Справка с места работы — один из ключевых документов, необходимых для назначения различных социальных выплат: пособий по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком, а также пособия по безработице. На актуальны единые подходы к оформлению, установленные Трудовым кодексом РФ, приказами Минтруда и рекомендациями ФСС (СФР). В этой статье мы разберем структуру документа, обязательные реквизиты, виды справок для разных целей и дадим готовые образцы заполнения.

Нормативная база и общие требования к 2026 году

С 2023 года единого утвержденного бланка справки с места работы (в отличие от справки в форме 2-НДФЛ) не существует. Работодатель имеет право разработать свой бланк, утвердить его локальным нормативным актом (Положением о документообороте или приказом о форме справки) и использовать его.

Однако документ должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и содержать обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное и сокращенное) или ФИО ИП.
• Дата составления и регистрационный номер (по журналу учета исходящих документов/справок);
• «Справка с места работы» или «Справка о заработке» (в зависимости от цели).
• Паспортные данные сотрудника (ФИО, серия, номер, кем выдан, когда, код подразделения) — частично скрыты: серия * № *, выдан .
• Сведения о трудовой функции: должность, дата приема на работу (приказ № от ..).
• Сведения о заработной плате (если требуется для расчета пособия): за расчетный период (обычно 2 календарных года, предшествующих году страхового случая).
• Подпись руководителя и главного бухгалтера (или лица, выполняющего его обязанности).
• Печать организации (если имеется; для ИП печать не обязательна, но желательна).
• МП (место печати) — при наличии печати.

Основные виды справок для оформления пособий

В зависимости от вида пособия, требования к содержанию справки отличаются.

Справка о заработке для расчета пособий по временной нетрудоспособности (беременность/роды, уход за ребенком)

Это самый частый запрос. С 2021 года расчет производится на основе заработка за 2 предшествующих календарных года (для случаев 2026 года, это 2024 и 2025 годы).

Обязательные данные в табличной части:

1. Период расчета (месяц/год).
2. Начисленная заработная плата, с которой удержаны страховые взносы.
3. Количество календарных дней в каждом месяце (для определения среднедневного заработка).

Важно: Если сотрудник работал в организации неполные расчетные годы, указываются фактические периоды работы и заработок. Периоды, когда сотрудник не работал (например, был в декрете на другой работе), в эту справку не включаются, их подтверждают в СФР.

Справка о том, что пособие не назначалось (для второго родителя)

Часто требуется при оформлении единовременного пособия при рождении ребенка вторую родителю (обычно отцу), если первый родитель (мать) не работает или не получает пособие. По данным из систем «ГАРАНТ» и «КонсультантПлюс» (актуально на июнь 2026), формулировка выглядит так:

ОБРАЗЕЦ ФОРМУЛИРОВКИ:

«Настоящая справка выдается (ФИО родителя) в том, что он(а) действительно работает в ООО «» (наименование организации) в должности * с .. г. по настоящее время и единовременное пособие при рождении ребенка * (ФИО ребенка) не назначалось и не выплачивалось».

Также в справке указывается, что сотрудник(ца) не находится в отпуске по уходу за ребенком с выплатой пособия.

Справка для пособия по безработице (в Центр занятости / СФР)

Требуется для определения среднего заработка за последние 3 месяца работы (или за последние 12 месяцев по старым правилам для отдельных категорий). Форма часто запрашивается по бланку, установленному региональным Центром занятости, но общий образец соответствует Приказу Минтруда РФ от № 713н (в ред. от 2023-2024 гг.).

Ключевое отличие: указывается причина прекращения трудового договора (ст. 77, 78, 81, 83 ТК РФ) и дата увольнения.

Справка с места работы отца/матери для пособия по уходу за ребенком до 1.5 или 3 лет

Если один из родителей работает, а другой оформляет пособие по уходу, от работающего родителя может потребоваться справка о том, что он(а) не находится в отпуске по уходу за ребенком и пособие не получает. Образец такого заявления и справки есть в базах «КонсультантПлюс» (раздел «Кадровая служба», 2024-2026 гг.).

Процедура выдачи: от заявления к готовому документу

Согласно ст. 62 ТК РФ и трудовой инспекции, работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней с момента обращения сотрудника.

Этап 1: Заявление от сотрудника

Хотя закон не требует строгой формы заявления, на практике (и по рекомендациям Роструда) лучше получить письменное заявление. Образец:

ЗАЯВЛЕНИЕ

Генеральному директору ООО «»
от  (ФИО полностью), должность *

ПРОШУ
выдать мне справку с места работы о среднем заработке за 2024-2025 гг.
для представления в СФР (Центр занятости / МФЦ) для назначения пособия
по беременности и родам / при рождении ребенка / по уходу за ребенком / по безработице
(подчеркнуть нужное).

.. г. Подпись * / * (расшифровка)

Этап 2: Составление справки кадровиком/бухгалтером

Кадровик заполняет реквизиты о трудовой деятельности, бухгалтер — раздел заработной платы. Данные берутся из:

• Трудовой книги / СТД-Р.
• Приказов о приеме/переводе/увольнении.
• Ведомостей начисления зарплаты (Т-51, Т-53 или аналогичных форм УСН/ОСНО).
• Расчетов страховых взносов (РСВ) за соответствующие периоды.

Этап 3: Учет и выдача

Справка регистрируется в Журнале учета выданных справок (колонки: дата, номер, ФИО получателя, назначение, подпись получившего). Выдается под роспись в журнале или по доверенности.

Типовые ошибки, приводящие к отказу в приеме справки СФР/ЦЗН

• Отсутствие печати (если организация использует печать по Уставу).
• Неполные ФИО руководителя/бухгалтера (только инициалы — недопустимо).
• Расхождение с РСВ: суммы в справке не совпадают с поданными отчетами за 2024-2025 гг.
• Неверный расчетный период: например, принесли за 2023-2024 гг. для случая 2026 года.
• Отсутствие даты приема на работу или указание неверной должности.
• Исправления и зачеркивания без подписей и печати (справка должна быть чистой).

Образец заполнения справки о заработке (универсальный, на 2026 год)

Особенности оформления в 2026 году (актуальные нюансы)

Электронные справки и СЭД

С развитием СЭД (систем электронного документооборота) и перехода СФР на прием данных через Единый портал, многие организации выдают справки в электронном виде с ЭЦП (усиленной квалифицированной электронной подписью). Такая справка имеет равную юридическую силу с бумажной. Сотрудник может получить её в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в корпоративной системе (1С:ЗУП, СБИС, Диадок и др.).

Пределы базы страховых взносов (для расчета среднего)

При заполнении таблицы заработка бухгалтер должен учитывать, что заработок, превышающий предельную базу за соответствующий год, в средний не включается.

• 2024 год: 2 225 000 руб.
• 2025 год: 2 470 000 руб.
• 2026 год: (актуальная цифра устанавливается Правительством РФ к концу 2025 г., ориентировочно ~2,7-2,8 млн руб.).

В справке рекомендуется указывать примечание о применении пределов базы.

Справка для «Единого пособия» (дети до 17 лет)

Для назначения единого пособия на ребенка до 17 лет СФР запрашивает данные о доходах родителей за 12 месяцев, предшествующих месяцу обращения (правило «скользящего окна»). Справка с места работы в этом случае формируется по запросу СФР (через межведомственное взаимодействие) или по заявлению родителя. Форма свободная, но должны быть указаны доходы по месяцам за расчетный период.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Обязан ли работодатель выдавать справку на бланке СФР/ЦЗН?

Ответ: Нет. Единого бланка нет. Работодатель использует свой бланк. Однако Центр занятости может предлагать свой бланк для удобства обработки, отказ в заполнении чужого бланка не является нарушением, если выдан свой корректный документ.

Вопрос: Что делать, если организация ликвидирована/банкротствует?

Ответ: Справку выдает правопреемник или архивная организация, куда переданы дела. Если архив не найден, обращаются в территориальный орган СФР за архивным подтверждением стажа и заработка.

Вопрос: Нужно ли ставить печать на справке в 2026 году?

Ответ: Если Уставом организации предусмотрена печать, да, обязательно. Если печать нет (ИП, некоторые ООО) — справка действительна без неё, но требуется подпись руководителя и бухгалтера.

Вопрос: Срок действия справки?

Ответ: Закон не устанавливает единый срок. Обычно СФР и банки принимают справки, выданные не ранее 1 месяца (иногда 2 недели) до дня обращения. Для пособий по безработице ЦЗН часто требует свежую справку (не старше 2 недель).

Вопрос: Можно ли выдавать справку электронно без бумажного оригинала?

Ответ: Да, если у организации есть ЭЦП и сотрудник согласен на электронный вид (или запрос пришел от СФР через СМЭВ). Для банков и виз часто требуется именно бумажный оригинал с «живой» печатью.

Грамотное оформление справки с места работы, залог быстрого назначения пособия без лишних запросов и отказов. В 2026 году ключевыми моментами остаются: точность заработка за расчетный период (2024–2025 гг.), соответствие данным РСВ, наличие всех обязательных реквизитов ГОСТ Р 7.0.97-2016 и соблюдение 3-дневного срока выдачи.

Рекомендуем кадровикам и бухгалтерам использовать проверенные шаблоны из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ — разделы «Кадровая служба», «Образцы документов 2026»), адаптируя их под бланк своей организации. Храните журнал учета справок не менее 5 лет (ср. ст. 22.1 Закона № 129-ФЗ).

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуеться обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву. Данные актуальны на .