Оформление отпусков — одна из регулярных задач бухгалтерии и кадровой службы. Ошибки в документах могут привести к спорам с работниками, претензиям трудовой инспекции и налоговым рискам. В этой статье разберём, какие документы нужны для предоставления отпуска, как их правильно заполнить, и приведём образцы формулировок.
Какие документы оформляются при предоставлении отпуска
Полный комплект документов обычно включает:
- График отпусков (форма Т-7), утверждается не позднее чем за 2 недели до начала календарного года;
- Уведомление работника о начале отпуска — не позднее чем за 2 недели до его начала;
- Заявление работника — если отпуск предоставляется не по графику;
- Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или Т-6а);
- Записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма Т-60);
- Отметки в табеле учёта рабочего времени и личной карточке работника.
График отпусков (форма Т-7)
График отпусков обязателен для всех организаций. Для его оформления предназначен унифицированный бланк по форме Т-7, однако организация вправе использовать собственную форму, утверждённую в учётной политике.
Если работнику предоставляются неиспользованные отпуска за предыдущие периоды, в графике указывается общее количество дней. Например: 42 календарных дня (28 + 14 календарных дней) с отметкой в графе 10 «Примечание», что работнику предоставляются неиспользованные отпуска за предыдущий рабочий год.
Заявление на отпуск
Если конкретная дата отпуска предусмотрена графиком, требовать заявление от работника не нужно, уведомление совместно с графиком является основанием для издания приказа. Заявление потребуется, если отпуск предоставляется вне графика, без сохранения зарплаты или с переносом дат.
Образец заявления на ежегодный отпуск (14 дней)
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от бухгалтера
Петровой Анны Сергеевны
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с по .
Петрова А.С. * (подпись)
Образец заявления директора на отпуск
Директор также оформляет заявление (на имя общего собрания участников или самому себе, если это предусмотрено уставом). Приказ в этом случае директор подписывает как работник. Во многих организациях для директора предусмотрен дополнительный оплачиваемый отдых.
Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6)
Унифицированная форма № Т-6 (по ОКУД 0301005) применяется для оформления отпуска одному работнику, форма Т-6а — группе работников. Порядок заполнения:
- Укажите наименование организации и код по ОКПО.
- Проставьте номер и дату документа.
- Заполните табельный номер, ФИО, структурное подразделение и должность работника.
- Укажите период работы, за который предоставляется отпуск.
- Отразите вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный, без сохранения зарплаты и т.д.), количество календарных дней и даты начала и окончания.
- Подпишите приказ у руководителя и ознакомьте работника под подпись.
Пример формулировки приказа на отпуск без сохранения зарплаты
ПРЕДОСТАВИТЬ: Захаровой Виктории Владиславовне, ведущему бухгалтеру, отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 60 календарных дней с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ для работы над диссертацией на соискание учёной степени кандидата наук.
Приказ на отпуск по беременности и родам
Основанием служит листок нетрудоспособности и заявление сотрудницы. С приказом необходимо ознакомить:
- саму сотрудницу;
- её непосредственного руководителя;
- начальника отдела кадров;
- главного бухгалтера.
Это важно, чтобы все службы знали, какие коды проставлять в табеле, какие выплаты оформить работнице и как решить вопрос с замещением сотрудницы на время декрета.
Записка-расчёт (форма Т-60)
Записка-расчёт о предоставлении отпуска заполняется кадровой службой (лицевая сторона) и бухгалтерией (оборотная сторона — расчёт отпускных). Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
Отметки в табеле и личной карточке
В табеле учёта рабочего времени дни ежегодного отпуска отмечаются кодом ОТ (или 09), дополнительного — ОД (10), отпуска по беременности и родам — Р (14), без сохранения зарплаты — ДО (16). Сведения об отпуске также вносятся в раздел VIII личной карточки работника (форма Т-2).
Чек-лист для бухгалтера
- Проверить, включён ли работник в график отпусков.
- Уведомить работника за 2 недели (или получить заявление).
- Издать приказ по форме Т-6 и ознакомить работника.
- Оформить записку-расчёт Т-60 и начислить отпускные.
- Выплатить отпускные за 3 дня до начала отпуска.
- Проставить отметки в табеле и личной карточке.
Правильное оформление отпускных документов защищает организацию от штрафов и трудовых споров. Используйте унифицированные формы Т-6, Т-7, Т-60 или утверждённые в организации собственные бланки, соблюдайте сроки уведомления и выплаты отпускных — и процедура предоставления отпусков не вызовет затруднений.
Примечание: персональные данные в образцах (ФИО, подписи, контакты) приведены условно и частично скрыты под маской (*). Перед использованием образцов сверяйтесь с актуальным законодательством и локальными нормативными актами вашей организации.