенсация положена и на супруга/детей, а выплачена только за работника, справка должна детально расписывать статус каждого.

Подмена понятий. «Справка о непредоставлении» ≠ «Справка о доходах (2-НДФЛ)». В 2-НДФЛ компенсация может не отражаться (если не облагается), но факт выплаты фиксируется в учете зарплаты.

Просрочка выдачи. Задержка выдачи справки может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства о сроках выдачи документов).

Электронный документооборот (ЭДО) и СФР

В 2026 году большинство организаций перешло на электронный обмен данными. Справка о непредоставлении компенсации может передаваться:

Через систему СЭД (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн) в формате XML/PDF с ЭЦП.

В личный кабинет работника на портале Госуслуг / ЛК СФР (если организация интегрирована).

По защищенным каналам связи ведомств (для силовой блок).

При электронной передаче подпись руководителя и гл. бухгалтера ставится ЭЦП, печать не ставится (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»). В тексте справки указывается: «Документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, имеет юридическую силу, равную бумажному документу с собственноручной подписью и печатью».

Чек-лист перед выдачей справки (для кадровца/бухгалтера)

[ ] Проверен период права (календарный год / два года / отчетный период ведомства).

[ ] Проверена карточка учета выплат (Т-51/Т-53/1С), факт выплаты/невыплаты подтвержден.

[ ] Установлена категория получателя (работник, пенсионер, госслужащий, силовик).

[ ] Выбрана правильная форма (ведомственная / свободная на бланке).

[ ] Заполнены все реквизиты (ФИО * , Таб. № * , Период *.., ..).

[ ] Четко сформулирован статус: «НЕ ВЫПЛАЧИВАЛАСЬ» / «ВЫПЛАЧЕНА ЧАСТИЧНО (сумма руб.)».

[ ] Указана причина (не предоставил билеты / не имел права / по желанию).

[ ] Подписи руководителя (* ) и гл. бухгалтера (* ) получены.

[ ] Печать поставлена (если требуется уставом/ЛНА);

[ ] Запись в журнале учета выдачи справок сделана (№ *, дата, ФИО получившего, подпись).

Грамотно оформленная справка о непредоставлении компенсации проезда к месту отдыха — это гарантия того, что гражданин реализует свое право на социальную поддержку у нового работодателя или в выплачивающем фонде без бюрократических задержек. Ключевые моменты на : ссылка на актуальное Постановление № 164 (для госсектора), учет требований к подтверждению пребывания (квитанции, регистрация) и использование электронных форматов передачи данных.

Всегда уточняйте наличие локального нормативного акта (ЛНА) в вашей конкретной организации (Положение о компенсации проезда), так как именно он определяет форму справки, сроки и порядок взаимодействия с бухгалтерией. При отсутствии ЛНА действуйте на основе типовых ведомственных форм (Приложение № 1 к приказам) и ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете».

Данная статья носит информационный характер. Персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, ИНН, СНИЛС, номера документов) в примерах замаскированы символами * в соответствии с требованиями безопасности и ФЗ-152 «О персональных данных». Для решения конкретного вопроса рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в кадровую службу вашей организации.