Вопросы временного замещения отсутствующего сотрудника регулируются статьей 60.2 Трудового кодекса РФ. Данная норма позволяет работодателю возложить выполнение работы временно отсутствующего работника (находящегося в отпуске, на больничном листе, в декрете и т.д.) на другого сотрудника только при его письменном согласии. Основным документом, инициирующим эту процедуру с стороны работника, является заявление.

Ниже представлена подробная статья о том, как правильно составить заявление, какие нюансы учитывать согласно актуальному законодательству (на ) и как избежать типичных ошибок.

Правовая база и суть процедуры

Согласно ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оформляется путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. При этом:

• Работник не освобождается от выполнения своих основных трудовых функций (работа выполняется «в придачу»).
• Согласие должно быть письменным (устное согласие не имеет юридической силы).
• Возложение обязанностей возможно на срок отсутствия основного сотрудника, но не дольше срока действия трудового договора замещающего (если он срочный).

Важно: Статья 151 ТК РФ устанавливает, что за выполнение работы в придачу к основной (совмещение, объединение профессий, расширение зон обслуживания или увеличение объема работы) должна устанавливаться дополнительная оплата. Размер прибавки определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Заявление vs Приказ vs Дополнительное соглашение: в чем разница?

Часто эти документы путают. Вот четкая иерархия:

1. Заявление работника — инициативный документ от сотрудника (или ответ на предложение работодателя) с просьбой/согласием выполнять дополнительные обязанности. Это волеизъявление.
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору — обязательный двусторонний документ, фиксирующий условия: срок, размер доплаты, перечень обязанностей. Это правовая основа.
3. Приказ (распоряжение) работодателя — административный акт, вводящий решение в действие, назначающий ответственных и указывающий бухгалтерии начислять доплату. Это инструмент исполнения.

Совет: Начинать оформление лучше именно с получения письменного заявления/согласия, так как без него приказ будет незаконным.

Пошаговый алгоритм оформления

Шаг 1. Предложение работодателя (необязательно, но рекомендуется)

Работодатель направляет сотруднику письменное предложение об исполнении обязанностей отсутствующего. В нем указываются: ФИО отсутствующего, срок отсутствия, перечень передаваемых функций, предлагаемый размер доплаты.

Шаг 2. Написание заявления работником

Сотрудник пишет заявление от своего имени руководителю организации. Образец см. ниже (раздел 4).

Стороны подписывают доп. соглашение в 2 экземплярах. Обязательные пункты (ст. 60.2, 72.2 ТК РФ):

• Срок действия (дата начала и «до выхода на работу основного работника» или конкретная дата).
• Размер дополнительной оплаты (фиксированная сумма или % от тарифной ставки/оклада).
• Перечень возлагаемых обязанностей (можно сослаться на должностную инструкцию отсутствующего).
• Условия отдыха (если работа в придачу ведет к переработкам, нужен компенсаторный отдых).

Шаг 4. Издание приказа

На основании заявления и доп. соглашения издается приказ по форме Т-5 (утв. Госкомстатом) или собственной формой, внесенной в ЛНА. Приказ подписывается руководителем и ознакомляется под роспись замещающим работником.

Шаг 5. Учет в трудовой книжке и СТД-Р

В трудовую книжку запись НЕ вносится (это не перевод и не прием на работу). Однако информацию о дополнительных обязанностях и доплате необходимо отразить в сведениях о трудовой деятельности (СТД-Р) при сдаче отчетности в СФР.

Образец заявления (с маскировкой персональных данных)

Ниже приведен универсальный образец. Данные, подлежащие защите (ФИО, паспорт, адрес, телефон, табельный номер), скрыты маской .

Ключевые поля для заполнения (чек-лист):

• Шапка: Полные реквизиты адресата и заявителя (с маскировкой в черновиках для обучения).
• ФИО отсутствующего: Обязательно полностью, чтобы избежать однофамильцев.
• Должность отсутствующего: Точно по штатному расписанию/трудовому договору.
• Срок: Конкретные даты или привязка к событию («до выхода основного работника»). Нельзя писать «на неопределенный срок».
• Причина отсутствия: Отпуск, больничный, уход за ребенком и т.д.
• Ссылка на доп. соглашение: Номер и дата (если подписывается одновременно) или фраза «прошу подготовить доп. соглашение с доплатой в размере.;.».

Образец приказа (для контекста полной картины)

Хотя тема статьи, заявление, на его основе издается приказ. Пример структуры приказа (форма Т-5 или собственная):

Важные нюансы и риски (FAQ)

Можно ли отказать в исполнении обязанностей?

Да. Статья 60.2 ТК РФ гласит: «исполнение обязанностей… допускается только по соглашению сторон». Работник имеет полное право написать заявление с отказом (образец отказа аналогичен, но текст: «Отказываюсь от исполнения обязанностей…»). Работодатель не может заставить или наказать за отказ (ст. 64 ТК РФ, запрет принудительного труда).

Как рассчитывается доплата?

Минимальный размер не установлен законом (в отличие от переработок). Обычно это % от оклада отсутствующего (часто 50–100%) или фиксированная сумма. Важно: Доплата подлежит страхованию взносами в СФР и удержанию НДФЛ.

Что если отсутствующий работник вышел на работу раньше срока?

Дополнительное соглашение и приказ прекращают действие досрочно. Издается новый приказ «О прекращении исполнения обязанностей…» на основании заявления работника или служебной записки руководителя.

Нужно ли оформлять оформление на основной работе (если работник из другого отдела/филиала)?

Если работник замещает сотрудника у того же работодателя — оформляется по ст. 60.2 ТК РФ (доп. соглашение + приказ). Если работодатели разные — только по ст. 72.2 ТК РФ (временный перевод с согласия, с оформлением приказа о переводе и записью в трудовую книжку по требованию).

Можно ли возложить обязанности на внешнего работника (ГПХ)?

Нет. Ст. 60.2 ТК РФ применяется только к работникам, связанным с работодателем трудовым договором. С посторонним лицом заключается ГПХ-договор (подряд/услуги), но это уже не «исполнение обязанностей отсутствующего» в трудовом праве.

Типичные ошибки при составлении заявления

Электронный документооборот (ЭДО) и удаленка

На 2026 год допускается оформление заявления и доп. соглашения в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работника и работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). В этом случае бумажный оригинал не требуется. Приказ также может быть подписан ЭЦП руководителя и направлен работнику через ЭДО/портал для ознакомления под ЭЦП.

Грамотное оформление заявления об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника — это залог правовой безопасности для обеих сторон. Ключевые принципы:

1. Добровольность (письменное согласие — обязательно).
2. Платность (доплата по ст. 151 ТК РФ — обязательна).
3. Временность (четкий срок или условие окончания).
4. Полнота пакета (Заявление + Доп. соглашение + Приказ).

Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируйте их под локальные нормативные акты вашей организации (Положение о доплатах, Штатное расписание) и всегда согласовывайте итоговые документы с кадровым отделом и юристом перед подписанием.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Трудовое законодательство может меняться; перед оформлением документов рекомендуется сверить актуальность норм ТК РФ и консультироватся со специалистом по трудовому праву.