Правильное заполнение табеля учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) — это обязательное требование трудового законодательства. Ошибки в кодах отпусков могут привести к некорректному расчету заработной платы, нарушению сроков предоставления отдыха, а также к штрафам со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ). В статье подробно разбираем актуальные на 2026 год условные обозначения (буквенные и цифровые), правила их комбинирования и типичные ошибки кадровых специалистов.

Нормативная база и формы табелей

Основным документом, регламентирующим порядок ведения учета рабочего времени, является Постановление Госкомстата от № 1 (утвердило формы Т-12 и Т-13). В приложении к формам приведен Единый перечень условных обозначений (кодов), использование которых является обязательным для заполнения граф 10–12 (для Т-12) или соответствующих ячеек (для Т-13).

Важно: Организация имеет право ввести собственные коды только для видов работы/отсутствий, не предусмотренных единым перечнем, зафиксировав их во внутреннем локальном нормативном акте (Положении об учете рабочего времени). Для стандартных видов отпусков обязательно используются единые коды.

Классификация кодов: буквенные vs цифровые

В табеле допускается использование двух систем кодирования (нельзя смешивать их в одном табеле за один период):

• Буквенные коды (кириллица/латиница): более наглядны, понятны при визуальном контроле (например, ОТ, ДО, Р).
• Цифровые коды: удобны для автоматизированных систем учета (1С, SAP и др.), обязательны при электронном обмене данными с фондами (СФР).

Рекомендация: Выберите одну систему и закрепите её в учетной политике или Положении об учете рабочего времени.

Основной и дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск

Самые частые обозначения в табеле.

Пример заполнения (Ячейка табеля):

Если сотрудник в отпуске весь месяц (код 09/ОТ):

ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ
168 (сумма часов за месяц)

В нижней строке ячейки (графа «Часы») проставляется общее количество часов отпуска за месяц.

Учебный отпуск

Регламентируется ст. 173, 177 ТК РФ. Особенность: часто совмещается с работой (сотрудник работает часть дня, а часть, учится).

Код УД/12 используется для отпуска за счет работодателя (неоплачиваемого), УН, для неоплачиваемого по инициативе работника (реже). Чаще всего применяеться код У/11 для оплачиваемых учебных отпусков.

Пример комбинированного заполнения (Работа + Учеба в один день)

Согласно письмам Роструда и разъяснениям, в одной клетке табеля допускается указывать два кода через дробь или в две строки.

Ситуация: Сменность 8 часов. Сотрудник отработал 4 часа, 4 часа был в оплачиваемом учебном отпуске.

Я У
4 4

В нижней части ячейки указываются часы для каждого кода. В итоговой строке месяца суммируются часы по коду «Я» (01) и по коду «У» (11) отдельно.

Отпуск по беременности и родам, уходу за ребенком («Декрет»)

Длительные отсутствия, требующие точного кодирования для расчета пособий СФР.

Нюанс: Дни отпуска по беременности и родам (Р/14) включаются в страховой стаж. Отпуск по уходу за ребенком (ОЖ/15) также включается в стаж (в пределах установленных законом сроков). В табеле они отмечаются на все календарные дни продолжительности отпуска.

Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)

Здесь существует наибольшая путаница из-за нескольких допустимых кодов. Выбор зависит от основания предоставления.

Частичный день отпуска за свой счет

Согласно письму Роструда от № ПГ/18132-6-1, отпуск без сохранения зарплаты можно предоставить на несколько часов.

Пример: Рабочий день 8 часов. Отпуск за свой счет предоставлен на 4 часа (код ДО/16).

Я ДО
4 4

В табеле отражается код ДО (16) в привязке ко времени непосредственно отпуска (4 часам). Отработанное время, код Я (01) — 4 часа.

Прочие коды отсутствий, часто путаемые с отпусками

Для корректного учета важно отличать отпуск от других оснований неявки.

• Больничный (Временная нетрудоспособность): Б / 19. Ставится на основании ЭЛН (электронного листа нетрудоспособности). Не является отпуском.
• Неявка по невыясненным причинам (прогул): НН / 30. Критически важно: Нельзя ставить НН, если сотрудник в отпуске, но приказ/заявление еще не оформлено. Это приведет к рискам перерасчета зарплаты и штрафам. До оформления приказа лучше не ставить код или использовать временное обозначение по внутреннему регламенту, но НН — только для прогулов.
• Простой по вине работодателя: РП / 31.
• Простой не по вине ни одной из сторон: РН / 32.
• Забастовка: З / 33.
• Командировка: К / 06.

Сводная таблица условных обозначений (Фрагмент единого перечня)

Для удобства приведен фрагмент официального перечня (Приказ Госкомстата № 1):

Типичные ошибки и как их избежать

1. Смешивание кодов основного и дополнительного отпуска. Если сотрудник ушел в отпуск 28 дней, из которых 14 дней — основной (ОТ/09), а 14 дней — дополнительный за вредность (ОД/10), в табеле обязательно нужно разделить их по кодам. Смешивание (просто писать ОТ на все 28 дней) ведет к ошибкам в расчете компенсации при увольнении и начислении выплат за вредность.
2. Использование кода НН вместо ДО/ОЖ/Р. Частая ситуация: приказ на отпуск подписан директором 5-го числа, а сотрудник ушел 1-го. Кадровик ставит НН за 1–4 числа. Нельзя. Нужно дождаться приказа и поставить правильный код (ОТ, ДО, Р) с 1-го числа. НН ставиться только если сотрудник не вышел на работу без ведома работодателя.
3. Неучет часов при совмещении работы и отпуска/учебы. Если в один день сотрудник и работал, и был в учебном отпуске — обязательно проставлять часы по обоим кодам в одной клетке (см. пример в п. 4).
4. Игнорирование кодов 16 vs 17. Использование кода ОЗ (17) для ветеранов труда (ст. 128 ТК РФ), ошибка. Им положен ДО (16). Это влияет на налоговый учет (НДФЛ) и отчетность в СФР.

Хранение табелей

Согласно ст. 22 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовым перечням сроков хранения документов:

• Табели учета рабочего времени (Т-12, Т-13) хранятся в течение 5 лет (ранее был срок 1 год, сейчас для первичных учетных документов по труду установлен срок 5 лет, для сводных, 50/75 лет).
• Если табель является единственным документом, подтверждающим стаж (нет личных карточек Т-2), срок хранения — 75 лет.

Практический чек-лист для кадровика перед сдачей табеля в бухгалтерию

• [ ] Выбрана единая система кодирования (буквенная ИЛИ цифровая) на весь год/период.
• [ ] Все виды отпусков разделены по кодам: ОТ (09), ОД (10), У (11), Р (14), ОЖ (15), ДО (16), ОЗ (17).
• [ ] При совмещении работы и отсутствия в одну смену — часы распределены по строкам в клетке.
• [ ] Нет кодов НН на дни фактического отпуска (даже если приказ оформлен позднее).
• [ ] Коды ДО (16) и ОЗ (17) применены строго по основаниям (ст. 128 ТК РФ vs соглашение сторон).
• [ ] Суммы часов в нижней строке табеля сходятся с графиком сменности/нормой часов за месяц.
• [ ] Табель подписан ответственным лицом (обычно руководитель структурного подразделения) и согласован кадровиком/бухгалтерией.

Грамотное обозначение отпусков в табеле, залог чистой отчетности перед СФР, отсутствия претензий ГИТ и корректных расчетов зарплаты. В 2026 году актуальны коды: ОТ/09, ОД/10, У/11, Р/14, ОЖ/15, ДО/16, ОЗ/17. Главное правило — единообразие (не смешивать буквы и цифры) и соответствие основанию (приказ, заявление, ст. ТК РФ). Внедрите внутренний регламент заполнения табеля, обучите ответственных лиц, и ошибки минимизируются.

Статья подготовлена на основе актуального на года трудового законодательства (ТК РФ), Постановления Госкомстата № 1, разъяснений Роструда и судебной практики. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультироваться со специалистом по трудовому праву. Контакты юриста: тел. —*-, email: *@**.ru