Архивные учреждения играют ключевую роль в сохранении исторической памяти региона, обеспечении правовых гарантий граждан и поддержке управленческой деятельности органов власти. Сектор архива администрации Спасского района Рязанской области является структурным подразделением, выполняющим функции по учету, хранению и использованию документов, образующихся в ходе деятельности органов местного самоуправления и районной администрации.

Общие сведения и правовая основа деятельности

Деятельность сектора регулируется законодательством Российской Федерации в области архивного дела (Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), законодательством Рязанской области, а также локальными нормативными правовыми актами администрации Спасского района.

• Полное наименование: Сектор архива администрации Спасского района Рязанской области.
• Статус: Структурное подразделение администрации муниципального района (внутреннее структурное подразделение).
• Ведомственная подчиненность: Администрации Спасского района Рязанской области.
• Методическое руководство: Осуществляется Архивом Рязанской области (Государственным казенным учречением области).

Основные функции и полномочия

Сектор архива решает комплекс задач, направленных на сохранение документированного фонда района:

1. Прием и учет документов: Прием на хранение дел из структурных подразделений администрации, отмененных или реорганизованных организаций, а также документов от граждан и общественных объединений (по согласованию).
2. Обеспечение сохранности фондов: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, световой режим, противопожарная безопасность), проведение профилактических мероприятий, борьба с биологическими повреждениями.
3. Научно-справочная работа: Составление описей, указателей, путеводителей, карточек учета фондов. Формирование электронных баз данных и информационно-справочных систем.
4. Предоставление документов на зование: Выдача архивных справок, копий документов гражданам (для подтверждения стажа, зарплаты, права на жилье, льгот и т.д.), правовым лицам и государственным органам.
5. Экспертиза документов: Проведение экспертизы стоимости и сроков хранения документов (актирование) для последующего уничтожения неценных документов или перевода ценных в архив.
6. Консультирование: Методическая помощь структурным подразделениям администрации по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Состав архивных фондов

Фонды сектора архива формируются за счет документов следующих категорий:

• Документы администрации Спасского района (распоряжения, приказы, постановления, отчеты, протоколы совещаний).
• Документы ликвидированных/реорганизованных предприятий, учреждений и организаций района (в т.ч. сельских советов, колхозов, совхозов, промкооперации, историческая перспектива).
• Документы личного происхождения (деятельность руководителей администрации, известных земляков).
• Фонды ведомств, переданные в ведение администрации района.
• Коллекции фотодокументов, кинофотофоно документов, карт, схем, планов территории района.

Важно: Значительная часть фондов относится к советскому периоду (1920–1990-е гг.), что делает архив ценным источником для изучения истории коллективизации, Великой Отечественной войны, послевоенного восстановления и развития аграрного сектора региона.

Режим работы и порядок обращения граждан

Для получения архивной справки или копии документа гражданам необходимо лично обратиться в сектор архива или направить запрос почтой/через портал госуслуг.

Часы приема посетителей (примерный график, уточняйте по телефону):

• Понедельник – Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв: 13:00 – 14:00)
• Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв: 13:00 – 14:00)
• Суббота, Воскресенье: Выходной
• Санитарный день (последняя пятница месяца): архив закрыт для посетителей.

Необходимые документы для обращения:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос касается архива другого лица) — свидетельство о рождении/браке, решение суда и т.д.
3. Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в установленном порядке), если обращается представитель.
4. Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее).

Контактная информация и реквизиты

Внимание: В соответствии с политикой конфиденциальности и требованиями безопасности, персональные данные сотрудников (фамилии, внутренние телефоны, номера личных кабинетов) частично скрыты.

Процедура получения архивной справки (пошагово)

1. Подготовка запроса: Сформулируйте, какая именно информация нужна (подтверждение стажа работы на конкретном предприятии, заработной платы за определенный период, факта проживания, начисления пенсии и т.д.).
2. Обращение: Личный визит в часы приема ИЛИ отправка почтового отправления (ценным письмом с вложенным конвертом для ответа) ИЛИ через ЕПГУ/РПГУ (Госуслуги) — раздел «Получение архивной справки».
3. Регистрация: Ваш запрос регистрируется в журнале учета обращений. Вам сообщают срок готовности (обычно до 30 календных дней по сложным запросам, стандартные справки — быстрее, часто в день обращения или за 3-5 дней).
4. Поиск документов: Архивариус производит поиск по описям и картотекам. Если фонд не описан или документы находятся в неудовлетворительном состоянии, срок может увеличиться.
5. Выдача результата: Выдается архивная справка на бланке строгой отчетности (с печатью и подписью руководителя) или заверенная копия документа. При личном визите — под роспись в журнале выдачи. По почте — заказным письмом.

Особенности работы с «проблемными» фондами

Спасский район имеет богатую историю, однако не все фонды дошли до наших дней в идеальном виде. Сектор архива ведет работу по:

• Реставрации: Восстановление документов, поврежденных водой, огнем, грибком или временем (часто привлекаются специалисты ГАРО — Государственного архива Рязанской области).
• Оцифровке: Постепенное сканирование наиболее востребованных фондов (метрические книги, списки recrutов, фонды ликвидированных сельсоветов) для удаленного доступа и сохранения оригиналов.
• Поиску утерянных дел: Взаимодействие с архивами соседних районов (Клепиковский, Рязанский, Скопинский, Шацкий) и областным архивом для выявления документов, переданных туда в разные годы.

Взаимодействие с Госархивом Рязанской области (ГАРО)

Сектор архива администрации является муниципальным архивом. Согласно законодательству, документы с истекшими сроками хранения, имеющие историческую ценность, подлежат обязательной передаче в Государственный архив Рязанской области (г. Рязань, ул. Фрунзе, д. 47).

Если в сектор архива администрации обращаются за документами, которые уже переданы в ГАРО (обычно это фонды до 1990-х гг. по ликвидированным организациям), архивариус обязан проконсультировать гражданина и направить его в областной архив или отправить межведомственный запрос самостоятельно.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли заказать справку через Госуслуги?

Ответ: Да, услуга «Предоставление архивной справки» доступна на портале Госуслуг (ЕПГУ). Необходимо выбрать ведомство: «Администрация Спасского района Рязанской области» или «Архив Рязанской области» в зависимости от того, где хранятся нужные документы.

Вопрос: Сколько стоит архивная справка?

Ответ: Для пенсионеров, ветеранов, инвалидов и иных льготных категорий — бесплатно (при предъявлении удостоверения). Для остальных граждан — плата взимается в соответствии с тарифами, утвержденными администрацией района (оплата через Сбербанк/Почту Банк по реквизитам администрации, квитанция предоставляется в архив).

Вопрос: Хранят ли в секторе архива метрические книги (ЗАГС)?

Ответ: Нет. Метрические книги (акты гражданского состояния) хранятся в ЗАГСе Спасского района (адрес: г. Спасск-Рязанский, ул. *, д. ) и в Государственном архиве Рязанской области (фонды до 1920-1930 гг.). В секторе архива администрации могут храниться лишь копии или выписки, прикрепленные к делам администрации.

Вопрос: Что делать, если предприятие, где я работал, ликвидировано давно, и в архиве нет дел?

Ответ: Архивариус составляет официальный ответ об отсутствии документов (справку об отсутствии сведений). С этим документом необходимо обращаться в Пенсионный фонд (СФР) для подтверждения стажа через судебный порядок или по свидетельским показаниям (ст. 62 ФЗ «О страховых пенсиях»).

Перспективы развития

Администрация Спасского района ведет курс на модернизацию архивного дела:

• Внедрение автоматизированной системы управления архивом (АСУА) для перевода картотек в электронный вид.
• Оборудование хранилищ современными стеллажами, системами климат-контроля и пожаротушения.
• Расширение доступа к информации через интернет-портал администрации (публикация путеводителей по фондам).
• Повышение квалификации архивариусов (стажировки в ГАРО, обучение работе с электронными документами).

Данная статья носит информационный характер. Режим работы, контактные телефоны и реквизиты могут изменяться. Рекомендуется уточнять актуальную информацию на официальном сайте администрации Спасского района или по телефону приемной комиссии перед визитом.

Дата актуализации информации: 2024 год.