Акт приема-передачи документов на архивное хранение, это официальный документ‚ который фиксирует факт передачи дел (единиц хранения) из структурного подразделения или организации в архив на временное или постоянное хранение. Правильное оформление этого документа имеет большое юридическое значение‚ поскольку именно с момента его подписания ответственность за сохранность документов переходит к принимающей стороне.

Когда составляется акт

Оформить акт приема-передачи дел в архив организации потребуется в следующих случаях:

• когда исчезает потребность в текущем (оперативном) хранении исполненных документов и их необходимо сдать на постоянное хранение в архив;
• при передаче документов в государственный или муниципальный архив;
• при передаче документов в частную организацию‚ осуществляющую деятельность по хранению документов;
• при ликвидации или реорганизации предприятия;
• при передаче дел из структурных подразделений в центральный архив организации.

Нормативная база и формы акта

Для оформления акта приема-передачи дел на архивное хранение можно использовать бланк‚ приведенный в Приложении № 20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года № 526. Для передачи документов в организацию‚ осуществляющую деятельность по хранению документов‚ применяется рекомендуемый образец из Приложения № 27 к Правилам организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования архивных документов.

Следует учитывать‚ что при передаче документов в государственный архив существуют специальные требования по оформлению акта приема-передачи и описей дел‚ которые устанавливаются конкретным архивным учреждением.

Структура и содержание акта

Типовой акт приема-передачи архивных документов на хранение включает следующие обязательные элементы:

Заголовочная часть

• грифы «УТВЕРЖДАЮ» с обеих сторон — с указанием наименования должности руководителя организации-сдатчика и руководителя организации-приемщика‚ их подписей‚ расшифровок‚ дат и печатей;
• наименование документа: «АКТ № ___ приема-передачи архивных документов на хранение»;
• дата составления акта.

Основная часть

• основание передачи документов (приказ‚ договор‚ нормативный акт);
• название передаваемого фонда;
• таблица с перечнем передаваемых документов: номер по порядку‚ название и номер описи‚ количество экземпляров описи‚ количество дел (единиц хранения)‚ сроки хранения;
• сведения о фактическом наличии документов по учетным данным архива.

Заключительная часть

• подписи должностных лиц‚ передающих и принимающих документы‚ с расшифровкой;
• даты подписания;
• оттиски печатей обеих сторон.

Кто подписывает акт

Акт приема-передачи документов на государственное хранение должен отображать:

• наименование должностных лиц предприятия‚ производивших передачу единиц хранения;
• наименование должностных лиц со стороны государственного архива‚ осуществляющих прием документов;
• расшифровку подписей всех указанных лиц.

Со стороны организации-сдатчика акт утверждает руководитель (например‚ директор)‚ со стороны приемщика — руководитель государственного архива или уполномоченное лицо.

Количество экземпляров

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в государственном архиве (или организации-приемщике)‚ другой — в организации‚ передавшей документы (ОИК — организации-источнике комплектования). Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.

Порядок оформления: пошаговая инструкция

1. Подготовьте документы к передаче: проведите экспертизу ценности‚ сформируйте дела‚ составьте описи.
2. Согласуйте передачу с архивом: уточните требования конкретного архивного учреждения к оформлению описей и акта.
3. Заполните бланк акта: укажите основание передачи‚ название фонда‚ сведения о передаваемых описях и делах.
4. Проведите сверку: убедитесь‚ что фактическое наличие дел соответствует учетным данным. Если по учетным данным архива документы числятся‚ а фактически отсутствуют‚ это фиксируется отдельно.
5. Подпишите акт уполномоченными лицами обеих сторон и заверьте печатями.
6. Утвердите акт у руководителей обеих организаций.
7. Распределите экземпляры: по одному каждой стороне.

Типичные ошибки при оформлении

• отсутствие расшифровки подписей должностных лиц;
• несоответствие количества дел‚ указанных в акте‚ данным описей;
• отсутствие ссылки на основание передачи;
• неуказание дат и печатей;
• составление акта в одном экземпляре.

Грамотно оформленный акт приема-передачи документов на хранение в архив — это гарантия юридической чистоты процедуры передачи и основа для разграничения ответственности между сдатчиком и приемщиком. Используйте утвержденные формы (Приложения № 20 и № 27 к Правилам)‚ внимательно сверяйте данные описей с фактическим наличием дел и храните свой экземпляр акта в течение всего срока‚ установленного номенклатурой дел организации.

Образцы и бланки акта в формате Word можно скачать на специализированных правовых и делопроизводственных порталах‚ а также получить методическую консультацию в отделе комплектования соответствующего государственного архива.