Оформление трудовой книжки — процесс строго регламентированный․ Ошибки в записи об увольнении встречаются часто: неверная дата, неправильная формулировка основания (статьи ТК РФ), опечатки в номере приказа или даже незаконное увольнение, отмененное судом․ Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 320н), зачеркивать, стирать или исправлять записи с помощью корректора запрещено․ Единственный законный способ — признать запись недействительной и сделать новую, правильную․

В данной статье подробно разберем алгоритм действий, образцы заполнения 3-й и 4-й граф, особенности оформления дубликата и судебную практику на ․

Нормативная база и ключевые принципы

• ТК РФ (ст․ 66, 84․1) — основные требования к трудовой книжке и ответственность за ошибки․
• Приказ Минтруда от № 320н, основной регламент (пп․ 12, 27, 30, 31)․
• Постановление Пленума ВС РФ от № 2, по вопросам применения судами норм ТК РФ об урегулировании индивидуальных трудовых споров (п․ 43: восстановление на работе)․

Важное напоминание от Минтруда (письмо от № 14-6/ООГ-5613): в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается․ Фраза «Исправленному верить» при отмене записи не пишется, так как исправления как такового не производится — запись лишь объявляется недействительной․

Алгоритм исправления ошибки в записи об увольнении

Согласно п․ 27 Приказа № 320н, процедура выглядит так (нумерация соответствует графам трудовой книжки):

1. Графа 1 (Порядковый номер): Ставится следующий по порядку номер (после последней существующей записи)․
2. Графа 2 (Дата): Дата внесения записи о недействительности (фактическая дата оформления корректировки, например, )․
3. Графа 3 (Сведения о работе): Текст: «Запись за номером [Номер ошибочной записи] недействительна»․
4. Графа 4 (Основание): Реквизиты документа, являющегося основанием для признания недействительной (номер и дата приказа работодателя об исправлении, решение суда, вступившее в законную силу, приказ о восстановлении на работе и т․д․)․

После этого вносится новая, правильная запись об увольнении (или о приеме, если увольнение отменено полностью) со следующим порядковым номером․

Типовые ситуации и образцы заполнения

Ситуация 1: Ошибка в реквизитах приказа об увольнении (неверный номер/дата/статья)

Пример: Работник * И․И․ уволен г․ по п․ «б» ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ (приказ № 125-од от )․ В трудовой книжке указан приказ № 125-од от ․

Ситуация 2: Увольнение признано судом незаконным (восстановление на работе)

Пример: Суд * г․ * обл․ по делу № -/2026 от вступил в законную силу , постановил восстановить гражданина * П․С․ на прежней работе, запись об увольнении признать недействительной․

Ситуация 3: Несколько ошибочных записей подряд

Если ошибки затратили несколько записей подряд (например, неверный прием, затем неверный перевод, затем неверное увольнение), их можно признать недействительными одной записью (п․ 27 Приказа № 320н)․

Образец графы 3: «Записи за номерами 4, 5, 6 недействительны»․

Образец графы 4: «Приказ № 300-од от »․

Требования к оформлению текста (важные нюансы 2026 г․)

• Слова пишутся полностью․ Нельзя сокращать: «приказ» (не «пр․»), «распоряжение» (не «расп․»), «перевод» (не «пер․»), «статья» (не «ст․»), «пункт» (не «п․»), «часть» (не «ч․»)․ Если в ошибочной записи были сокращения — это дополнительный основание признать её недействительной․
• Нумерация сквозная․ Номер записи о недействительности — следующий за последней записью в книжке․ Нельзя присваивать номер ошибочной записи․
• Дата записи о недействительности — дата составления приказа об исправлении (фактический день исправления), а не дата ошибочной записи․
• Основание в графе 4 должно содержать реквизиты акта, по которому запись признана недействительной (приказ работодателя, решение суда, определение вышестоящей инспекции труда)․ Просто написать «ошибка» — недостаточно․

Приказ работодателя об исправлении: структура и образец

Основанием для внесения записи о недействительности является приказ (распоряжение) работодателя․ Он оформляется на бланке организации․

Структура приказа:

1. Шапка (наименование организации, ОКПО, дата, номер)․
2. Основание (заявление работника, решение суда, выявленная ошибка)․
3. Предмет: «Признать недействительной запись № [Н] в трудовой книжке [ФИО работника] от [Дата]․․․»․
4. Распорядительная часть: поручить ответственному лицу (кадровику) внести запись по форме № 320н․
5. Контроль и подписи (руководитель, кадровик, ознакомление работника под роспись)․

Образец текста приказа:

ПРИКАЗ
ООО «Ромашка» г․ *
 № 150-од

Об исправлении записи в трудовой книжке

Основание: заявление работника Иванова И․И․ от № *, выявленная ошибка в дате приказа об увольнении․

ПРИКАЗЫВАЮ:

Признать недействительной запись № 5 от г․ в трудовой книжке серии  № * гражданина Иванова Ивана Ивановича, текстом: «Уволен по п․ "б" ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ», внесенной на основании приказа № 125-од от (ошибка в дате приказа)․
Начальнику отдела кадров Петрова П․П․ (тел․ ---) внести в трудовую книжку гражданина Иванова И․И․ запись о недействительности записи № 5 и сделать правильную запись об увольнении․

Контроль за исполнением возлагаю на зама директора по кадрам Сидорову С․С․

Директор /Подпись/ Козлов К․К․
М;П․

С ознакомлением: Иванов И․И․ /Подпись/ «09» 06 2026 г․

Выдача дубликата трудовой книжки

Согласно п․ 30 Приказа № 320н, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной․

• Дубликат выдается в течение 15 календарных дней со дня заявления (п․ 13 Приказа № 320н)․
• В дубликате ошибочная запись не переносится․ Переносятся только достоверные сведения (записи, предшествующие ошибочной, и последующие правильные)․
• На обложке дубликата ставится отметка «ДУБЛИКАТ»․
• Сведения о выдаче дубликата вносятся в учетную книжку движения трудовых книжек (форма Т-3)․

Образец заявления работника:

Заявление

Директору ООО «Ромашка»
Козлову К․К․
от Иванова И․И․
Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки (серия  № *) в связи с признанием недействительной записи № 5 от г․ (приказ № 150-од от )․

«09» 06 2026 г․ Иванов И․И․ /Подпись/

Сложные случаи: бывший работодатель недоступен (ликвидирован, не выходит на связь)

Если ошибку допустил предыдущий работодатель, а текущий работодатель обнаружил её при приеме на работу (или работник обратился к бывшему работодателю сам):

1. Обратиться к бывшему работодателю с заявлением и копией трудовой книжки (почтой с уведомлением или лично под роспись)․
2. Если работодатель ликвидирован — обращаться в государственный архив (по месту нахождения архива ликвидированной организации) за справкой/копией приказа․ Архив выдает заверенную копию, на основании которой текущий работодатель (или архив, если книжка там хранится) вносит исправление․
3. Если работодатель существует, но игнорирует просьбу или отказывается — обращаться в суд по месту нахождения работодателя (иск о признании записи недействительной и обязанности сделать запись) или в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․

Ссылка на интернет-источник: «Если такие сведения бывший работодатель отказывается предоставлять, или компанию не удается найти, или она закрылась, можно обратиться в государственный архив или в суд (п․ 12, п․ 30 Порядка)»․

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и СЭДМ

На параллельно существует бумажный и электронный формат (переходный период до 2027 г․ для части граждан)․

• Исправление в СЭДМ (Система электронных трудовых книжек) производится работодателем через личный кабинет на портале Госуслуг / ФСС / ПФР (СФР) путем отправки сообщения «Исправление сведений о трудовой деятельности» (код 3) или «Исключение сведений» с последующим направлением правильных․
• В бумажной книжке запись о недействительности вносится обязательно, если работник предъявил её (до 2027 г․ ведение бумажной ведется по желанию работника, но если ведется — правила едины)․
• Расхождения между бумажной и электронной версией недопустимы․ Исправлять нужно в обеих системах․

Ответственность работодателя за ошибки

• Статья 5․27 КоАП РФ: штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб․ (для ИП — от 1 000 до 5 000 руб․, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб․) за нарушение сроков выдачи трудовой книжки или неправильное оформление․
• Статья 234 ТК РФ: компенсация за задержку выдачи трудовой книжки (дубликата) — средний заработок за каждый день задержки․
• Моральный вред (ст․ 151 ГК РФ, ст․ 237 ТК РФ) — по решению суда․

Чек-лист для кадровика: «Не упустить ничего при исправлении»

1. [ ] Получено основание (заявление работника / решение суда / копия приказа / справка из архива)․
2. [ ] Издан приказ (распоряжение) текущей организации об исправлении (даже если ошибка чужой)․
3. [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись (лично или почтой с уведомлением)․
4. [ ] В трудовой книжке (бумажной) внесена запись о недействительности (графы 1, 2, 3, 4 заполнены верно, слова полностью)․
5. [ ] Внесена правильная запись (со следующим номером)․
6. [ ] Отправлены сведения в СЭДМ (если участник ЭТК)․
7. [ ] Сделаны отметки в учетной книжке Т-3 (о внесении исправления / выдаче дубликата)․
8. [ ] При необходимости, выдан дубликат трудовой книжки в 15-дневный срок․

Грамотное оформление записи о недействительности — залог отсутствия претензий со стороны ГИТ, судов и Пенсионного фонда (СФР) при назначении пенсии․ Главные правила: не зачеркивать, писать слова полностью, ссылаться на конкретный документ-основание в графе 4 и своевременно синхронизировать данные с СЭДМ․ Используйте приведенные выше образцы как шаблоны, адаптируя их под конкретную кадровую ситуацию․

Статья подготовлена на основе действующего на г․ законодательства (Приказ Минтруда № 320н, ТК РФ, Постановления Пленума ВС РФ)․ Данная информация носит справочный характер․ В сложных спорах рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву․