Консультация для граждан и юридических лиц: куда обращаться, какие документы можно получить, каковы особенности работы архива и как избежать типичных ошибок при запросе нотариальных дел.

Что такое Севастопольский государственный нотариальный архив?

Севастопольский государственный нотариальный архив (далее — СГНА) — это специализированное государственное учреждение, на которое возложены функции долговременного хранения, систематизации и выдачи копий нотариальных документов, оформленных на территории города Севастополь:

• до марта 2014 года — в рамках украинского законодательства;
• с марта 2014 года — в рамках законодательства Российской Федерации.

Основные задачи СГНА:

• приём дел от частных нотариусов и нотариальных контор, прекративших деятельность;
• обеспечение сохранности документов не менее 75 лет;
• выдача заверенных копий (выписок) из нотариальных дел;
• консультирование граждан по вопросам восстановления утраченных документов.

Адрес, телефоны и режим работы

Юридический адрес:
299001, г. Севастополь, пл. Ластова, д. 3 (центр города, рядом с пл. Нахимова).

Телефоны справочной службы:

• +7 (8692) -1-06-32, приёмная архива;
• +7 (8692) -5-88-16 — телефон/факс;
• +7 (978) -21-00-16, мобильный (WhatsApp, Telegram, только СМС/текст).

E-mail: sevnotarhiv@gov.sev.ru

Режим работы:

• пн–пт: 09:00–18:00;
• перерыв: 13:00–13:45;
• сб, вс: выходные;
• в рабочий день, предшествующий государственному празднику, приём сокращается на 1 час.

Какие документы можно заказать в СГНА?

Пошаговая инструкция по получению копии нотариального документа

Шаг 1. Уточните реквизиты

Постарайтесь заранее собрать максимум информации:

1. ФИО нотариуса или номер нотариальной конторы;
2. приблизительная дата совершения нотариального действия;
3. вид документа (завещание, доверенность, договор и т.п;);
4. ФИО сторон (стороны договора, наследодателя, доверителя/поверенного).

Шаг 2. Подайте запрос

Способ 1. Личное обращение
Приезжайте в архив с паспортом. Если документ нужен наследнику — добавьте свидетельство о праве на наследство или нотариально заверенную доверенность от других наследников.

Способ 2. Запрос по электронной почте
Отправьте письмо на sevnotarhiv@gov.sev.ru с темой «Запрос на выписку из нотариального дела». В письме укажите:

• свои ФИО и контактный телефон;
• описание искомого документа;
• подтверждающий документ (скан паспорта/свидетельства о праве наследства);

Способ 3. По почте (Россия/СНГ)
Заверьте ксерокопию паспорта у нотариуса и приложите к заявлению. Отправьте заказным письмом с уведомлением.

Шаг 3. Оплатите госпошлину

Стоимость заверенной копии зависит от объёма документа:

• до 10 страниц, 200 ₽;
• 11–50 страниц — 450 ₽;
• свыше 50 страниц — 650 ₽ + 5 ₽ за каждую последующую страницу.

Оплату можно произвести:

• в кассе архива (карта/наличные);
• онлайн по реквизитам, которые придут в ответ на ваш e-mail-запрос.

Шаг 4. Получите готовую выписку

Сроки:

• если дело уже переведено в архив — 1–3 рабочих дня;
• если дело находится у действующего нотариуса и требуется межархивный запрос — до 15 рабочих дней.

Форма выдачи:

• заверенная ксерокопия с «мокрой» печатью СГНА;
• по желанию, заверенный перевод на украинский язык (для судов Украины).

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: приезжать без предварительного звонка.
  Решение: по телефону +7 (978) -21-00-16 можно оперативно узнать, переведено ли дело в архив, и записаться на конкретное время.
• Ошибка: присылать заявление без копии паспорта.
  Решение: без заверенной копии документы к рассмотрению не принимаются.
• Ошибка: указывать только год совершения нотариального действия.
  Решение: чем точнее указан месяц и день, тем быстрее найдут дело.
• Ошибка: запрашивать «всё, что есть по адресу».
  Решение: конкретизируйте объект (например, «договор купли-продажи квартиры по ул. Ленина, 10, кв. 25»).

Дополнительные сервисы СГНА

Справка о нотариальных действиях за последние 30 лет

Помогает наследникам выявить всех нотариусов, у которых могли быть оформлены документы умершего. Заказывается отдельным запросом.

Помощь в восстановлении утраченных документов

Если у вас сохранилась только копия договора, архив подготовит заверенную копию, которая будет иметь ту же юридическую силу, что и оригинал.

Онлайн-отслеживание статуса заявки

После оплаты услуги вам придёт номер заявки; С его помощью можно узнать статус на официальном портале госуслуг города Севастополь.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Может ли архив отказать в выдаче копии?

Ответ: да, если истёк срок хранения (75 лет), либо документ был уничтожен по акту. В этом случае выдаётся официальный отказ, который можно использовать в суде для подтверждения факта утраты документа.

Вопрос: Нужна ли личное присутствие наследника?

Ответ: нет, достаточно нотариально заверенной доверенности. Если наследников несколько — любой из них может получить копию, если представит согласие остальных.

Вопрос: Можно ли заказать апостиль или легализацию?

Ответ: непосредственно в СГНА — нет. Копию сначала берите в архиве, а затем обращайтесь в МИД или Минюст РФ для проставления апостиля.

Контакты для быстрой связи

Приёмная:
☎ +7 (8692) -1-06-32
📧 sevnotarhiv@gov.sev.ru

WhatsApp/Telegram (только текст/SMS):
📱 +7 (978) -21-00-16

Официальный сайт:
https://sevnotarhiv.gov.ru

Если вы не нашли в этой консультации нужной информации, напишите нам, и мы подготовим персональный алгоритм действий.