Потребность в получении копии трудовой книжки возникает у работников регулярно: для оформления пенсии, получения кредита, подтверждения стажа при приеме на новую работу или для судебных разбирательств. Законодательство (ст. 62 ТК РФ) обязывает работодателя выдавать копии документов, относящихся к трудовой деятельности, в течение 3 рабочих дней с момента обращения. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие нюансы учесть и предоставим актуальный образец на 2026 год.

Нормативная правовая база

Основным документом, регулирующим выдачу копий трудовой книжки, является статья 62 Трудового кодекса РФ. Согласно части 2 данной статьи, работодатель обязан по письменному заявлению работника (в т.ч. бывшего) выдать ему копии трудовых документов в течение трех рабочих дней.

• Ст. 62 ТК РФ — обязанность выдачи копий документов.
• Постановление Пленума ВС РФ от № 2 — разъяснения по применению норм ТК РФ (п. 23).
• ФЗ-229 «О внесении изменений в ТК РФ» — нормы об электронных трудовых книжках (актуально для периодов работы с 2020 г.).
• Приказ Минтруда РФ от № 236н — утверждение формы сведений о трудовой деятельности (СТД-Р), которые выдаются вместо копий при электронном ведении.

В каком виде выдается копия?

Важно различать два сценария в 2026 году:

1. Бумажная трудовая книжка (работа до 2020 г. или по выбору работника): Выдается заверенная копия всех разворотов (титульный лист, записи о работе, награждения).
2. Электронная трудовая книжка (работа с 2020 г.): Оригинал книги у работодателя/в фонде нет. Работнику выдается Справка по форме СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности). Это официальный документ, равнозначный копии бумажной книги.

Примечание: Если у вас смешанный стаж (часть на бумаге, часть в электронном виде), работодатель обязан выдать и копию бумажной части (если книга у него хранится), и СТД-Р за «электронный» период.

Структура и обязательные реквизиты заявления

Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать строго определенные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общему деловому обороту):

Образец заявления (Готовый шаблон 2026)

Ниже приведен универсальный образец. Данные в квадратных скобках [ ] замените на свои. Персональные данные в примере замаскированы символами *.

Как правильно сдать заявление: пошаговая инструкция

Способ 1: Лично в кадровой службе / секретариате (Рекомендуемый)

1. Распечатайте заявление в двух экземплярах.
2. Подойте оба экземпляра сотруднику кадров / секретарю / руководителю.
3. Попросите поставить отметку о принятии на вашем экземпляре (входящий номер, дата, ФИО принявшего, подпись, печать организации — если есть).
4. Сохраните свой экземпляр с отметкой — это ваше доказательство обращения в срок.

Способ 2: Почтой (Ценная посылка с описью вложения)

1. Подготовьте заявление в одном экземпляре.
2. Составьте описание вложения (формы 107 или 106 на почте), указав: «Заявление о выдаче копии трудовой книжки на руки, 1 л.».
3. Отправьте ценной посылкой с уведомлением о вручении на юр. адрес организации (можно узнать на сайте ФНС по ИНН).
4. Сохраните чек почты, квитанцию об уведомлении и копию описи. Дата отправки = дата обращения.

Способ 3: Через портал «Госуслуги» / СЭД (Если настроено)

Некоторые крупные организации и госучреждения принимают обращения через личный кабинет на Госуслугах или внутреннюю систему электронного документооборота (СЭД). Проверьте этот момент у вашего HR. Электронный документ, подписанный ЭЦП (квалифицированной электронной подписью), имеет равную юридическую силу.

Как оформляется копия (Требования к заверению)

Согласно деловому обороту и рекомендациям Росархива, копия трудовой книжки должна быть заверена следующим образом:

• На каждой странице копии: надпись «Копия верна».
• Должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник кадра № 1», «Кадровик», «Уполномоченное лицо»).
• Подпись, расшифровка подписи (ФИО).
• Дата заверения.
• Печать организации (если организация использует печать; для ИП и МСП печать не обязательна, но подпись обязательна).
• Если копия многостраничная — страницы пронумерованы, сшиты, на последнем листе или обертке ставится подпись и печать (метод «перешивки»);

Сроки и ответственность работодателя

• Срок: 3 рабочих дня (ст. 62 ТК РФ). Не календарных, а именно рабочих по графику организации.
• Отказ: Незаконен. Работодатель не имеет права отказать, требуя справки о причинах, оплаты за копирование и т.д. (кроме случаев, когда копия запрашивается третьим лицом без доверенности).
• Ответственность: За нарушение срока выдачи — штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.). За непредоставление — возможен возврат через суд с взысканием компенсации за задержку (ст. 236 ТК РФ) и морального вреда.

Частые ошибки и нюансы 2026 года

Ошибка 1: Просят «оригинал» трудовой книжки

Работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки «на руки» действующему работнику (ст. 66 ТК РФ). Оригинал хранится у работодателя до увольнения. Выдается только копия или СТД-Р.

Ошибка 2: Не указывают форму СТД-Р для электронного периода

Если вы работали после 2020 года, а в заявлении просите только «копию трудовой книжки», вам могут выдать копию пустого бланка или отказать. Всегда пишите: «Копию трудовой книжки ИЛИ сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р».

Ошибка 3: Пропуск входящего номера

Без отметки о принятии (вх. номер/дата) доказать факт обращения и нарушение срока будет крайне сложно. Всегда требуйте отметку на втором экземпляре.

Нюанс: Получение по доверенности

Если вы не можете прийти сами, укажите в заявлении: «Прошу выдать копию документов моему представителю [ФИО представителя] по доверенности № * от [Дата]». Доверенность должна быть нотариально заверена или заверена руководителем вашей организации (если вы действующий работник) / лечащим врачом (если на больничном) и т.д. Образец доверенности можно найти в ГК РФ (ст. 185).

Что делать, если отказали или просрочили?

1. Претензия (досудебный порядок): Напишите официальную претензию с ссылкой на ст. 62 ТК РФ, приложите копию вашего заявления с отметкой о принятии. Направьте почтой или лично под роспись.
2. Жалоба в ГИТ (Государственная инспекция труда): Подается через Госуслуги или лично. Инспекция проверит и выпишет предписание/протокол.
3. Обращение в суд: Иск о выдаче документов (неимущественный спор, госпошлина не взимается по ст. 333.36 НК РФ). Можно требовать компенсацию за задержку (ст. 236 ТК РФ) и компенсацию морального вреда.

Получение копии трудовой книжки — это гарантированное право каждого гражданина. Главное — зафиксировать обращение письменно (заявление в 2-х экземплярах с отметкой о принятии) и четко сформулировать просьбу с учетом формата ведения вашей трудовой книги (бумажная / электронная / смешанная). Используйте приведенный выше образец, заменив маскированные данные (*) на свои реальные, и действуйте в установленный законом 3-дневный срок.

Краткий чек-лист перед отправкой:

• [ ] Указано полное название организации и ФИО директора (в дательном падеже).
• [ ] Указаны ваши полные ФИО, контактный телефон.
• [ ] Текст содержит ссылку на ч. 2 ст. 62 ТК РФ.
• [ ] Указано: «Выдать на руки» (или по доверенности).
• [ ] Учтена электронная форма: добавлена фраза про СТД-Р (Приказ № 236н).
• [ ] Подготовлено 2 экземпляра (для личного сдачи).
• [ ] Дата и личная подпись с расшифровкой стоят на месте.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных спорах рекомендуется обратиться к трудовому юристу.