С 1 января 2023 года Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в Социальный фонд России (СФР). Несмотря на смену названия, обязанности работодателя по передаче сведений о принятом на работу сотруднике остаются ключевыми для начисления пенсионных коэффициентов и страхового стажа. В статье подробно разбираем пакет документов, сроки и порядок сдачи отчетности в 2026 году.

Основной документ: СЗВ-ТД

Главным документом, подтверждающим трудовую деятельность, является СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности). Именно на его основе СФР формирует индивидуальный личный счет застрахованного лица.

Когда сдавать СЗВ-ТД в 2026 году

Согласно ст. 14 ФЗ-27 «Об обязательном пенсионном страховании», отчет сдается:

• Не позднее следующего рабочего дня после дня вступления трудового договора в силу (дня приема на работу) — для сведений о приеме.
• Ежеквартально (до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) — для сведений об изменении и прекращении трудовой функции, а также для корректирующих сведений.

Способы подачи

1. Электронно через личный кабинет работодателя на портале СФР (lk.sfr.gov.ru) — основной и рекомендуемый способ.
2. Через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн и др.) — удобно для массовой отчетности.
3. На бумажном носителе — допускается только для работодателей, имеющих в штате менее * сотрудников (согласно п. 3 ст. 14 ФЗ-27), либо в случае форс-мажора/технических сбоев портала.

Пакет документов, которые работодатель готовит «внутри» (для формирования СЗВ-ТД)

Хотя в СФР уходит только отчет СЗВ-ТД, для его корректного заполнения HR-специалист должен собрать и проверить следующие документы от сотрудника:

Обязательные документы (ст. 65 ТК РФ)

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета). Если отсутствует — работодатель обязан помочь оформить его через СФР (заявление в форме АДВ-1).
• Трудовая книжка (бумажная), если сотрудник работает впервые до 2020 г. или выбрал бумажный формат. Для принятых после 2020 г. ведется электронная трудовая книжка (ЭТК), сведения в которую попадают автоматически из СЗВ-ТД.
• Документ об образовании/квалификации, для работ, требующих специальной подготовки.
• Военный билет / Учетное свидетельство призывника — для военнообязанных.

Дополнительные документы (по обстоятельствам)

• Свидетельство о рождении детей (для предоставления гарантий, льгот, доп. отпусков).
• Справка о судимости (для определенных категорий работ: образование, охрана, госслужба).
• Медицинская книжка / справка о медосмотре (форма 086-у) — для работ с вредными факторами, питания, медицины, торговли.
• Разрешение на работу / патент — для иностранных граждан.

Особенности заполнения СЗВ-ТД при приеме (Раздел 1)

В 2026 году актуальна версия формата, утвержденная Приказом СФР от * г; № * (следите за обновлениями на сайте sfr.gov.ru в разделе «Отчетность»).

Ключевые поля, требующие внимания:

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и СЗВ-ТД

С 2020 года ведение бумажных трудовых книжек для новичков прекращено. СЗВ-ТД — это единственный источник данных для ЭТК.

• Сотрудник может в любой момент получить выписку из ЭТК через Госуслуги или личный кабинет СФР.
• Если в СЗВ-ТД допущена ошибка (опечатка в должности, дате), она автоматически попадет в ЭТК. Исправить это можно только корректирующим СЗВ-ТД (вид сведений «4»).

Специфические ситуации 2026 года

Прием иностранных граждан

Помимо стандартного СЗВ-ТД, работодатель обязан:

1. Уведомить МВД о заключении/расторжении трудового договора (в течение 3 рабочих дней).
2. Уведомить СФР о заключении договора с иностраним работником (форма СЗВ-М — уведомление о заключении/расторжении договора с иностранцем) в течение дня заключения договора.
3. Указать в СЗВ-ТД номер разрешения на работу/патента и срок его действия.

Внутренние совместители

СЗВ-ТД сдается отдельно по каждому трудовому договору. В разделе «Признак основного места работы» для совместителя ставится «0» (не основное). Страховые взносы платятся по обоим договорам в пределах пределов базы (МРОТ/Макс база).

Удаленные сотрудники (другой регион)

С 2023 года регистрация страхователя в СФР ведется по месту нахождения организации (головного офиса). Отдельная регистрация филиалов/обособленных подразделений в территориальных органах СФР не требуется. СЗВ-ТД сдается единым отчетом от головной организации.

Ответственность за нарушение сроков и ошибки

Нарушение порядка и сроков представления СЗВ-ТД влечет административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ:

• На должностных лиц — штраф от * до * рублей.
• На юрлиц — штраф от * до * рублей.
• За повторное нарушение, дисквалификация должностного лица на срок до 1 года или штраф на юрлицо до * рублей.

Важно: Штрафы накладываются за каждое нарушение (за каждого сотрудника, за каждую пропущенную дату).

Чек-лист HR-специалиста: алгоритм действий в день приема

1. Проверить пакет документов сотрудника (паспорт, СНИЛС, военный билет, образование, медкнижка при необходимости).
2. Заключить трудовой договор (2 экземпляра).
3. Издать приказ о приеме (формы Т-1 / Т-1а или собственная форма).
4. Ознакомить сотрудника с приказом под роспись, вручить 2-й экземпляр ТД.
5. В течение следующего рабочего дня: сформировать и подписать ЭЦП уполномоченного лица СЗВ-ТД (Раздел 1, Вид сведений «1»).
6. Отправить отчет через ЛК СФР или ЭДО-оператора.
7. Проверить статус приема в ЛК СФР: «Принят» / «Пройден контроль». Если «Отклонен» — проанализировать протокол ошибок, исправить и переслать.
8. Зарегистрировать сотрудника в системе персонализированного учета (если первый раз в организации) — происходит автоматически при сдаче СЗВ-ТД.

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если сотрудник уволился до дедлайна сдачи отчета?

Да, нужно. Даже если сотрудник отработал 1 день, вы обязаны сдать СЗВ-ТД о приеме (вид сведений «1») в срок (на следующий рабочий день), а затем — СЗВ-ТД об уволнении (вид сведений «3») в квартальном отчете или корректирующим.

Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?

Работодатель заполняет заявление в форме АДВ-1 (утв. Приказом ПФР от № 588н) и отправляет его в СФР вместе с копией паспорта (электронно или лично). СНИЛС назначается за 1-2 дня, после чего его нужно внести в СЗВ-ТД (можно корректирующим отчетом).

Как исправить ошибку в уже сданном СЗВ-ТД?

Сдается корректирующее СЗВ-ТД (Вид сведений = «4»). В нем указывается номер и дата ранее сданного отчета, который исправляется, и заполняются поля правильными данными. Сдавать корректировку нужно в тот же квартал или в последующем (до истечения срока исковой давности — 3 лет, но лучше сразу).

В 2026 году процесс передачи данных в Социальный фонд России максимально автоматизирован и привязан к отчету СЗВ-ТД. Главное правило HR-отдела: сдавать отчет о приеме на следующий рабочий день после приказа, используя электронные каналы связи (ЛК СФР / ЭДО). Это гарантирует сохранение пенсионных прав сотрудника и защищает компанию от штрафов по ст. 19.7 КоАП РФ.

Данная статья носит информационный характер. Нормативная база может меняться. Для принятия решений используйте актуальные версии Федеральных законов № 27-ФЗ, № 400-ФЗ, Трудового кодекса РФ и приказов СФР. Консультации по конкретным ситуациям: тел. — или e-mail: *@*.ru