Штатно-должностная книга — это официальный учётный документ, который ведётся в воинских частях, органах и подразделениях Министерства обороны РФ (а также по аналогичным формам — в МВД и других силовых ведомствах). В ней фиксируются сведения о личном составе по каждой штатной должности. В этой статье разберём, что представляет собой документ, какова его структура, где найти форму для скачивания и как правильно её заполнять.

Что такое штатно-должностная книга

Штатно-должностная книга (ШДК) — это учётная форма, отражающая соответствие штатных должностей подразделения и фактически занимающих их военнослужащих или работников. Она позволяет командованию и кадровым органам:

• контролировать укомплектованность подразделения личным составом;
• отслеживать назначения, перемещения и увольнения;
• вести учёт воинских (специальных) званий, образования, стажа службы;
• фиксировать сведения об аттестации, наградах и дисциплинарных взысканиях;
• планировать заключение новых контрактов с военнослужащими, достигшими предельного возраста службы.

Нормативная база

Формы штатно-должностных книг утверждаются ведомственными приказами. Например, в системе МВД России форма установлена Приложением № 3 к Положению о централизованном учёте персональных данных сотрудника органов внутренних дел (с изменениями, внесёнными приказами МВД России от № 3* и от № 6*). В Министерстве обороны РФ аналогичные учётные документы ведутся на основании внутренних приказов и указаний по организации кадровой работы и учёту личного состава.

Обратите внимание: актуальные формы периодически обновляются, поэтому перед использованием скачанного бланка необходимо сверить его с действующей редакцией ведомственного приказа.

Структура и содержание книги

Типовая штатно-должностная книга имеет формат 590 × 210 мм и содержит следующие графы:

1. Наименование должности, должностной оклад и предельное воинское (специальное) звание по должности;
2. Фамилия, имя, отчество, личный номер (например: Иван* И.И., личный номер А-12**);
3. Воинское (специальное) звание и дата его присвоения;
4. Число, месяц и год рождения;
5. Образование;
6. Стаж службы (на 1 января текущего года);
7. Дата и номер приказа о назначении на должность;
8. Профессиональное обучение;
9. Сведения об аттестации;
10. Сведения о государственных и ведомственных наградах;
11. Неснятые дисциплинарные взыскания (дата и номер приказа);

Требования к оформлению

Согласно примечанию к типовой форме, штатно-должностная книга изготавливается в виде книги, которая:

• прошнуровывается и пронумеровывается;
• регистрируется в установленном порядке в подразделении делопроизводства и режима;
• состоит из отдельных листов в виде карточек на плотной бумаге.

Где скачать форму штатно-должностной книги

Найти бланк и образец заполнения можно следующими способами:

1. Справочно-правовые системы — «КонсультантПлюс», «Гарант». Там размещены официальные приложения к приказам с актуальными формами (например, consultant.ru — раздел с приложениями к положениям об учёте персональных данных).
2. Официальные сайты ведомств — порталы МО РФ (mil.ru) и МВД РФ, где публикуются тексты приказов.
3. Специализированные форумы кадровиков и начфинов (например, nachfin.info), где обсуждаются формы журналов учёта личных дел и штатно-должностных книг, а также делятся опытом их ведения.
4. Внутренние ресурсы части, актуальную форму всегда можно запросить в кадровом органе (отделении) своего подразделения.

Важно: скачанные из открытых источников формы носят ознакомительный характер. Для официального ведения книги используйте бланки, утверждённые действующим приказом вашего ведомства.

Порядок ведения книги

• Записи вносятся на основании приказов по личному составу (о назначении, присвоении звания, увольнении и т.д.);
• Каждая запись должна содержать ссылку на дату и номер соответствующего приказа;
• Исправления заверяются подписью ответственного должностного лица;
• Книга относится к документам с ограниченным доступом, так как содержит персональные данные военнослужащих (Ф.И.О., даты рождения, личные номера — вида Петр** С.П., 05..19);
• Хранение осуществляется в кадровом подразделении с соблюдением режима секретности и требований законодательства о персональных данных (ФЗ-152).

Штатно-должностная книга — ключевой инструмент кадрового учёта в воинских частях и силовых структурах. Скачать её форму можно через правовые системы «КонсультантПлюс» и «Гарант» или на официальных ресурсах ведомств, однако перед применением обязательно сверяйте бланк с актуальной редакцией ведомственного приказа. Правильное ведение книги обеспечивает достоверный учёт личного состава и защиту персональных данных военнослужащих.