Увольнение сотрудника, отвечающего за документы, материальные ценности или определенный участок работы, требует правильного оформления процедуры приема-передачи дел. Грамотно составленный акт защищает интересы как работодателя, так и увольняющегося работника, фиксируя момент снятия ответственности с одного лица и возложения её на другое.
Зачем нужен акт приема-передачи дел
Основное назначение акта приема-передачи дел, документальное подтверждение факта передачи документов, дел и материальных ценностей от одного работника другому. Такой документ необходим в следующих ситуациях:
- увольнение сотрудника (главного бухгалтера, кадровика, юрисконсульта, материально ответственного лица);
- перевод работника на другую должность;
- уход сотрудника в длительный отпуск (декретный, учебный);
- смена ответственного лица в организации.
Важно понимать: порядок приема-передачи дел при увольнении не урегулирован на законодательном уровне (за исключением отдельных случаев, например, передачи дел руководителем кредитной организации). Поэтому организация вправе разработать собственный порядок, закрепив его в локальном нормативном акте.
Этапы процедуры приема-передачи дел
Шаг 1. Издание приказа
Руководитель организации издает приказ о проведении приема-передачи дел. В приказе указываются:
- причина передачи дел (увольнение сотрудника);
- ФИО передающего и принимающего лица;
- сроки проведения процедуры;
- состав комиссии (при необходимости);
- порядок проведения инвентаризации (для материально ответственных лиц).
Пример формулировки приказа:
«В связи с увольнением 04.12.20* Федорова А.И. с должности юрисконсульта приказываю: провести процедуру приема-передачи дел не позднее 01.12.20* в соответствии с порядком, утвержденным настоящим приказом. Прием дел поручить юрисконсульту Смирновой Е.В.»
Шаг 2. Подготовка и проверка документов
Передающий сотрудник систематизирует документы, составляет их опись. Если передаются материальные ценности, проводится инвентаризация. Для главного бухгалтера проверяется состояние учета, наличие первичных документов, отчетности, ключей от электронной подписи.
Шаг 3. Составление и подписание акта
По итогам передачи составляется акт, который подписывают обе стороны (и члены комиссии, если она создавалась).
Структура акта приема-передачи дел
Унифицированной формы акта не существует, поэтому документ составляется в свободной форме, но должен содержать:
- Наименование организации и реквизиты;
- Дату и место составления акта;
- Основание передачи дел (реквизиты приказа об увольнении);
- ФИО и должности передающего и принимающего лица;
- Перечень передаваемых документов и дел с указанием количества, периода, состояния;
- Перечень материальных ценностей (при наличии);
- Замечания и выявленные недостачи (при наличии);
- Подписи сторон с расшифровкой.
Образец акта приема-передачи дел при увольнении
АКТ № *
приема-передачи дел и документов
г. Москва