График дежурств — один из базовых документов кадрового делопроизводства․ Он нужен везде, где важно зафиксировать, кто и когда отвечает за определённые задачи: в офисе, на производстве, в школе, детском саду, медицинском учреждении или подъезде․ В этой статье разберём, чем график дежурств отличается от графика сменности, как его правильно составить и утвердить, а также приведём образец заполнения․

Что такое график дежурств и чем он отличается от графика сменности

Эти два документа часто путают, однако между ними есть принципиальная разница:

• График сменности — регулирует основное рабочее время сотрудников при сменном режиме работы (ст․ 103 ТК РФ)․ Он определяет, в какую смену и в какие часы работник выполняет свою трудовую функцию․
• График дежурств — распределяет дополнительные обязанности: дежурство по офису в выходные и праздники, ответственность за порядок, приём звонков, контроль помещений и т․п․

Если в компании есть и сменная работа, и дежурства, допускается не составлять два отдельных расписания, а вписать дежурства непосредственно в график сменности․

Как составить график дежурств: пошаговая инструкция

Шаг 1․ Определите период

График может составляться на месяц, квартал или год․ Чаще всего отдел кадров готовит помесячные графики, их проще корректировать․

Шаг 2․ Рассчитайте штатную численность

Чтобы нагрузка распределялась равномерно, необходимо знать количество сотрудников, которых можно привлекать к дежурствам, и частоту ротации․

Шаг 3․ Определите тип ротации

• последовательная ротация (по списку);
• циклическая (с повторяющимся циклом);
• с учётом пожеланий сотрудников и компенсационных выходных․

Шаг 4․ Составьте расписание

В графике обязательно указываются:

• Ф․И․О․ и должность дежурных;
• даты и время дежурства;
• ответственный за период дежурства;
• порядок замены при отсутствии сотрудника․

Шаг 5․ Утвердите документ

График утверждается приказом руководителя․ Перед этим, как правило, оформляется служебная записка на утверждение графика дежурств․ Сотрудников знакомят с документом под подпись․

Образец заполнения графика дежурств

График дежурств сотрудников ООО «Пример» на июль 2026 года

Контакты для связи с дежурным: внутренний номер 1, e-mail: dezhurny@․ru․ Адрес дежурного поста: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ , офис ․

Приказ об организации дежурств

Типовая формулировка приказа выглядит так:

«1․ Сотруднику кадрового отдела Бурову Р․ О создать график дежурств сотрудников ООО «Квадрат» в выходные и праздничные дни․ 2․ Ознакомить работников с графиком под подпись․ 3․ Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Смирнову Е․ Н*»․

Распространённые ошибки при составлении

• Неравномерная нагрузка — одни сотрудники дежурят чаще других, что вызывает конфликты․
• Отсутствие ознакомления под подпись — без этого документ сложно применить при спорах․
• Смешение дежурства с переработкой — дежурства в выходные должны компенсироваться в соответствии со ст․ 153 ТК РФ․
• Нет резервных замен, при болезни дежурного график «рассыпается»․

Форматы и шаблоны

График можно вести в Excel или Word — так удобнее редактировать и распечатывать․ Готовые шаблоны с пустыми таблицами доступны на профильных ресурсах (КонсультантПлюс, кадровые порталы)․ Для крупных организаций удобны автоматизированные системы учёта рабочего времени, где график дежурств встроен в общий график сменности․

Грамотно составленный график дежурств — это не формальность, а инструмент дисциплины и справедливого распределения нагрузки․ Определите период, рассчитайте численность, закрепите ответственных, утвердите график приказом и ознакомьте сотрудников под подпись — и отдел кадров избежит большинства спорных ситуаций․