Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Отпуск без сохранения заработной платы (часто называемый «отпуск за свой счет» или «административный отпуск») предоставляется работнику по его письменному заявлению на основании ст. 128 ТК РФ. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, за этот период средний заработок не выплачивается, но рабочее место и должность сохраняются. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить такое заявление, какие нормы права регулируют этот процесс и какие нюансы нужно учесть.

Законодательная база и категории работников

Согласно статье 128 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы определенным категориям граждан (до 14 календарных дней в году, если иное не установлено законами):

Участникам Великой Отечественной войны;
Рабочим пенсионерам по возрасту;
Родителям (супругам) военнослужащих, погибших или умерших от ран/болезней;
Инвалидам (срок определяется индивидуальной программой реабилитации, но не более 60 дней в году);
Лицам, вступившим в брак;
Работникам при рождении ребенка;
Работникам в связи с похоронами близких родственников.

Для остальных категорий работников предоставление такого отпуска — право работодателя, а не обязанность. Срок согласовывается сторонами, но не может превышать установленные законом пределы (например, для студентов, совмещающих работу с обучением, существуют свои квоты).

Структура и обязательные реквизиты заявления

Заявление пишеться от имени работника адресованному руководителю организации. Поскольку единой утвержденной формы (единого бланка) не существует, используется свободная письменная форма с соблюдением деловых стандартов (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Обязательные элементы:

Шапка документа (кому и от кого).
Наименование документа («Заявление»).
Текст просьбы с указанием основания, срока (даты начала и окончания) и количества календарных дней.
Дата составления и подпись заявителя с расшифровкой.

Образец заявления (классический вариант)

Ниже приведен универсальный шаблон. Данные в квадратных скобках заменяются на реальные, конфиденциальная информация замаскирована.

 Кому:
 Генеральному директору
 ООО «Название Организации»
 Иванову И.И.
 от
 должность:
 телефон: * 
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы
 на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ / по семейным обстоятельствам / по состоянию здоровья / в связи с обучением
 (подчеркнуть необходимое) на календарных дней
 с .. г. по .. г. включительно.
.. г. Подпись: _____________ / * / 

Варианты формулировок в зависимости от основания

Текст просьбы («Прошу предоставить…») лучше адаптировать под конкретную ситуацию, так как от основания зависит обязанность работодателя согласовать даты и срок.

Вариант А: Категории, имеющие безусловное право (ст. 128 ТК РФ)

Пример: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на основании пункта 1 части 1 статьи 128 ТК РФ (в связи с вступлением в брак) на 14 календарных дней с по г. включительно.»

Важно: К заявлению рекомендуется приложить копию подтверждающего документа (свидетельства о браке, справки из ЗАГС, медицинского заключения и т.д.), хотя закон не требует его обязательного предоставления для перечисленных в ст. 128 категорий.

Вариант Б: По соглашению сторон (инициатива работника)

Пример: «Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам (поездка за границу / уход за больным родственником / решение личных вопросов) на 10 календарных дней с по г. включительно.»

В этом случае работодатель имеет право отказать. Рекомендуется заранее устно согласовать даты с руководителем и HR-отделом.

Вариант В: Для студентов (совмещение работы и обучения)

Сроки установлены ст. 173, 177 ТК РФ (сессионные, на сдачу ГИА, на написание дипломной работы).

Пример: «Прошу предоставить мне учебный отпуск без сохранения заработной платы на основании ст. 173 ТК РФ для сдачи промежуточной аттестации (зимняя сессия) на 30 календарных дней с по г. включительно. Копия вызова из учебного заведения прилагается.»

Порядок оформления и согласования

Этап 1: Подача заявления

Заявление пишется в 2 экземплярах: один остается у работодателя (в личном деле/HR), второй — с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись секретаря/кадровика) остается у работника.
Срок подачи: заранее (обычно не позднее чем за 2-3 недели), чтобы работодатель успел оформить приказ и перераспределить нагрузку.

Этап 2: Приказ (распоряжение) работодателя

На основании заявления издается приказ по форме Т-6 (утв. Госкомстатом РФ № 1) или в свободной форме с реквизитами ГОСТ. В приказе указываются:

ФИО работника полностью (без масок).
Основание (заявление № ___ от ___).
Вид отпуска: «без сохранения заработной платы».
Срок (даты начала и окончания, количество дней).
Основание нормы права (ст. 128 ТК РФ, ст. 173 ТК РФ и т.д.).

Этап 3: Ознакомление и учет

Работник ознакомляется с приказом под роспись.
В табель учета рабочего времени (ф. Т-12 или Т-13) ставится код «ОД» (код 37) — «Отпуск без сохранения заработной платы».
В трудовую книжку запись НЕ вносится (только в личную карточку ф. Т-2).

Нюансы и частые ошибки

⚠️ Внимание: Ключевые моменты

Непрерывность стажа: Период отпуска без сохранения ЗП в пределах 14 календарных дней в год включается в страховой стаж (п. 3 ст. 11 ФЗ-400 «О страховых пенсиях»). Если отпуск дольше 14 дней — превышающая часть стажу не засчитывается (кроме учебных отпусков и случаев ст. 128 ТК РФ).
Ежегодный оплачиваемый отпуск: Если отпуск без сохранения ЗП превышает 14 дней в рабочем году (за исключением случаев ст. 128 ТК РФ), срок ежегодного оплачиваемого отпуска сдвигается на превышающую часть (ч. 2 ст. 121 ТК РФ).
Больничный в отпуске: Если работник заболел во время отпуска за свой счет, больничный лист оплачивается по общим правилам, но отпуск не продлевается и не переносится (Письмо Минтруда РФ от № 14-1/В-725).
Досрочное завершение: Работник может прервать отпуск и выйти на работу раньше срока, написав заявление. Работодатель обязан его принять (ст. 125 ТК РФ по аналогии).
Увольнение: Во время отпуска без сохранения ЗП работника нельзя уволить по инициативе работодателя (ликвидация, сокращение и т.д.), кроме случаев полной ликвидации организации (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). По собственному желанию — можно, написав заявление.

Электронный документооборот

Если в организации внедрен ЭДО (1С:ЗУП, СБИС, Диадок, Контур и др.), заявление создается в системе:

Работник заполняет электронную форму в личном кабинете сотрудника или мобильном приложении.
Ставит усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или простую ЭП (по соглашению сторон).
Документ автоматически уходит на согласование руководителю и в HR.
Приказ генерируется автоматически на основании утвержденного заявления.

В этом случае бумажный оригинал, как правило, не требуется, но стоит уточнить локальный нормативный акт (Положение об ЭДО).

Резюме: чек-лист перед сдачей

[ ] Правильно указан адресат (ФИО директора, название ООО/ИП).
[ ] Указаны свои полные ФИО, табельный номер, должность, подразделение.
[ ] Четко сформулирована просьба: «Прошу предоставить отпуск БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ».
[ ] Указано основание (ссылка на ст. ТК РФ или «по семейным обстоятельствам»).
[ ] Указаны точные даты: «с DD.MM.YYYY по DD.MM.YYYY включительно».
[ ] Указано количество календарных дней.
[ ] Приложены копии подтверждающих документов (при наличии/необходимости).
[ ] Поставлена дата и личная подпись.
[ ] Получен второй экземпляр с отметкой о принятии (входящий номер/подпись HR).

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство может меняться, актуальность нормативных актов проверяйте на официальных ресурсах (КонсультантПлюс, Гарант, сайт Госдумы).