Письмо-запрос — один из самых распространённых видов деловой корреспонденции. С его помощью организации и частные лица запрашивают информацию, документы, коммерческие предложения, справки и разъяснения. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить письмо-запрос, приведём готовые образцы и расскажем, где их можно скачать бесплатно.
Что такое письмо-запрос
Письмо-запрос — это деловое письмо, цель которого — получить от адресата определённую информацию, документы, товары, услуги или совершение каких-либо действий. Такое письмо составляется в официально-деловом стиле и не требует нотариального заверения, однако должно соответствовать общепринятым нормам деловой переписки.
Когда используется письмо-запрос
- запрос коммерческого предложения или прайс-листа у поставщика;
- запрос документов (договоров, актов, счетов-фактур, справок);
- запрос информации о товарах, услугах, условиях сотрудничества;
- запрос в государственные органы (налоговую, Росстат, ПФР и др.);
- запрос о предоставлении копий документов контрагенту;
- запрос разъяснений по законодательству или условиям договора.
Структура письма-запроса
Грамотно составленное письмо-запрос включает следующие обязательные элементы:
- Шапка письма — реквизиты отправителя (наименование организации, адрес, телефон) и данные адресата.
- Дата и исходящий номер письма.
- — краткое отражение сути запроса.
- Обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович!».
- Основная часть — обоснование запроса и его суть.
- Подпись — должность, ФИО, подпись ответственного лица.
- Приложения — перечень прилагаемых документов (при наличии).
Образец письма-запроса (универсальный)
ООО «Пример»
ИНН 77* 01, КПП 77 001
Адрес: 123, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, оф. 2
Тел.: +7 (4) —
E-mail: info@primer.ru
Исх. № 1**/25 от
Генеральному директору
ООО «Партнёр»
Иванову И.И.
О предоставлении информации
Уважаемый Иван Иванович!
Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вашей организацией в сфере поставок офисного оборудования; В связи с этим просим Вас предоставить следующую информацию:
- актуальный прайс-лист на продукцию;
- условия оплаты и поставки;
- образцы типового договора поставки.
Просим направить ответ в срок до на адрес электронной почты, указанный выше.
Заранее благодарим за сотрудничество!
С уважением,
Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П.П./
Образец запроса в государственный орган
В ИФНС России № * по г. Москве
от ООО «Пример», ИНН 77 01
Адрес: 123*, г; Москва, ул. Примерная, д. 1
Запрос о предоставлении справки
Просим выдать справку о состоянии расчётов с бюджетом по состоянию на . Справка необходима для предоставления в банк в целях получения кредита.
Приложение: доверенность № ** от — 1 экз.
Генеральный директор ____________ /Петров П.П./
Правила составления письма-запроса
- Лаконичность. Письмо должно быть кратким — не более одной страницы.
- Конкретика. Чётко формулируйте, что именно вы хотите получить.
- Вежливость. Используйте этикетные формулы: «просим», «будем благодарны».
- Сроки. Укажите желаемый срок получения ответа.
- Обоснование. Кратко поясните, зачем вам нужна информация — это повышает шансы на быстрый ответ.
- Официальный стиль. Избегайте разговорных выражений и эмоциональных оценок.
Где скачать образец бесплатно
Готовые шаблоны писем-запросов в форматах Word и PDF можно бесплатно найти на следующих ресурсах:
- официальные сайты государственных органов (nalog.gov.ru, gosuslugi.ru);
- справочно-правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант — демо-версии);
- порталы для бухгалтеров и юристов (klerk.ru, glavbukh.ru);
- конструкторы документов онлайн.
Письмо-запрос — простой, но важный инструмент деловой коммуникации. Соблюдая структуру и правила оформления, вы получите нужную информацию быстро и без лишней переписки. Используйте приведённые в статье образцы как основу, адаптируя их под свою ситуацию.