Правильное оформление личной карточки работника (унифицированная форма № Т-2 или № Т-2ГС) — обязательное требование трудового законодательства. Раздел XI «Сведения о прекращении трудового договора (увольнении)» требует особого внимания, так как ошибки в формулировках могут привести к спорам с инспекцией труда и проблемам у работника при оформлении пенсии или трудоустройстве. В статье подробно разбираем, какие записи вносить в 2026 году, опираясь на актуальные нормы ТК РФ и рекомендации КонсультантПлюс.

Нормативная база: статья 77 ТК РФ и Инструкция по заполнению

Главный документ, определяющий перечень оснований для прекращения трудового договора, — статья 77 Трудового кодекса РФ. Именно на её пункты (части, пункты) необходимо ссылаться при заполнении личной карточки.

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и рекомендациям Государственной инспекции труда (например, ГИТ в Омской области), запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ (или иного федерального закона) со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи.

Важно: Формулировка в личной карточке (форма Т-2, разд. XI, графы «Основание прекращения трудового договора», «Номер, дата приказа») должна идентично соответствовать записи в трудовой книжке (если она ведется в бумажном виде) или сведениям о трудовой деятельности (СТД — для электронного документооборота).

Структура раздела XI личной карточки (Форма Т-2)

При увольнении кадровик заполняет следующие графы в разделе XI:

• Дата прекращения трудового договора (день, месяц, год).
• Основание прекращения трудового договора (увольнения) — текстовая формулировка + ссылка на норму права.
• Номер, дата приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (формы Т-8 или Т-8а).
• Подпись ответственного лица (работодателя/уполномоченного лица) и подпись работника (с расшифровкой).

Типовые формулировки для основных оснований увольнения (Шпаргалка 2026)

Ниже приведены рекомендуемые формулировки для графы «Основание прекращения трудового договора», основанные на ст. 77 ТК РФ и практике применения.

Увольнение по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ)

Самое частое основание. Рекомендуемая запись:

Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Примечание: Если работник уходит в связи с невозможностью продолжения работы (уход за ребенком до 14 лет, переезд за супругом/супругой на новое место жительства, поступление в учебное заведение и т.д.), в приказе (Т-8) указывается это обстоятельство, но в трудовую книжку и личную карточку запись вносится общую: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ». Детали основания фиксируются только в приказе.

Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ)

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Истечение срока трудового договора (п. 2 ст. 77 ТК РФ)

Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия, пункт 2 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Увольнение по инициативе работодателя (пп. «а»–«к» ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Здесь критически важна точность: нужно указывать конкретный пункт части 1 статьи 81 ТК РФ.

• Ликвидация организации/структурного подразделения (п. «а» ч. 1 ст. 81 ТК РФ): «Уволен в связи с ликвидацией организации (структурного подразделения), пункт «а» части 1 статьи 81 ТК РФ».
• Сокращение численности/штата (п. «б» ч. 1 ст. 81 ТК РФ): «Уволен в связи со сокращением численности (штата) работников, пункт «б» части 1 статьи 81 ТК РФ».
• Несоответствие занимаемой должности (п. «в» ч. 1 ст. 81 ТК РФ): «Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности в силу недостаточной квалификации, пункт «в» части 1 статьи 81 ТК РФ».
• Грубое нарушение трудовой дисциплины (п. «г» ч. 1 ст. 81 ТК РФ): «Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей, пункт «г» части 1 статьи 81 ТК РФ».
• Прогул (п. «д» ч. 1 ст. 81 ТК РФ): «Уволен за прогул, пункт «д» части 1 статьи 81 ТК РФ».

Обстоятельства, не зависящие от воли сторон (п. 4 ст. 77 ТК РФ / ч. 1 ст. 83 ТК РФ)

Трудовой договор прекращен в связи с обстоятельствами, не зависящими от воли сторон (указать конкретное обстоятельство, напр.: вступление в законную силу приговора суда, восстановление на работе ранее работавшего лица и т.д.), пункт 4 статьи 77 ТК РФ (часть 1 статьи 83 ТК РФ).

Отказ от продолжения работы при изменении условий/переводе/переезде (пп. 5, 6, 7 ст. 77 ТК РФ)

• П. 5 ст. 77 ТК РФ: «Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы при изменении существенных условий труда, пункт 5 статьи 77 ТК РФ».
• П. 6 ст. 77 ТК РФ: «Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на другую работу (в другую местность) вместе с работодателем, пункт 6 статьи 77 ТК РФ».
• П. 7 ст. 77 ТК РФ: «Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, предложенной в связи с медицинским заключением, пункт 7 статьи 77 ТК РФ».

Порядок заполнения: пошаговая инструкция

1. Издать приказ (распоряжение) по форме Т-8 (об одном работнике) или Т-8а (о группе работников) с указанием точного основания и ссылки на статью ТК РФ.
2. Внести запись в трудовую книжку (если ведется бумажная) или сформировать СТД (если электронный документооборот) в день увольнения (последний рабочий день).
3. Открыть личную карточку (форму Т-2/Т-2ГС) на разделе XI.
4. Заполнить графы:
   • Дата прекращения = дата приказа = последний рабочий день.
   • Основание = скопировать формулировку 1-в-1 из трудовой книжки/СТД (см. примеры выше).
   • Номер и дата приказа (Т-8/Т-8а).
5. Подписи: Ставит подпись работодатель (или уполномоченное лицо — директор, начальник кадровика) и работник (с расшифровкой ФИО). Если работник отказывается подписывать — составляется акт.

Частые ошибки и как их избежать

Особенности электронного документооборота (СЭД) и формы Т-2ГС

С 2021 года организации имеют право переводить кадровый документооборот в электронный вид (постановление Правительства РФ № 2333). В этом случае:

• Бумажная личная карточка (Т-2) не заводится.
• Аналогом раздела XI служит раздел «Сведения о прекращении трудового договора» в электронной личной карточке (форма Т-2ГС или внутренняя форма в СЭД).
• Правила заполнения (формулировки, ссылки на ТК РФ) остаются теми же самыми.
• Подпись работника заменяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или подтверждением в личном кабинете СЭД (в зависимости от локального акта).

Что делать, если запись в карточке сделана с ошибкой?

Если ошибка обнаружена до выдачи карточки работнику (или до архивирования):

1. Неправильную запись аккуратно зачеркнуть тонкой линией так, чтобы текст оставался читаемым.
2. Рядом написать: «Исправлено верно: [правильная формулировка]».
3. Поставить дату исправления и подпись ответственного лица (кадровика/работодателя).
4. Работника о корректировке ознакомить под роспись (в графе подписи работника в разд. XI или отдельным мемо).

Источник: КонсультантПлюс («Готовое решение: Как оформить отмену дисциплинарного взыскания», аналогичная логика применяется к исправлению записей об увольнении).

Резюме: чек-лист для кадровика на 2026 год

• [ ] Приказ (Т-8/Т-8а) издан с точной ссылкой на пункт ст. 77, 81, 83 ТК РФ.
• [ ] Запись в трудовой книжке / СТД сделана в день увольнения.
• [ ] В личной карточке (Т-2 / Т-2ГС), разд. XI, скопирована формулировка идентично ТК/СТД.
• [ ] Указаны номер и дата приказа об увольнении.
• [ ] Стоят подписи работодателя и работника (с расшифровкой).
• [ ] Карточка перешита/перебронирована (если это последняя страница) или положена в личный дело.

Дата актуальности информации: . Статья подготовлена на основе данных КонсультантПлюс, ТК РФ и рекомендаций ГИТ. Перед применением рекомендуется сверить формулировки с последней редакцией Трудового кодекса и локальными нормативными актами организации.

Данные ответственных лиц (ФИО кадровиков, директоров), номера телефонов и адреса организаций в соответствии с политикой конфиденциальности заменены на маску (*).