Акт приема-передачи оборудования — это первичный документ, который подтверждает факт передачи оборудования от одной стороны (поставщика, продавца, лизингодателя) другой стороне (покупателю, заказчику, лизингополучателю). Правильно оформленный акт защищает компанию от претензий налоговых органов и служит доказательством реальности сделки.
Зачем нужен акт приема-передачи оборудования
Документ составляется в следующих случаях:
- покупка оборудования у поставщика и постановка его на учет в качестве объекта основных средств;
- передача оборудования в монтаж или в эксплуатацию;
- передача лизингового имущества лизингополучателю;
- передача оборудования между подразделениями организации или на ответственное хранение;
- возврат оборудования после ремонта или аренды.
Акт подтверждает, что оборудование получено в надлежащем состоянии, в полной комплектации, без видимых повреждений и брака. Как правило, он оформляется как приложение к договору купли-продажи, поставки или лизинга.
Форма акта
Акт может быть составлен:
- По унифицированной форме ОС-14 (акт о приемке оборудования), утвержденной Постановлением Госкомстата. Обратите внимание: с 2013 года унифицированные формы не являются обязательными, но могут применяться по желанию.
- По форме, разработанной и утвержденной самой организацией — в этом случае форму закрепляют в учетной политике.
- По форме поставщика, согласованной сторонами.
Если при приемке выявлены дефекты, дополнительно составляется акт по форме № ОС-16 (о выявленных дефектах оборудования). Для ввода объекта в состав основных средств оформляется акт ОС-1 (или ОС-1б для группы объектов).
Кто участвует в приемке
Приемка оборудования проводится комиссионно. В состав комиссии могут входить:
- технические специалисты предприятия;
- главный инженер или главный механик;
- представитель бухгалтерии;
- представители компании-поставщика (при необходимости — наладчик).
Комиссия проверяет комплектность поставки, наличие сопроводительной документации (паспортов, инструкций, гарантийных талонов), отсутствие механических повреждений. Если оборудование поставлено в закрытой упаковке и вскрывается только в присутствии наладчика поставщика, сначала подписывается временный акт, а после вскрытия и пусконаладки — постоянный.
Обязательные реквизиты акта
В документе должны быть указаны:
- наименование документа, дата и место составления;
- данные передающей стороны: наименование, адрес, ИНН, ОКПО, телефон;
- данные принимающей стороны (аналогично);
- документ-основание (номер и дата договора купли-продажи, поставки, лизинга);
- сведения о способе доставки и транспортном средстве;
- наименование оборудования, марка, модель, заводской (серийный) номер, количество, стоимость;
- сведения о комплектности и наличии/отсутствии дефектов;
- состав комиссии, подписи ее членов;
- подписи материально ответственных лиц и главного бухгалтера.
Образец акта приема-передачи оборудования в работу
АКТ № 12 приема-передачи оборудования в работу
г. Москва