Личная карточка работника (форма Т-2) — один из ключевых кадровых документов, в котором фиксируется вся трудовая история сотрудника в организации. Одним из важных разделов карточки является раздел «Отпуск», а при необходимости к карточке оформляется дополнение — вкладыш, если стандартных строк не хватает. Рассмотрим, как правильно оформить такое дополнение.
Нормативная база и актуальность формы Т-2
С 2021 года унифицированная форма Т-2 перестала быть обязательной для коммерческих организаций, компании вправе разработать собственный бланк и утвердить его приказом руководителя. Однако:
- государственные и муниципальные учреждения обязаны применять унифицированную форму № Т-2;
- коммерческие организации могут использовать свою форму, но раздел об отпусках рекомендуется сохранить, так как он удобен для кадрового учёта.
Карточка заводится в первый рабочий день сотрудника после подписания трудового договора и закрывается в день увольнения. Если работник принят повторно — заводится новая карточка.
Зачем нужно дополнение к разделу «Отпуск»
Стандартный раздел VIII «Отпуск» формы Т-2 содержит ограниченное количество строк. Дополнение (вкладыш) оформляется, когда:
- сотрудник работает в организации долго и строки закончились;
- работнику часто предоставляются отпуска разных видов (ежегодный основной, дополнительный, без сохранения зарплаты, учебный, по беременности и родам);
- отпуска дробятся на части, и каждая часть фиксируется отдельной строкой.
Структура раздела «Отпуск» и дополнения к нему
Дополнение оформляется в виде таблицы, полностью повторяющей графы основного раздела:
- Вид отпуска, ежегодный основной оплачиваемый, дополнительный, без сохранения заработной платы и т.д.;
- Период работы — рабочий год, за который предоставляется отпуск (с … по …);
- Количество календарных дней отпуска;
- Дата начала отпуска;
- Дата окончания отпуска;
- Основание — реквизиты приказа (номер и дата).
Образец дополнения к личной карточке
ДОПОЛНЕНИЕ № 1
к личной карточке работника (форма Т-2)
Организация: ООО «Пример» (ОКПО 1278)
Табельный номер: 0
Ф.И.О. работника: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер отдела технического контроля
| Вид отпуска | Период работы | Кол-во дней | Дата начала | Дата окончания | Основание (приказ) |
|---|---|---|---|---|---|
| Ежегодный основной | – | 14 | Приказ № 45-к от | ||
| Ежегодный основной | – | 14 | Приказ № 1-к от | ||
| Без сохранения зарплаты | — | 3 | Приказ № 2-к от |
Ответственное лицо: начальник отдела кадров Петрова А.С. ____________ (подпись)
Дата заполнения: «___» _________ 20__ г.
Правила заполнения дополнения
- Каждая запись вносится на основании приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6 или самостоятельно разработанная);
- Рабочий год указывается полностью, даже если отпуск предоставлен авансом;
- При переносе или отзыве из отпуска вносятся исправления с указанием нового приказа;
- Дополнение нумеруется (№ 1, № 2 и т.д.) и подшивается к основной карточке;
- На ьной части карточки делается отметка: «Имеется дополнение № ___».
Хранение и конфиденциальность
Личные карточки и дополнения к ним содержат персональные данные (Ф.И.О., ИНН 77, СНИЛС 1—, адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. , кв. , тел. +7 (9) —**), поэтому доступ к ним должен быть ограничен. Сроки хранения:
- 75 лет, если карточка закончена делопроизводством до ;
- 50 лет — если закончена после ;
- 75 лет — для карточек, заведённых на госслужбе (кроме государственной гражданской службы), независимо от даты.
Дополнение к разделу «Отпуск» личной карточки — простой, но важный инструмент кадрового учёта. Оно позволяет вести полную и достоверную историю отпусков сотрудника, что необходимо при расчёте компенсаций, проверках ГИТ и спорах с работниками. Главное — оформлять вкладыш по образцу основного раздела, нумеровать его и вносить записи только на основании приказов.