Договор об оказании услуг делопроизводителя (или секретаря-делопроизводителя) — это основной документ, регулирующий отношения между заказчиком (организацией или ИП) и исполнителем, который берет на себя функции ведения документации, управления архивом, контроля исполнения поручений и обеспечения канцелярии. Грамотно составленный договор защищает интересы обеих сторон, четко определяет границы ответственности и порядок оплаты труда.
Ниже представлен подробный разбор структуры договора, ключевых условий и типовой образец, который можно адаптировать под нужды вашей организации. Внимание: во всех примерах конфиденциальные данные (наименования организаций, адреса, ФИО, номера телефонов, ИНН/КПП, номера счетов) заменены на маску *.
Основные отличия от трудового договора
Прежде чем переходить к образцу, критически важно понимать правовую природу отношений:
- ГПХ (Гражданско-правовой характер): Договор оказания услуг заключается по ГК РФ (ст. 779). Исполнитель — это подрядчик/исполнитель, а не работник. Он не в штате, подчиняется только результату, а не внутреннему трудовому распорядку.
- Нет соцпакета: Заказчик не платит больничные, отпускные, не оформляет отгулы.
- Налоги: Если исполнитель — физлицо (самозанятый или ИП), заказчик выступает налоговым агентом (при работе с физлицом, не являющимся самозанятым/ИП) или платит НДС/НДФЛ в зависимости от статуса исполнителя. При работе с юрлицом, стандартный НДС;
- Риск реквалификации: Если в договоре будут признаки трудовых отношений (график работы, подчиненность, ежемесячная фиксированная зарплата «за выработанное время», оформление на рабочее место), суд/инспекция может переквалифицировать договор в трудовой с начислением страховых взносов и штрафов.
Ключевые маркеры ГПХ в тексте договора:
- Предмет — оказание услуг / выполнение работ с конкретным результатом (акт приема-передачи).
- Оплата — за результат (фиксированная сумма за месяц/квартал или за объем операций), а не за время.
- Исполнитель самостоятельно определяет режим работы, место и способы выполнения (если иное не требует специфика — доступ к 1С, физический архив).
- Исполнитель несет риски случайного порчи/утери материалов, если это не вина заказчика.
- Отсутствие пункта о «внутреннем трудовом распорядке», «должностной инструкции» (есть ТЗ/Спецификация), «дисциплинарных взысканиях».
Обязательные структурные элементы договора
Согласно ст. 420, 432 ГК РФ, договор должен содержать:
Преамбула (Шапка)
- Наименование документа: «Договор об оказании услуг делопроизводителя № * от «» 202 г.».
- Место заключения: г. .
- Стороны:
- Заказчик: ООО «» (ИП ), именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Генерального директора . ., действующего на основании Устава, и Исполнитель.
- Исполнитель: ООО «» / ИП / Граждане * . , именуемый в дальнейшем «Исполнитель», в лице , действующего на основании Устава / доверенности № / паспорта серии * № *.
Предмет договора (п. 1)
Самый важный раздел. Не пишите просто «ведение делопроизводства». Опишите конкретный перечень услуг (лучше вынести в Приложение/Спецификацию/ТЗ).
Пример формулировки:
Исполнитель обязуется оказать Заказчику услуги по организации делопроизводства и секретарской поддержке (далее — Услуги) в соответствии с перечнем, утвержденным Приложением № 1 (Техническим заданием), являющимся неотъемлемой частью настоящего Договора.
Результатом оказания Услуг является: ведение входящей/исходящей корреспонденции, регистрация документов в системе * (1С:Документооборот / МойСклад / Excel-журнал), контроль сроков исполнения поручений, формирование деловых папок, обеспечение канцелярией, взаимодействие с контрагентами по документационным вопросам.
Права и обязанности сторон (п. 2, 3)
Обязанности Исполнителя (примерный перечень для включения в договор):
- Осуществлять прием, регистрацию, учет, распределение и контроль исполнения входящей и внутренней документации.
- Подготавливать исходящую корреспонденцию на основании проектов Заказчика, согласовывать тексты, направлять адресатам (почта, ЭДО, курьерская служба ).
- Вести учетные системы (журналы регистрации, карточки контроля сроков, электронные базы) в программе .
- Обеспечивать хранение документов в соответствии с Номенклатурой дел и сроками хранения (Приложение № 2).
- Осуществлять закупку канцелярских товаров и расходников по согласованным заявкам (с предоставлении чеков/УПД).
- Соблюдать конфиденциальность информации (Коммерческую тайну, Персональные данные) в соответствии с Законом и НДА (Приложение № 3).
- Предоставлять еженедельные/ежемесячные отчеты о выполненной работе (Акт приема-передачи, реестр контрольных сроков).
Обязанности Заказчика:
- Своевременно передавать Исполнителю документы и информацию, необходимые для оказания Услуг.
- Обеспечить доступ к информационным системам (1С, CRM, почта, ЭДО) и предоставить необходимые средства связи/Ключи ЭП (если предусмотрено).
- Оплачивать Услуги в порядке и сроки, установленные п. 4 настоящего Договора.
- Принимать оказанные Услуги по Актам приема-передачи.
Порядок приема-передачи и отчетность (п. 4)
Это защита от спора «ты ничего не делал».
- Услуги считаются оказанными надлежаще с момента подписания Заказчиком Акта приема-передачи оказанных услуг (Приложение № 4).
- Акт подписывается ежемесячно не позднее числа следующего месяца.
- Споры по качеству решаются путем составления протокола расхождений в течение дней.
- Молчание Заказчика в течение дней после предоставления Акта означает безусловное принятие Услуг.
Цена и порядок расчетов (п. 5)
Вариант 1: Фиксированная абонентская плата (ретейнер) — самый частый для делопроизводителя.
Стоимость Услуг за календарный месяц составляет (*) рублей 00 копеек (с НДС / без НДС / НДС не облагается в связи с применением Исполнителем спец. режима — самозанятость/УСН «Доходы»).
Оплата производится безналичным путем перечисления средств на расчетный счет Исполнителя:
Реквизиты Исполнителя:
ИНН/КПП: * /
Р/с:
Банк:
БИК:
К/с: *Срок оплаты: не позднее рабочих дней со дня подписания Акта приема-передачи (постоплата) / до числа текущего месяца (предоплата).
Вариант 2: Постоплата по факту объема (менее удобно для делопроизводства, но возможна).
Срок действия договора (п. 6)
- Договор вступает в силу с момента подписания и действует до «» 202 г.
- Автоматическая пролонгация (если ни одна из сторон не уведомит другую за дней).
- Право одностороннего отказа: Заказчик — в любой момент (с оплатой фактически выполненного), Исполнитель — уведомив за дней (ст. 782 ГК РФ);
Ответственность сторон (п. 7)
- Штрафы/Пени: за просрочку оплаты (например, 0.1% от суммы долга за каждый день), за просрочку предоставления отчетов/Актов.
- Убытки: реальный ущерб (не упущенная выгода).
- Конфиденциальность: Штраф за разглашение коммерческой тайны / персданных — фиксированная сумма (например, 50 000 — 100 000 руб.) или расчет убытков.
- Ограничение ответственности: Исполнитель не несет ответственности за задержки почты, сбои ЭДО/Интернета, действия третьих лиц (курьеров), если Исполнитель действовал добросовестно.
Конфиденциальность и Персональные данные (п. 
Обязательный блок. Ссылка на 152-ФЗ и Закон о комтайне. Лучше оформить отдельным Приложением (Согласие на обработку ПДн / НДА).
Форс-мажор и разрешение споров (п. 9, 10)
- Стандартные формулировки (ст. 401 ГК РФ).
- Претензионный порядок (обязателен для юрлиц/ИП): 10-30 дней.
- Судебная юрисдикция: Арбитраж (юрлицы/ИП) или Общий юрисдикции (физлица) по месту нахождения Заказчика.
Заключительные положения (п. 11)
- Договор в экземплярах;
- Изменения только доп. соглашением.
- Адреса и реквизиты для уведомлений (почта, email, ЭДО).
- Подписи сторон с расшифровкой и печатями (если есть).
Полный образец договора (Шаблон)
Ниже приведен готовый текст договора. Скопируйте его в редактор, замените все поля * на реальные данные и дополните Приложения.
г. «» 202 г.
ООО «*» (ИП ), именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Генерального директора . , действующего на основании Устава, с одной стороны, и
ВАРИАНТ А (Юрлицо/ИП): ООО «» (ИП ), именуемый в дальнейшем «Исполнитель», в лице * . , действующего на основании Устава (Доверенности № от ),
ВАРИАНТ Б (Физлицо / Самозанятый): Граждане * . , именуемый в дальнейшем «Исполнитель», паспорт серии * № , выдан * г., код подразделения , регистрация по адресу: ,
вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем:
ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
Исполнитель обязуется оказать Заказчику услуги по организации делопроизводства, секретарской и архивной поддержке (далее — Услуги) в соответствии с Приложением № 1 «Перечень услуг и Техническое задание», а Заказчик обязуется принять и оплатить их.
Результатом оказания Услуг являются: ведение журналов регистрации входящей/исходящей/внутренней документации; контроль сроков исполнения поручений руководства; формирование и учет дел по Номенклатуре дел (Приложение № 2); обеспечение канцелярскими принадлежностями; взаимодействие с операторами почтовой связи и курьерскими службами; конвертирование и направление исходящей корреспонденции.
Услуги оказываются Исполнителем самостоятельно, своими силами и за свой счет, с соблюдением требований законодательства РФ и внутренних документов Заказчика, переданных Исполнителю для ознакомления под роспись.
ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
Исполнитель обязан:
Оказывать Услуги качественно, в сроки, установленные Приложением № 1.
Обеспечивать сохранность переданных Заказчиком документов, носителей информации и имущества.
Не разглашать конфиденциальную информацию (коммерческую тайну, персональные данные) в соответствии с Приложением № 3.
Предоставлять ежемесячный отчет об оказанных Услугах в форме Акта приема-передачи (Приложение № 4) и Реестра контрольных сроков.
Своевременно информировать Заказчика о возникших проблемах, угрожающих срокам исполнения.
При закупке канцелярии/расходников — предоставлять первичные документы (чеки, УПД, Товарные чеки) для бухгалтерского учета Заказчика.
Исполнитель имеет право:
Привлекать третьих лиц (субисполнителей) для выполнения отдельных действий (курьерская доставка, сканирование больших объемов) только с письменного согласия Заказчика.
Требовать от Заказчика предоставления необходимых документов, доступов и информации.
Независимо определять режим своей работы, место и способы оказания Услуг, если иное не требуется для доступа к физическим документам/системам Заказчика.
Заказчик обязан:
Передать Исполнителю все документы, данные и доступы, необходимые для начала работы, в течение дней со дня подписания Договора.
Оплачивать Услуги в порядке п. 4 настоящего Договора.
Принимать оказанные Услуги по Акту приема-передачи в течение дней со дня его получения.
Обеспечить доступ Исполнителя к информационным системам (1С, CRM, ЭДО, корпоративная почта) и выдать ключи ЭЦП (при необходимости) по акту передачи.
Заказчик имеет право:
Контролировать качество и сроки оказания Услуг.
Требовать устранения недостатков в разумный срок за свой счет Исполнителя.
Расторгнуть Договор в одностороннем порядке в соответствии с п. 7.2.
СРОКИ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ
Услуги оказываются с «» 202 г. по «» 202 г. (или «на неопределенный срок»).
Конкретные сроки выполнения отдельных операций (реакция на входящее письмо, регистрация договора и т.д.) установлены в Приложении № 1 (SLA).
ЦЕНА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
Стоимость Услуг за каждый полный календарный месяц оказания составляет: () рублей 00 копеек.
ВАРИАНТ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ (выбрать нужное):
[ ] Сумма включает НДС 20%: руб.
[ ] Сумма без НДС (Исполнитель — ИП на УСН «Доходы» / Самозанятый / Юрлицо на УСН). НДС не облагается.
Оплата производится безналичным расчетом на расчетный счет Исполнителя:
Реквизиты Исполнителя:
Наименование/ФИО:
ИНН/КПП: / *
Р/с:
Банк:
БИК: *
К/с: *
Заказчик производит оплату в течение рабочих дней со дня подписания Акта приема-передачи (постоплата).
В случае неполного оказания Услуг за месяц (по вине Исполнителя) стоимость пропорционально уменьшается по согласованию сторон.
ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ УСЛУГ
Приемка Услуг осуществляется ежемесячно по подписанию Акта приема-передачи оказанных услуг (Приложение № 4) в экземплярах.
Акт подписывается уполномоченными представителями сторон; При невозможности личной встречи допускается обмен сканами по email / подписание через ЭДО (Ростелеком / СБИС / Диадок / Контур).
Если Заказчик в течение календарных дней не вернул подписанный Акт и не направил мотивированный отказ с описанием недостатков, Услуги считаются принятыми в полном объеме и надлежащем качестве.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
За просрочку оплаты Заказчик выплачивает Исполнителю пеню в размере % от суммы просроченной оплаты за каждый день просрочки (не более % от суммы долга).
За просрочку оказания Услуг / предоставления отчетности Исполнитель выплачивает Заказчику штраф (неустойку) в размере % от месячной стоимости Услуг за каждый день просрочки (не более % от месячной стоимости).
За разглашение конфиденциальной информации Исполнитель выплачивает Заказчику штраф в размере (*) рублей за каждый случай утечки, за вычетом уплаченных штрафов/пени в счет убытков.
Стороны не несут ответственности за неисполнение обязательств вследствие форс-мажора (п. 9).
СРОК ДЕЙСТВИЯ И РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА
Договор действует до «» 202 г. и пролонгируется автоматически на месяцев, если ни одна из сторон не уведомит другую о нежелании пролонгации за дней.
Заказчик вправе расторгнуть Договор в любое время, уведомив Исполнителя за дней, с обязательством оплатить фактически оказанные Услуги.
Исполнитель вправе отказаться от исполнения Договора, уведомив Заказчика за дней (ст. 782 ГК РФ).
Основания для внесудебного расторжения: систематическое нарушение сроков оплаты (более раз подряд), систематическое нарушение сроков оказания Услуг, ликвидация стороны, вступление в силу решения о банкротстве.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ И ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ
Стороны признают конфиденциальной любую информацию, полученную в ходе исполнения Договора (коммерческая тайна, персональные данные клиентов/сотрудников, условия Договора, технологии бизнес-процессов).
Исполнитель обязуется не передавать информацию третьим лицам без согласия Заказчика, принимать меры по защите информации (пароли, шифрование, ограничение доступа).
Обязательство о неразглашении действует в течение лет после прекращения Договора.
Исполнитель дает согласие на обработку своих персональных данных (ФИО, паспорт, ИНН, телефон, email, реквизиты счета) для целей исполнения Договора в соответствии с 152-ФЗ (детали в Приложении № 3).
ФОРС-МАЖОР (НЕПРЕОДОЛИМЫЕ ОБСТОЯТЕЛЬСТВА)
Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение обязательств, если оно явилось следствием обстоятельств неисключимой силы (война, наводнение, пожар, эпидемия, решения госорганов, массовые сбои Интернета/ЭДО).
Сторона, для которой наступили форс-мажор, уведомляет другую сторону в течение дней. Сроки исполнения сдвигаются на время действия обстоятельств.
ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ
Споры решаются путем переговоров. Претензионный порядок обязателен. Срок ответа на претензию — календарных дней.
При неразрешимости спора он передается в:
ВАРИАНТ А (Юрлица/ИП): Арбитражный суд по месту нахождения Заказчика.
ВАРИАНТ Б (Физлицо Исполнитель): Суд общей юрисдикции по месту нахождения Заказчика (или Исполнителя по выбору истца).
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Все изменения и дополнения — только письменным образом (Доп. соглашением).
Уведомления направляются по адресам:
Заказчик: Юр. адрес: . Фактический адрес: . Email: . Телефон: . ЭДО (ID/Оператор): .
Исполнитель: Юр. адрес/Регистрация: . Email: . Телефон: . ЭДО (ID/Оператор): *;
Договор составлен в 2 (двух) экземплярах с равной юридической силой.
Приложения № 1-4 являются неотъемлемой частью Договора.
АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН
ЗАКАЗЧИК:
ООО «» / ИП
Подпись: _____________ / * .
М.П. (при наличии)
ИСПОЛНИТЕЛЬ:
ООО «» / ИП / * .
Подпись: _____________ / * .
М.П. (при наличии)
Необходимые приложения (Чек-лист)
Договор без приложений часто бывает «рамочным» и нерабочим. Обязательно приложите:
| № Приложения | Наименование | Зачем нужно |
|---|---|---|
| 1 | Техническое задание (ТЗ) / Перечень услуг / SLA | Детализация: какие именно действия, в какие сроки (SLA: «входящий документ регистрируется за 1 час»), форма отчетности, KPI. |
| 2 | Номенклатура дел и Сроки хранения | Справочник для архивирования. Без него делопроизводитель не знает, что хранить 5 лет, а что 75. |
| 3 | Соглашение о неразглашении (NDA) / Согласие на обработку ПДн | Юридическая защита коммерческой тайны и соответствие 152-ФЗ. Штрафы за утечку. |
| 4 | Форма Акта приема-передачи оказанных услуг | Единый стандарт отчетности. Колонки: №, Наименование услуги, Ед. изм., Кол-во, Цена, Сумма, Примечание (ссылка на реестр). |
| 5 (опц.) | Акт передачи доступов / Ключей ЭЦП / Имущества | Фиксирует передачу токенов Рутокен/JaCarta, паролей от 1С/Почты, ключей от архива/офиса. |
Типичные ошибки и риски (Checklist для проверки)
- Формулировка «Выполнение обязанностей делопроизводителя». Ошибка. Это признак трудовых отношений. Правильно: «Оказание услуг по организации делопроизводства», «Результат — зарегистрированные документы, подписанные акты».
- Отсутствие ТЗ (Приложения № 1). Спор «делал/не делал» неразрешим. Нужны конкретные метрики: время реакции, формат журналов, правила именования файлов.
- Ежемесячная фиксированная оплата без Акта приема-передачи. Налоговая может признать это заработной платой. Обязательно ежемесячный Акт + Счет на оплату.
- Работа с ЭЦП (Ключами) без акта передачи. Если Исполнитель подпишет чужой договор своей ЭЦП — это уголовная статья (подделка ЭП); Нужен строгий протокол: «Ключ выдан для подписания входящей почты / исходящих счетов на сумму до Х руб.».
- Игнорирование 152-ФЗ. Делапроизводитель видит паспорта клиентов, СНИЛС, зарплаты. Без Согласия на обработку ПДн и инструкции по защите — штрафы Роскомнадзора на Заказчика.
- Отсутствие пункта о субисполнителях. Если Исполнитель заболел/уехал и прислал подругу/коллегу без согласия — нарушение договора.
- Расчеты с самозанятым без чека в приложении «Мой налог». Заказчик обязан получить чек (QR-код) в день оплаты/приема услуг, иначе расход не примет налоговая (если Заказчик на ОСНО/УСН «Доходы-Расходы»).
Особенности работы с разными статусами Исполнителя
Исполнитель — Самозанятый (НПД)
- В договоре: «Исполнитель уведомляет, что применяет НПД (самозанятость), НДС не облагается».
- Обязательно: получение чека в приложении «Мой налог» в день оплаты.
- Лимит дохода: 2.4 млн руб/год. Контролируйте, не превышает ли сумма договора лимит.
Исполнитель — ИП на УСН «Доходы» (6%)
- НДС не взимается (если доход < 60 млн/год и не отменен добровольно).
- В акте/счете: «НДС не облагается ст. 346.11 НК РФ»;
- Заказчик не удерживает НДФЛ/Взносы. ИП платит сам.
Исполнитель — Юридическое лицо (Аутсорсинговая компания)
- Стандартный НДС 20% (если не УСН).
- Пакет документов: Договор + Спецификация + Акт + Счет-фактура (ЭДО) + УПД.
- Проверка контрагента (ФНС, СПАРК, Контур.Фокус) — обязательна перед подписанием.
Исполнитель, Физическое лицо (не ИП, не Самозанятый)
- Высокий риск реквалификации в трудовые отношения.
- Заказчик = Налоговый агент: удерживает НДФЛ 13% (резидент) / 30% (нерезидент) + платит страховые взносы ~30% сверху (ПФР, ФОМС, ФСС) — только если признают трудовые отношения. По ГПХ с физлицом, только НДФЛ 13%, взносов нет (кроме травматизма 0.2% в редких случаях, но обычно по ГПХ с физлицом взносы не платятся, только НДФЛ). Уточняйте у бухгалтера!
- Требуется паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты.
Договор об оказании услуг делопроизводителя — это не просто формальность, а инструмент управления качеством административных процессов. Главные принципы безопасного заключения:
- Детализируйте результат. Чем четче описано «что именно и за какое время должно быть сделано» в Приложении № 1, тем меньше споров.
- Разделяйте «Трудовое» и «ГПХ». Не пишите «график 9:00-18:00», пишите «доступ к системе обеспечивается в рабочие часы 10:00-16:00» или «реакция на входящее письмо в течение 2 часов в рабочее время».
- Обязательный документооборот закрытия месяца: Акт приема-передачи (2 экз.) + Счет на оплату + Чек (если самозанятый) + Реестр контрольных сроков (вложение к Акту). Без этого пакета бухгалтерия не сделает списание расходов.
- Защитите данные. Подпишите НДА (Приложение № 3) до передачи доступов к 1С/Почте/Ключам ЭЦП.
- Проверьте реквизиты. Все * в шаблоне должны быть заменены на актуальные данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП/Паспорта на день подписания.
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Перед подписанием договора рекомендуется согласовать его текст с юристом вашей организации с учетом специфики бизнеса, налогового режима сторон и требований законодательства о коммерческой тайне и персональных данных.
Статья подготовлена в рамках рубрики «Юридические шаблоны для бизнеса». Все конфиденциальные данные в примерах замаскированы символами *.