Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Отсутствие руководителя организации — это всегда риск для бесперебойной работы бизнеса. Законодательство (ст. 60.2 ТК РФ) позволяет временно передать полномочия директора другому сотруднику. Основным документом-инициатором этого процесса является служебная записка. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно составить такой документ в 2026 году‚ приведем актуальные образцы и объясним последующую процедуру оформления приказа.

Правовое основание и назначение документа

Служебная записка — это внутриорганизационный документ‚ которым инициатор (часто сам директор‚ зама или учредитель) обращается к уполномоченному лицу (учредителю‚ совету директоров‚ собственнику) с предложением временно возложить исполнение обязанностей руководителя на конкретного сотрудника на период отсутствия основного директора (отпуск‚ болезнь‚ командировка).

Статья 60.2 ТК РФ — регулирует выполнение работ по совместительству и выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
Статья 151 ТК РФ — определяет оплату такой работы (доплата за замещение).
ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» — требует документального оформления хозяйственных операций (приказ основывается на записке).

Важно: Сама по себе служебная записка не дает права подписывать документы за директора. Она является основанием для издания приказа (распоряжения) о возложении обязанностей.

Структура и обязательные реквизиты служебной записки (ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Документ должен содержать следующие элементы:

Шапка: Кому (должность‚ ФИО адресата — учредитель/собственник)‚ От кого (должность‚ ФИО автора — директор/зам.директора).
Наименование документа: «Служебная записка» (по центру).
Дата и регистрационный номер (ставит секретарь/делопроизводитель).
Тема: «О возложении обязанностей Генерального директора на время ежегодного оплачиваемого отпуска».
Текст (обоснование):
- Указание на уход директора в отпуск (даты начала и окончания‚ номер приказа об отпуске).
- Необходимость обеспечения непрерывности управления.
- Предложение конкретного кандидата (ФИО‚ должность‚ табельный номер).
- Перечень передаваемых полномочий (полные или частичные).
- Условия оплаты труда (доплата до зарплаты директора или процентная ставка).
Подпись автора с расшифровкой.
Виза согласования (юрист‚ кадровик‚ гл. бухгалтер — при необходимости).
Резолюция адресата (согласовать/утвердить/назначить ответственного за подготовку приказа).

Образец служебной записки (заполненный вариант на 2026 год)

Ниже приведен типовой образец. Данные в квадратных скобках и конфиденциальные сведения заменены на маску *.

Учредителю ООО «»
Иванову И.И.

От Генерального директора ООО «»
Петрова П.П.

Служебная записка

№ * от г.

Тема: О возложении обязанностей Генерального директора на время ежегодного оплачиваемого отпуска

Информирую‚ что в соответствии с графиком отпусков на 2026 год‚ утвержденным приказом № * от *‚ я ухожу на ежегодный оплачиваемый отпуск с по (28 календарных дней). Приказ об отпуске № * от г.

В целях обеспечения бесперебойной работы Общества‚ исполнения обязательств перед контрагентами‚ управления текущей деятельностью и подписания финансово-хозяйственных документов на период моего отсутствия‚

ПРОШУ:

Возложить исполнение обязанностей Генерального директора ООО «» на период с по включительно на Заместителя Генерального директора по коммерческим вопросам Сидорова С.С. (табельный номер *).
Определить перечень передаваемых полномочий: полное управление текущей деятельностью‚ право подписи платежных поручений‚ договоров‚ заказов‚ распоряжений‚ представление интересов Общества в госорганах и судах (кроме вопросов‚ требующих решения Учредителя/Советом директоров).
Установить доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере * % от оклада Генерального директора (или разницу между окладом заместителя и директором) за фактически отработанное время замещения в соответствии со ст. 151 ТК РФ и Положением об оплате труда ООО «».
Поручить кадровику подготовить проект Приказа о возложении обязанностей и Дополнительного соглашения к трудовому договору.

Приложение: Копия приказа об отпуске № * от г., 1 л.

Подпись: _____________ /Петров П.П./

СОГЛАСОВАНО

Юридический департамент: _____________ /Смирнов А.А./ «___» ________ 2026 г.

Главный бухгалтер: _____________ /Козлова Е.В./ «___» ________ 2026 г.

РЕЗОЛЮЦИЯ УЧРЕДИТЕЛЯ

Согласен. Поручить кадровику подготовить приказ к «15» июня 2026 г.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./ «09» июня 2026 г.

Ключевые нюансы заполнения в 2026 году

Кто подписывает записку?

Если директор уходит в отпуск — пишет сам директор (адресату — учредителю/собственнику).
Если директор в больничном/командировке и не может написать — пишет учредитель или уполномоченный орган (совет директоров).
В организациях с единственным учредителем записка часто пишется от имени директора к учредителю для фиксации воли собственника.

Выбор замещающего лица

Обычно это заместитель директора (если есть в штате).
Может быть другой сотрудник (главный бухгалтер‚ коммерческий директор‚ начальник отдела)‚ если его компетенция позволяет.
Нельзя возложить обязанности на внешнего лицо (только на работника данной организации).
Замещающий не должен находиться в отпуске‚ больничном или командировке в тот же период.

Перечень полномочий: полные или частичные?

В записке необходимо четко прописать‚ что именно передается:

Полное замещение: все права по Уставу и доверенности (подпись договоров‚ платежки‚ кадровые приказы‚ представление в судах). Требует нотариальной доверенности или указания в Приказе права второй подписи в банке.
Частичное замещение: только операционная деятельность (подпись счетов‚ актов‚ внутренних документов)‚ а стратегические решения (кредиты‚ крупные сделки‚ кадровые перемещения руководителей) остаются за учредителем/директором по возвращении.

Рекомендация 2026: Обязательно укажите в записке: «Право подписи финансовых документов (платежных поручений) осуществляется совместно с Главным бухгалтером (второй подпись)». Это требование банков (115-ФЗ‚ рекомендации ЦБ РФ).

Оформление доплаты (ст. 151 ТК РФ)

В записке нужно заложить основу для расчета доплаты. Варианты:

Разница окладов: Оклад директора минус оклад заместителя.
Процент от оклада директора: Например‚ 50%‚ 70%‚ 100% (фиксируется в Положении об оплате труда или Коллективном договоре).
Фиксированная сумма: Установленная локальным нормативным актом.

Без упоминания оплаты в записке/приказе инспекция труда может расценить это как нарушение прав работника.

Последующая процедура: от записки к Приказу

После получения резолюции учредителя на служебной записке запускается документооборот:

Подготовка Проекта Приказа кадровиком (форма единая или собственная‚ разработанная в ЛНА).
Подписание Приказа учредителем (или лицом‚ уполномоченным Уставом).
Ознакомление под роспись замещающего лица (Сидорова С.С.*) с Приказом ДО начала замещения (не позднее ).
Банковское сопровождение: Подача в банк карточки образцов подписей (КОС) с новой подписью временно исполняющего обязанности (если передается право 1-й подписи) или уведомление об изменении перечня лиц‚ уполномоченных на 2-ю подпись.
Уведомление контрагентов/госорганов: При необходимости (ЕГРЮЛ не меняется‚ так как директор не меняется‚ меняется только исполнитель обязанностей).

Образец Приказа (на основании записки)

Для полноты картины приведем структуру Приказа‚ который готовится на основании рассмотренной служебной записки.

ПРИКАЗ №

г. ‚ «15» июня 2026 г.

О возложении обязанностей Генерального директора ООО «» на время отсутствия

На основании: Устава ООО «»‚ ст. 60.2 ТК РФ‚ служебной записки Генерального директора № * от г.‚ решения Учредителя от г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

В период нахождения Генерального директора Петрова П.П.* в ежегодном оплачиваемом отпуске с по возложить исполнение обязанностей Генерального директора ООО «» на Заместителя Генерального директора по коммерческим вопросам Сидорова Сергея Сергеевича.
Определить‚ что Сидоров С.С.* на период замещения осуществляет полные полномочия Генерального директора в соответствии с Уставом ООО «»‚ за исключением прав‚ принадлежащих исключительно компетенции Учредителя (собрания участников).
Установить Сидорову С.С. за период замещения доплату в размере разницы между окладом Генерального директора и окладом Заместителя директора (составляющей * руб.) за фактически отработанное время.
Заключить с Сидоровым С.С. Дополнительное соглашение к трудовому договору № от * г. о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника.
Поручить Главному бухгалтеру Козловой Е.В. произвести расчет и выплату доплаты в установленные сроки.
Поручить кадровику обеспечить ознакомление Сидорова С.С.* с настоящим Приказом под роспись до г.
Контроль за исполнением Приказа возлагаю на себя.

Генеральный директор /Подпись/ П.П.* /Петров П.П./

Согласовано: Учредитель ООО «» /Подпись/ И.И.* /Иванов И.И./

С ознакомлением: _____________ /Сидоров С.С./ «15» июня 2026 г.

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

Ошибка	Последствие	Как избежать
Отсутствие служебной записки (сразу пишут приказ)	Нарушение делопроизводства‚ нет документа-основания от инициатора.	Всегда оформляйте записку первой.
Не указан срок замещения или он не совпадает с отпуском	Споры об оплате‚ риск бессрочного замещения.	Жестко привязать даты к приказу об отпуске.
Не прописан размер/порядок доплаты	Штрафы ГИТ‚ судебные иски от работника.	Обязательный пункт в записке и приказе + Доп. соглашение.
Не оформлено Доп. соглашение к ТД	Нарушение ст. 60.2 ТК РФ (требуется письменная форма).	Подготовить соглашение параллельно с приказом.
Не обновлена карточка образцов подписей в банке	Банк не примет платежки с подписью временного директора (115-ФЗ).	Подать документы в банк за 3-5 дней до начала отпуска.
Передача полномочий‚ требующих нотариальной доверенности (суды‚ нотариусы‚ Росреестр)	Документы не примут без нотариальной доверенности.	В записке/приказе оговорять: «кроме действий‚ требующих нотариальной формы». Выдать нотариальную доверенность отдельно.

Особенности для ИП и некоммерческих организаций

ИП: У ИП нет «директора» в понимании ТК РФ (ИП сам руководитель). Возложение обязанностей возможно только на управляющего (по договору управления) или доверенному лицу по нотариальной доверенности. Служебная записка здесь не применяется‚ оформляется Доверенность и/или Договор управления.
НКО (Фонды‚ Ассоциации): Процедура аналогична ООО‚ но адресатом записки является Высший коллегиальный орган (Совет‚ Наблюдательный совет‚ Конференция)‚ а не учредитель. Требуется протокол заседания органа.

Электронный документооборот (ЭДО) и 2026 год

В 2026 году большинство организаций перешли на ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур‚ 1С-ЭДО).

Служебная записка создается как внутренний документ (неформализованный формат или XML-схема «Служебная записка»).
Подписывается КЭП (Квалифицированная электронная подпись) автора и согласующих.
Резолюция учредителя ставится в системе ЭДО.
На основании записки в системе генерируется Приказ (формализованный или неформализованный)‚ который также подписывается КЭП.
Важно: Для банка и налоговой часто требуется бумажный оригинал Приказа с «живой» подписью и печатью (если печать есть) или нотариально заверенная копия из ЭДО. Уточните требования вашего банка заранее.

Резюме: пошаговый алгоритм действий за неделю до отпуска

D-7 дней: Директор готовит Служебную записку (Образец выше)‚ согласовывает с юристом/бухгалтером.
D-5 дней: Записка на подписи у Учредителя (получение резолюции).
D-4 дня: Кадровик готовит Проект Приказа и Дополнительное соглашение к ТД.
D-3 дня: Приказ подписывает Учредитель/Директор (если уполномочен).
D-2 дня: Замещающий (Сидоров С.С.*) ознакомляется с Приказом и Доп. соглашением под роспись.
D-1 день: Подача документов в банк на обновление КОС (карточки образцов подписей).
D-день (15.06): Директор уходит в отпуск. Замещающий начинает работу. Кадровик делает отметку в табеле (код «РВ» или «Г» с приказом).

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер. Приведенные образцы являются типовыми. Реальные документы должны учитывать Устав вашей организации‚ Локальные нормативные акты (Положение об оплате труда‚ Должностные инструкции)‚ а также специфику банковского обслуживания. Рекомендуется согласовать финальные версии с корпоративным юристом или аутсорсинговой юридической фирмой (*).