Справка в форме 2-НДФЛ (с 2024 года официально именуемая «Справка о доходах физического лица и суммах удержанного налога») остается ключевым документом для подтверждения официальных заработков. Несмотря на внедрение расчета 6-НДФЛ и переход на единый налоговый платеж (ЕНП), работодатели обязаны выдавать эту справку сотрудникам по запросу и направлять в налоговую инспекцию. В статье разберем актуальные правила заполнения на 2025–2026 годы, изменения формы по КНД 1175018 и приведем подробный разбор заполненного образца.

Нормативная база и актуальная форма на 2026 год

На текущую дату () действует форма справки, утвержденная Приказом ФНС России от № ЕД-7-11/874@ (с изменениями от ). Код формы по классификатору — КНД 1175018.

• Важно: С 2024 года справка 2-НДФЛ заполняется по тем же правилам, что и расчет 6-НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ, Письмо ФНС БС-4-11/15166). Данные в обоих документах должны полностью совпадать.
• Справка составляется за календарный год (январь — декабрь). Промежуточные справки за неполный год (например, при увольнении) также допускаются, но указываеться конкретный период.
• Код страны (ОКСМ) для Российской Федерации: 643 (RUS, RU).

Структура справки: пошаговый разбор полей

Бланк состоит из титульного листа и раздела 1 (сведения о доходах и удержанном налоге). Рассмотрим заполнение на примере условного нанимателя и работника.

Титульный лист (Реквизиты налогоплательщика и налогового агента)

Раздел 1: Сведения о доходах, вычетах и налоге

Это основная таблица справки. Заполняется по строкам для каждого вида дохода (код дохода) и каждого налогового периода (месяца), если есть особенности (вычеты, разные ставки).

Ключевые графы раздела 1:

1. Графа 010 — Код вида дохода. Используются коды из Приложения № 2 к Приказу ФНС (например, 2000, заработная плата, 2300 — материальная помощь, 2760 — дивиденды).
2. Графа 020 — Налоговый период (месяц). Указывается номер месяца (01–12) или код периода (31, год, 33 — квартал). Важно: Если выплата относится к декабрю, но выплачена в январе след. года — указывается 12 (декабрь) по правилу «начисление — выплата» (ст. 223 НК РФ).
3. Графа 030 — Сумма дохода. Начисленная сумма до удержания НДФЛ.
4. Графа 040 — Код вычета. Код стандартного/социального/имущественного вычета (например, 101 — на себя, 102 — на ребенка). Если вычета нет — прочерк или 0.
5. Графа 050 — Сумма вычета. Сумма предоставленного вычета в рублях.
6. Графа 060 — Налоговая база. Графа 030 минус Графа 050.
7. Графа 070 — Ставка налога. 13% (резиденты до 5 млн), 15% (резиденты свыше 5 млн), 30% (нерезиденты), 15% (дивиденды).
8. Графа 080 — Расчетная сумма налога. Графа 060 × Графа 070.
9. Графа 090 — Удержанная сумма налога. Фактически удержанная и перечисленная в бюджет сумма. Должна совпадать с расчетной (гр. 080), за исключением случаев невозможности удержания (тогда заполняется гр. 100).
10. Графа 100 — Неудержанная сумма налога. Если удержать не удалось (например, уволен, нет средств).

Заполненный образец на 2025 год (пример ситуации)

Рассмотрим пример заполнения для работника Цвет* Н.П. в ООО «Кле» (директор Руда Б.У.*) по итогам 2025 года.

Ситуация:

• Годовой доход (оклад + премии): 5 200 000 руб. (превышен лимит 5 млн руб.).
• Стандартный вычет на себя (код 101) предоставлен до превышения 350 000 руб. накопленного дохода — 14 000 руб. (140 000 × 13% = 18 200 руб. экономии, но в справке пишется сумма вычета 140 000).
• Стандартный вычет на ребенка (код 102) — 12 000 руб. в год (1 400 × 12 мес., предоставлен частично).
• В декабре 2025 года зарплата выплачена не полностью (аванс 15.12, зарплата 30.12 не успела пройти банк до 31.12). Вторая часть выплачена в январе 2026 года.

Фрагмент таблицы Раздела 1 (упрощенно):

Пояснения к строкам:

• Строки 1–10 (янв–окт): Доход в пределах 5 млн, ставка 13%, вычеты предоставлены.
• Строка 11 (ноябрь): Накопленный доход превысил 5 млн. Остаток ноября и весь декабрь облагаются по 15%. Вычеты на эту часть не распространяются (лимит 350 тыс. исчерпан).
• Строка 12 (декабрь, выплаченная часть): Налог удержан и перечислен по ставке 15%.
• Строка 13 (декабрь, НЕвыплаченная часть): Налог рассчитан (гр. 080), но не удержан (гр. 090 = 0), так как денег на руках у работника нет. Сумма переносится в графу 100 (30 000 руб.). В 6-НДФЛ за 2025 год эта сумма также отразится как неудержанная. При выплате в январе 2026 года удержание будет отражено в 6-НДФЛ за 2026 год (код периода 01), а в 2-НДФЛ за 2025 год она останется неудержанной.

Частые ошибки и нюансы 2025–2026 годов

Прогрессивная шкала (13% / 15%)

С 2021 года для резидентов введена прогрессивная шкала. В справке 2-НДФЛ обязательно разделять строки дохода до 5 млн руб. (ставка 13%) и свыше 5 млн руб. (ставка 15%) в пределах одного налогового периода (года). Нельзя писать одну строку со средней ставкой.

Вычеты на детей (код 102), новые лимиты

С 2024 года суммы вычетов на детей увеличены (п. 4 ст. 218 НК РФ):

• 1-й ребенок — 1 400 руб. в месяц (16 800 в год);
• 2-й ребенок — 1 400 руб. в месяц;
• 3-й и последующие — 3 000 руб. в месяц (36 000 в год).

В справке 2-НДФЛ за 2025 год указываются именно эти суммы. Вычет предоставляется до накопленного дохода 350 000 руб. в год (лимит на стандартные вычеты 101/102).

Материальная помощь (код 2300)

Необлагаемая сумма, до 4 000 руб. в год на все виды материальной помощи (кроме списка ст. 217 НК РФ, где лимиты другие). Сумма свыше 4 000 руб. включается в базу (код дохода 2000 или 2300 с указанием налогооблагаемой части).

Сдача в ФНС и выдача сотруднику

• Срок сдачи в ИФНС: до 25 февраля года, следующего за отчетным (для 2025 года, до ). Сдается электронно через ЭДО/ТКС/ЛК ФНС.
• Срок выдачи работнику: по письменному заявлению — в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ, ст. 226 НК РФ). При увольнении — в день расчета.
• С 2024 года работодатель не обязан сдавать 2-НДФЛ в ФНС за работников, если сдал 6-НДФЛ, НО обязан выдать справку сотруднику по запросу. Многие компании продолжают сдавать 2-НДФЛ в ФНС для страховки/удобства банков.

Как получить справку 2-НДФЛ работнику (инструкция)

1. Напишите заявление. Свободной формы: «Прошу выдать справку в форме 2-НДФЛ за 2025 год». Укажите ФИО, табельный номер, адрес для отправки (если по почте) или «на руки».
2. Подайте заявление: лично в кадры/бухгалтерию, через внутреннюю ЭДО, по почте (ценным письмом с вложением) или через Госуслуги (если работодатель интегрирован).
3. Получите справку: на руки под роспись, по почте или в личном кабинете ФНС (раздел «Справки 2-НДФЛ» — формируется автоматически на основе 6-НДФЛ, сданной работодателем).

Образец заявления:

Генеральному директору ООО «Кле»
Руда Б.У.*
от менеджера Цвет Н.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне справку о доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц в установленной форме (2-НДФЛ) за 2025 год для предоставления в банк (цель).

г. _____________ /Цвет* Н.П./

Электронные сервисы: Госуслуги и ЛК ФНС

На самым быстрым способом получить справку за 2025 год (если работодатель сдал 6-НДФЛ вовремя) — это Личный кабинет налогоплательщика на Госуслугах (Госуслуги.Налоги) или сайт ФНС (lkfl2.nalog.ru).

• Раздел: «Справки» → «Справка 2-НДФЛ».
• Выбрать год: 2025.
• Справка формируется в PDF с ЭЦП ФНС. Ее принимают банки, визовые центры, МФЦ.

Перед выдачей справки работнику или сдачей в ФНС (если сдаете добровольно) проверьте:

• [ ] Соответствует ли форма КНД 1175018 (утв. Приказом ЕД-7-11/874@).
• [ ] Совпадают ли итоговые суммы по доходам, вычетам, налогу (гр. 030, 050, 080, 090, 100) с данными 6-НДФЛ за тот же период.
• [ ] Правильно ли распределены ставки 13% / 15% при превышении 5 млн руб. (раздельные строки).
• [ ] Указаны ли коды вычетов (101, 102, 311, 410 и др.) и их суммы в рублях (а не в налоге).
• [ ] Заполнена ли графа 100 (неудержанный налог) по ситуациям декабря/увольнения.
• [ ] Стоит ли ЭЦП руководителя/уполномоченного лица (для электронной сдачи) или «живая» подпись и печать (при выдаче на руки — печать не обязательна, но подпись обязательна).
• [ ] Маскированы ли персональные данные в черновиках/обучающих материалах (как в этой статье: *).

Скачать актуальный бланк (XML/PDF) и образец заполнения можно на официальном сайте ФНС в разделе «Формы отчетности» -> «НДФЛ» -> «Справка о доходах физлица (КНД 1175018)» или в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) по ссылкам из актуальных писем ФНС.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (НК РФ, Приказы ФНС) и разъяснений ведомства актуальных на . Все персональные данные, наименования организаций, адреса и телефоны в примерах заменены на маски (*) в целях конфиденциальности.