Акт выполненных работ — это первичный учетный документ, подтверждающий факт оказания услуг или выполнения работ по договору. В системе СБИС (СБИС.Диадок, СБИС.Бухгалтерия, СБИС.ЭДО) этот процесс максимально автоматизирован: можно создать документ на основании договора, заполнить табличную часть, подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправить контрагенту для контрподписи. В статье подробно разберем весь цикл работы с актом в веб-интерфейсе и десктопном приложении.
Подготовительный этап: что нужно проверить перед созданием
Прежде чем нажимать кнопку «Создать», убедитесь, что в системе настроены базовые справочники. Это сэкономит время и исключит ошибки при обмене данными.
- Договор (контракт): Акт почти всегда создается на основании договора. Проверьте, что договор заведен в разделе «Документы» → «Договоры», имеет статус «Действует» и верные реквизиты сторон (ИНН, КПП, адреса *).
- Номенклатура (услуги/работы): Заведите справочник «Номенклатура» (раздел «Склад и закупки» или «Номенклатура»). Для каждой позиции укажите: название, единицу измерения (шт., час, кв.м и т.д.), вид номенклатуры, «Услуга» или «Работа», а также ставку НДС.
- Контрагенты: Карточки вашей организации и покупателя должны быть заполнены полностью: юр. адрес (), фактический адрес (), банковские реквизиты, ФИО руководителя и основания для подписи (Устав, Доверенность № * от ..).
- Сертификат ЭЦП: Убедитесь, что на рабочей станции установлен КриптоПро CSP, ключ ЭЦП действителен и привязан к пользователю в СБИС (раздел «Администрирование» → «Пользователи» → «Электронные подписи»).
Способы создания акта в СБИС
Система предлагает несколько сценариев создания документа. Выберите удобный для вашего бизнес-процесса.
Способ А: На основании договора (Рекомендуемый)
Это самый быстрый и надежный метод, так как реквизиты договора, стороны и валюта подтянутся автоматически.
- Перейдите в раздел «Документы» → «Договоры».
- Найдите нужный договор (фильтр по номеру, дате, контрагенту).
- Откройте карточку договора и нажмите кнопку «Создать на основании» (значок «+» или правый клик мыши).
- В выпадающем списке выберите «Акт выполненных работ / оказанных услуг».
Способ Б: Через журнал документов «Продажи»
- Раздел «Документы» → «Продажи» (или «Расходы» в зависимости от настроек роли).
- Нажмите кнопку «Создать» → «Акт выполненных работ».
- В шапке документа вручную выберите «Договор-основание». После выбора заполнятся реквизиты сторон.
Способ В: Из заказа покупателя / Заказа на производство
Если у вас настроен цикл «Заказ → Исполнение → Счет/Акт», откройте документ «Заказ покупателя» (статус «В работе» или «Готов к отгрузке») и нажмите «Создать на основании» → «Акт выполненных работ». Это актуально для сервисных центров, строителей и производственных компаний.
Заполнение реквизитов акта: детальный разбор полей
После открытия формы нового документа заполните следующие блоки:
Шапка документа
| Поле | Описание и нюансы |
|---|---|
| Номер и Дата | Нумерация обычно сквозная за год. Дата — календарная дата подписания/сдачи работ. Важно: дата акта не может быть раньше даты договора. |
| Договор | Выберите из справочника. Если договор один, он подставится автоматически. Проверьте, что подтянулись верные условия оплаты и валюта. |
| Наша организация | Выберите юрлицо или ИП, от имени которого выполнялись работы. Проверьте адрес (*) и банковские реквизиты. |
| Контрагент | Заказчик. При выборе договора заполнится автоматически. Проверьте ИНН/КПП — ошибка приведет к отказу в вводе ЭСФ/УПД позже. |
| Ответственные лица | Укажите исполнителя (менеджера, прораба) и лицо у заказчика, которое будет подписывать. ФИО скрыты () для конфиденциальности, но в системе должны быть реальными. |
| Основание | Автоматически: «Договор № от ..». Можно добавить доп. соглашение или заказ. |
Табличная часть: Товары, работы, услуги
Здесь фиксируется что именно сдается и в каком объеме.
- Добавление строк: Нажмите «Добавить» или клавишу Insert. Выберите номенклатуру из справочника (введите название или код).
- Количество и Цена: Укажите фактически выполненные объемы. Цена может подтянуться из договора или прайс-листа — проверьте и скорректируйте при необходимости.
- Сумма: Рассчитывается автоматически (Кол-во × Цена).
- НДС: Критически важное поле. Выберите ставку: «20%», «10%», «0%», «Не облагается», «Без НДС». Ошибка здесь повлечет расхождения в покупной/продажной книге.
- Единица измерения: Должна соответствовать договору и ОКЕИ (например, 796 — штука, 815 — час, 166 — кв.м).
- Склад/Объект: Если ведете учет по объектам/складам, укажите аналитику (объект строительства: *).
Дополнительные реквизиты (вкладка «Дополнительно»)
- Способ оплаты: Безналичный / Наличный. Влияет на формирование ПКО/РКО.
- Договор поставки (для 54-ФЗ): Если работаете через онлайн-кассу, укажите признак способа расчета («Полный расчет», «Частичный расчет и т.д.») и признак предмета расчета («Работа», «Услуга»).
- Комментарий: Внутренний комментарий (не печатается) и комментарий для печати (например, «Работы выполнены в срок, претензий нет»).
- Файлы: Прикрепите сканы подписанных на бумаге акта, фото объектов, ведомости объемов (файлы *).
Печать и проверка перед подписанием
Никогда не подписывайте документ «вслепую». Используйте кнопку «Печать» → «Акт выполненных работ (форма КС-2 / КС-3 / Универсальная)».
Что проверять в печатной форме:
- Полные наименования сторон (с ОПФ: ООО «Ромашка», ИП Иванов И.И.).
- ИНН/КПП — совпадают с ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- Номер и дата договора в преамбуле акта.
- Таблица: наименования работ, единицы измерения, кол-во, цена, сумма, НДС.
- Места для подписей: Должность, Подпись, Расшифровка подписи, М.П. (место печати, если есть).
Электронное подписание и отправка (ЭДО)
СБИС позволяет закрыть документ полностью в электронном виде за 1-2 минуты.
Сценарий 1: Подписываем только мы (односторонний акт / УПД)
Если акт является Универсальным передаточным документом (УПД) или вы работаете по схеме, где подпись заказчика не требуется для учета (редко, обычно для Б2С):
- Нажмите «Подписать и отправить» (или «Подписать» → «Отправить»).
- Выберите сертификат ЭЦП (если их несколько).
- Введите пароль от контейнера/ключа (*)
- Документ получит статус «Подписан нами» и уйдет в исходящие.
Сценарий 2: Двусторонний обмен (Стандартный ЭДО)
Наиболее частый вариант для B2B. Акт получает юридическую силу после подписания обеими сторонами.
- Нажмите «Подписать и отправить».
- Система предложит выбрать получателя (Оператор ЭДО контрагента). Обычно определяется автоматически по ИНН/КПП.
- Подпишите своей ЭЦП.
- Документ уходит контрагенту в «Входящие». У него есть 3 варианта действий:
- Подписать: Акт получает статус «Подписан всеми». Документ легализован.
- Отказать в подписании: Придет уведомление с причиной (например, «Не согласен с объемами»). Статус: «Отказ в подписании». Нужно создавать корректировку или новый акт.
- Игнорировать: Документ висит в «Ожидает подписания». Можно отправить напоминание (кнопка «Напомнить»).
Сценарий 3: Ручная передача (Без ЭДО)
Если контрагент не в ЭДО: нажмите «Печать» → «В 2-х экземплярах», распечатайте, подпишите ручкой, прошейте, отправьте курьером/почтой (*). В СБИС поставьте статус «Напечатан» или «Передан на подпись» (через меню «Действия» → «Изменить статус»).
Типовые ошибки и как их исправить
| Ошибка | Последствие | Решение в СБИС |
|---|---|---|
| Не верная ставка НДС (например, «Без НДС» вместо 20%) | Ошибки в Книге продаж, претензии ФНС, невозможность вычесть НДС покупателю. | Создать Корректировочный акт (на основании текущего → «Корректировка») или «Акт выполненных работ (корректировка)». Указать корректную ставку. Переподписать. |
| Ошибка в количестве/цене | Расхождения во взаиморасчетах, претензии заказчика. | То же: Корректировочный акт. В табличной части указать разницу (например, было 100 шт, стало 90 шт → строка с -10 шт) или перечислить позиции заново с флагом «Корректировка». |
| Заказчик не подписывает в ЭДО более 5 дней | Риск признания дохода по истечении сроков (п. 2 ст. 250 НК РФ для упрощенцев / налог на прибыль). | |
| Не совпадает сумма в акте и счете на оплату | Путаница в бухучете, вопросы у аудиторов. | Всегда создавайте Счет на оплату на основании Акта (или наоборот), чтобы суммы сходились автоматически. |
Корректировка уже подписанного акта
Если документ уже имеет статус «Подписан всеми», его нельзя просто отредактировать. Нужно оформить корректировку:
- Откройте подписанный акт.
- Нажмите «Создать на основании» → «Акт выполненных работ (корректировка)».
- В шапке укажите: «Исправляет акт № * от ..».
- В табличной части заполните только изменяемые строки (можно с минусовым количеством для вычета старого и плюсовым для начисления нового).
- Пройдите цикл подписания заново (ЭЦП обеих сторон).
Важно: Для корректировки НДС в корректировочном акте заполняются колонки «Сумма НДС исходная» и «Сумма НДС исправленная». СБИС заполняет их автоматически при выборе базового акта.
Автоматизация и лайфхаки для постоянных пользователей
- Шаблоны печатных форм: Если стандартная форма КС-2 не устраивает (нужен логотип, особые колонки, подпись ГИП), настройте свой шаблон в «Администрирование» → «Печатные формы» → «Редактор макетов». Сохраните как «Акт выполненных работ (Мой шаблон)».
- Автоматическое создание по расписанию: Для абонентского обслуживания (ежемесячные акты одной суммы) используйте «Планировщик» (раздел «Администрирование» → «Обмен данными» → «Планировщик задач») или настройте «Регулярные документы» в договоре.
- Интеграция с 1С: Если ведете учет в 1С, а ЭДО в СБИС — настройте обмен через «СБИС.Коннект» или универсальный формат EnterpriseData. Акты создавайте в 1С, отправляйте в СБИС для подписания.
- Мобильное приложение СБИС: Директор или прораб может подписать акт со смартфона (ЭЦП на рутокене/флешке с NFC или облачная ЭЦП СБИС ID). Удобно для полевых бригад.
Юридические нюансы (Справочно)
- Статья 753 ГК РФ: Заказчик обязан принять результат работ. Если он уклоняется от подписания акта, исполнитель имеет право составить акт односторонне в присутствии двух свидетелей (или с задействованием нотариуса) и потребовать оплату через суд.
- Форма акта: Единой обязательной формы (КС-2, КС-3) для всех нет с 2013 г. (Постановление Госкомастата № 157 от утратило силу для обязательного применения). Можно использовать свою форму, закрепленную в договоре. В СБИС доступны и госс формы, и универсальные.
- Сроки: Акт подписывается в срок, установленный договором. Если срок не установлен — в разумный срок после завершения работ.
- 54-ФЗ (Онлайн-кассы): При расчете с физлицами (Б2С) акт может заменять чек, если в нем есть все реквизиты ФЗ-54 (признак расчета, предмет расчета, ФИО кассира, ККТ, ФН, ФД, ФП). В СБИС это настраивается в карточке организации → «Кассовые аппараты».
Чек-лист: «Акт готов к отправке»
Перед нажатием кнопки «Подписать и отправить» пройдитесь по пунктам:
- [ ] Договор выбран верный, действует на дату акта.
- [ ] Наша организация и Контрагент — верные юрлица/ИП.
- [ ] Все позиции работ/услуг есть в табличной части.
- [ ] Количества соответствуют факту (подписанным ведомостям/журналам).
- [ ] Цены соответствуют договору/доп. соглашениям.
- [ ] Ставки НДС верны для каждой строки.
- [ ] Печатная форма выглядит корректно (нет «#####», обрезанных строк).
- [ ] Прикреплены вложения (фото, схемы, подписанные ведомости) — при необходимости.
- [ ] Выбран верный получатель (Оператор ЭДО) для отправки.
Составление акта выполненных работ в СБИС — процесс структурированный и безопасный. Главное правило: документ должен быть создан на основании договора, иметь верную аналитику НДС и пройти двустороннее электронное подписание. Использование функций «Создать на основании», «Корректировка» и шаблонов печати позволяет минимизировать ручной труд и ошибки. При возникновении спорных ситуаций (отказ в подписании, ошибки в ЭСФ) всегда опирайтесь на ГК РФ и порядок корректировки первички через корректировочные документы в той же системе СБИС.
Статья подготовлена на основе актуального функционала СБИС на . Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от версии (СБИС.Веб / СБИС++ / СБИС.Бухгалтерия) и прав доступа пользователя (*).