Проверка личных дел обучающихся, это обязательная процедура внутришкольного контроля, регламентированная нормативными правовыми актами РФ (Приказ Минпросвещения от № 458, Приказ от № 1551, ФЗ-152 «О персональных данных» и др.). Результатом такой проверки являеться официальный документ — Справка по результатам проверки личных дел обучающихся. Ниже представлено подробное описание структуры, требований к содержанию и образец заполнения данного документа актуального на 2026 год образца.

Нормативная база и цели проверки

Перед составлением справки необходимо понимать правовую основу процедуры. Основные документы, регулирующие ведение и проверку личных дел:

• Приказ Минобрнауки России от № 458 «Об утверждении Порядка формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся…» (с изменениями на 2024–2026 гг.).
• Приказ Минпросвещения России от № 1551 «Об утверждении Перечня документов, подлежащих включению в личное дело обучающегося…».
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» (обязательства по защите ПДн при ведении дел).
• Положение о внутришкольном контроле конкретной образовательной организации (утверждается приказом директора).
• Положение о формировании, ведении, хранении и проверке личных дел обучающихся (локальный нормативный акт школы).

Цели проверки (фиксируются в справке):

1. Установление факта наличия личных дел у всех обучающихся (от 1 до 11 класса).
2. Проверка соблюдения единых орфографических и технических требований при заполнении (рукописный/печатный текст, чернила, исправления).
3. Контроль полноты комплектации дел в соответствии с Перечнем № 1551 (заявления родителей, копии документов, справки, характеристики, договоры об обучении и т.д.).
4. Оценка состояния хранения дел (папки, обложки, упорядочивание, доступность, защита от несанкционированного доступа).
5. Проверка сроков хранения и своевременного перевода в архив организации.

Кто и когда проводит проверку

Согласно плану внутришкольного контроля (ВШК), проверку осуществляет комиссия, утвержденная приказом директора. Обычно в состав комиссии входят:

• Заведующий учебной частью / Замдиректора по УВР (председатель).
• Методист / Педагог-психолог.
• Классные руководители (проверяют параллельные классы, не свои).
• Ответственный за архив / Делопроизводитель (по вопросам хранения).

Сроки: Традиционно проверка проводится в конце учебного года (май-июнь) или в начале нового (сентябрь). В справке обязательно указываются даты проведения (например, 30–31 мая 2026 г.).

Структура справки по результатам проверки

Документ оформляется на бланке образовательной организации (с логотипом, реквизитами) или на листе А4 с «шапкой». Обязательные структурные элементы:

Шапка документа

• Полное наименование организации: МБОУ «СОШ № » г. (наименование замаскировано).
• Номер документа и дата составления (например, № * от ).
• Наименование документа: СПРАВКА по результатам проверки личных дел обучающихся за 2025/2026 учебный год.

Основание и состав комиссии

Ссылка на приказ о проведении ВШК и приказ о создании комиссии:

Основание: Приказ директора МБОУ «СОШ № » от ..2026 № «Об утверждении плана внутришкольного контроля на 2025/2026 учебный год» и Приказ от ..2026 № * «О создании комиссии по проверке личных дел обучающихся».

Состав комиссии: Председатель — Замдиректора по УВР * И.О.; Члены: Методист * П.В., Учитель * С.А., Делопроизводитель * Е.К.

Объект и период проверки

• Объект: Личные дела обучающихся 1–11 классов (или конкретных параллелей).
• Период проверки: – .
• Количество проверенных дел: * шт. (соответствует численности обучающихся на дату проверки).

Результаты проверки (Табличная часть или перечень)

Это ключевая секция. Результаты удобно оформить в виде таблицы по классам или сводным списком выявленных нарушений.

Вариант А: Сводная таблица по классам (рекомендуется для больших школ)

Вариант Б: Перечень выявленных нарушений (детализированный)

Если нарушений мало, их удобно перечислить нумерованным списком с привязкой к конкретному обучающемуся (ФИО замаскировано):

1. Обучающийся 5 «А» класса * И.И.: В личном деле отсутствует копия свидетельства о рождении (оригинал представлен при зачислении, копия не сделана). На обложке дела допущена орфографическая ошибка в отчестве (написано «Сергеевич» вместо «Сергеевич» — исправление не оформлено по правилам).
2. Обучающийся 8 «Б» класса * П.К.: Отсутствует заявление родителя на перевод на основную общеобразовательную программу (перевод был в 5 классе). Не заполнен раздел «Сведения об итоговых государственных аттестациях» (ОГЭ-9 не сдано/сдано, копии протоколов нет).
3. Общая системная ошибка (классы 1–4): В новых делах первоклассников не закреплены конверты для хранения медицинских справок (ф. 026/у) и копий полиса ОМС.

Анализ состояния хранения и защиты персональных данных

Отдельный абзац о физическом состоянии архива/кабинета хранения:

• Дела хранятся в запертом металлическом шкафу (сейфе) в кабинете № * (зав. архивом * Е.К.).
• Доступ к шкафу имеют только члены комиссии и зав. архивом (журнал учета выдачи дел ведется).
• Обложки дел целые, подписи на корешках читаемы, дела расположены в алфавитном порядке по классам.
• Соблюдается режим доступа к ПДн: дела не оставляются на видных местах, работа с ними ведется только уполномоченными лицами.

Формулировка стандартная, но обязательная:

Комиссия считает: Ведение личных дел обучающихся МБОУ «СОШ № *» за 2025/2026 учебный год в целом организовано надлежаще и соответствует требованиям Приказа Минпросвещения № 458, Приказа № 1551 и локальным нормативным актам школы.

Выявленные недостачи носят единичный характер и связаны с невнимательностью классных руководителей при первичном оформлении дел и пополнении их в течение года.

Решения (Поручения) по устранению нарушений

Обязательная операционная часть. Каждому нарушению — ответственное лицо и срок.

1. Классным руководителям * А.В. (1 «А»), * К.М. (9 «В»), * П.С. (5 «Б» — на контроле) в срок до г. устранить выявленные замечания: дооформить недостающие копии документов, исправить ошибки в обложках согласно правилам делопроизводства (перечеркивание ошибочного текста, написание верного сверху, подпись, дата, печать школы).
2. Зав. архивом * Е.К. до г. обеспечить комплектацию дел первоклассников конвертами для медицинских документов.
3. Замдиректору по УВР * И.О. до г. провести повторную выборочную проверку устранения замечаний и отчитаться перед директором.
4. Результаты проверки и настоящую справку внести на рассмотрение Педагогического совета (протокол № * от ..2026).

Подписи и согласование

Справка подписывается всеми членами комиссии и утверждается директором.

Типичные ошибки при заполнении справки (Чек-лист для проверяющих)

• Отсутствие номера и даты на самой справке (она теряет юридическую силу).
• Ссылка на устаревшие приказы (например, старый Приказ № 1076, отмененный Приказом № 458).
• Формулировка «Нарушений нет» при их наличии (подлога, риск при внешних проверках Роспотребнадзора/Прокуратуры).
• Отсутствие конкретных сроков и ФИО ответственных в разделе «Решения».
• Игнорирование проверки защищенности ПДн (пункт о доступе, журнале выдачи, запертых шкафах).
• Непроверка дел выпускников (11 кл.) перед сдачей в архив — это отдельный критический пункт (наличие копий аттестатов, приложений, справок об обучении).

Образец заполнения обложки личногодела (дополнительно)

Поскольку справка часто фиксирует ошибки именно на обложке, напоминаем стандарт оформления (Приказ № 458, Приложение № 2):

• Верхняя часть: Наименование организации (полное).
• Центр: ЛИЧНОЕ ДЕЛО обучающегося.
• Поля (заполняются четко, печатным шрифтом или ручкой чернила синего/черного цвета):
  • Фамилия, Имя, Отчество (полностью).
  • Дата рождения (ДД.ММ.ГГГГ).
  • Место рождения (по свидетельству).
  • Гражданство.
  • Национальность (по желанию родителей).
  • Документ, удостоверяющий личность (вид, серия, номер, кем выдан, когда).
  • Адрес проживания (фактический).
  • Телефон контактный (родителей/законных представителей) — .
  • Сведения о родителях (ФИО, место работы/учебы, телефон — ).
  • Дата начала обучения в данной школе, класс, основание (приказ №, дата).
  • Дата окончания/перевода/исключения, основание (приказ №, дата).
  • Документ об образовании (серия, номер, дата выдачи, регистрационный номер — для выпускников).
• Корешок папки: Фамилия И.О., класс, годы обучения (например: Иванов И.И., 1–11 кл., 2015–2026).

Хранение справки по проверке

Сама справка по результатам проверки — это отчетный документ внутришкольного контроля.

• Срок хранения: 5 лет (согласно Перечню типовых управленческой документации, утвержденному Росархивом, код 1.1.3. или аналогичный раздел локального перечня школы).
• Место хранения: В деле «Планы и отчеты по внутришкольному контролю» / «Акты проверок» текущего года в архиве школы или у замдиректора по УВР.
• Копия справки (или выписка из решений) направляется классным руководителям для исполнения.

Грамотно составленная Справка по проверке личных дел обучающихся — это не просто формальность для отчетности, а инструмент управления качеством документооборота школы. Она фиксирует факт соблюдения законодательства о персональных данных и образовании, защищает школу при внешних проверках и помогает классным руководителям систематизировать работу. Используйте приведенную выше структуру и образец решений как шаблон, адаптируя его под локальные акты вашей организации (МБОУ «СОШ № », г. ).

Примечание: Во всех приведенных примерах конфиденциальные данные (наименование школы, ФИО сотрудников и обучающихся, адреса, телефоны) заменены на маску * в соответствии с требованиями безопасности и ФЗ-152.