В деловой практике термин «акт об отсутствии документации» может относиться к разным категориям документов․ Чаще всего под этим понимают два принципиально разных бланка:

1. Акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях — используется в судебной и арбитражной практике, а также почтовой связи․
2. Акт об отсутствии работника на рабочем месте — кадровый документ для фиксации прогула (часто ошибочно называемый «актом об отсутствии документации» из-за отсутствия уведомительных бумаг от сотрудника)․

Ниже подробно разобраны оба варианта: правовая основа, структура, правила заполнения и ссылки на актуальные образцы на 2026 год․

Акт об отсутствии документов в почтовом отправлении (Судебная/Почтовая практика)

Данный документ составляется при вскрытии почтового отправления (обычно судебного или арбитражного), в котором по заявлению отправителя или по решению суда должны находиться вложения (документы, диски, ключи и т․д․), но их фактически нет․

Правовая основа

• АПК РФ (ст․ 114, 115) — порядок направления судебных извещений и документов․
• Постановление Пленума ВС РФ от № 25 «О некоторых вопросах применения АПК РФ»․
• Внутренние регламенты АО «Почта России» и судебных департаментов․
• Приказ Минюста России от № 69 (утверждает формы для судебных органов, включая Приложение № 2 — список изменяющих документов)․

Когда составляется акт

• При получении ответа от ответчика/третьего лица без заявленных вложений․
• При вскрытии ценного отправления в присутствии получателя (судьи, секретаря судебного заседания, нотариуса)․
• При обнаружении несоответствия перечня вложений, указанного на конверте/в сопроводительном письме, реальному содержимому․

Состав комиссии (лиц, составляющих акт)

Акт составляется не менее чем двумя лицами (комиссией)․ Обычно это:

1. Сотрудник почтовой связи (оператор/начальство отделения) — при вскрытии на почте․
2. Секретарь судебного заседания / Помощник судьи / Судья — при вскрытии в суде․
3. Нотариус — при вскрытии нотариальным действием (например, при наличии спора о содержании отправления)․
4. Получатель (или его представитель по доверенности)․

Структура и обязательные реквизиты акта

Согласно стандартам делопроизводства (ГОСТ Р 7․0․97-2016) и судебным регламентам, акт должен содержать:

• Наименование документа: «Акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях»․
• Место составления: Наименование суда / почтового отделения / нотариальной конторы (адрес: г․ , ул․ , д․ *)․
• Дата и время составления: Число, месяц, год, часы, минуты․
• Основание: Номер дела, номер почтового отправления (трек-номер), входящий номер в суде․
• Состав комиссии: ФИО, должность, подпись каждого члена (Фамилия * И․О․)․
• Описание отправления: Тип (ценное письмо, бандероль, пакет), номер, вес, состояние упаковки (целостность пломб/клеевых лент)․
• Фактическое содержимое: Перечень того, что найдено внутри (или запись «Вложения отсутствуют», «Конверт пуст»)․
• Заявленное содержимое: Что указано в сопроводительном письме или на обертке․
• Подписи: Всех членов комиссии с расшифровкой․
• Количество экземпляров: Обычно 2 экземпляра (один остается в суде/почте, второй направляется отправителю или прикладывается к делу)․

Особенности заполнения (по данным интернета на )

• Формат: Свободная письменная форма или утвержденный бланк (например, форма Приложения к Приказу Минюста)․
• Скачивание: Актуальные бланки в формате ․DOC / ․DOCX / ․PDF / ․RTF (размер ~2,3 Кб) доступны на справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) и сайтах судов (например, Арбитражный суд РФ, Апелляционные/Кассационные инстанции)․
• Онлайн-генерация: Существуют сервисы (например, DataDoc), позволяющие заполнить акт онлайн с последующим скачиванием в Word/PDF․

Пример фразы для текста акта: «Мы, нижеподписавшиеся: секретарь судебного заседания Арбитражного суда * области * Иванова И․И․ и помощник судьи Петров П․П․, при вскрытии ценного письма № * от , адресованного суду по делу № А*-*/2026, установили: конверт цел, пломбы нет, внутри находится только обложное письмо от ООО «Ромашка» (директор Смирнов С․С․), вложений (договоров, накладных) нет, хотя в письме указано: «Приложение: договор № 123 на 3 л․, накладная № 456 на 1 л․»․»

Акт об отсутствии работника на рабочем месте (Кадровый документ)

Хотя правильное название — «Акт об отсутствии работника на рабочем месте», в быту HR-специалисты часто ищут его как «акт об отсутствии документации» (подразумевая отсутствие заявления/больничного/командировочного)․ Этот документ — база для привлечения к дисциплинарной ответственности (замечание, выговор) или увольнения по п․ «а» ч․ 6 ст․ 81 ТК РФ (прогул)․

• ТК РФ (ст․ 192, 193, 81, 391)․
• Постановление Пленума ВС РФ от № 2 «О применении судами трудового законодательства»․
• Локальные нормативные акты организации (Правила внутреннего трудового распорядка)․

Ситуации, когда отсутствие НЕ является прогулом (важно для акта)

Перед составлением акта необходимо исключить:

• Нахождение в отпуске (годовом, за свой счет, декретный)․
• Больничный лист (в т․ч․ электронный, ЭЛН, проверить в ФСС/СФР)․
• Командировка (приказ, служебная записка)․
• Учеба с отрывом от производства․
• Участие в заседании суда/выборах (по повестке)․
• Задержка заработной платы (ст․ 142 ТК РФ — право не выходить на работу)․
• Неблагоприятные погодные условия (для наружных работ)․

Порядок составления акта (пошагово)

1. Фиксация факта: В начале рабочего дня (или смены) ответственный лицо (начальник отдела, мастер, HR) проверяет наличие сотрудника․
2. Создание комиссии: Минимум 2-3 свидетеля (коллеги, члены профсоюза, администрация)․ Нельзя составлять акт в одиночку․
3. Заполнение бланка: Указывается дата, время обнаружения отсутствия, ФИО сотрудника (Фамилия * И․О․), табельный номер, должность․
4. Опрос свидетелей: В акте фиксируется: «Свидетели * и * подтверждают, что работника * на рабочем месте нет»․
5. Попытка связи: Обязательно зафиксировать меры, принятые для выяснения причин (звонки на тел․ *, отправка телеграммы/письма на адрес регистрации: г․ , ул․ , кв․ *)․
6. Ознакомление работника: При появлении сотрудника его обязаны ознакомить с актом под роспись («С ознакомлением», дата, подпись)․ При отказе, составляется отдельный акт об отказе от ознакомления/подписи․

Реквизиты акта об отсутствии работника

• Наименование организации (ИП * / ООО «*»)․
• Название документа, номер, дата․
• ФИО отсутствующего, должность, подразделение․
• Дата и время отсутствия (с точностью до минут)․
• Состав комиссии (ФИО, должности, подписи)․
• Обстоятельства: «Работник не явился на работу, не уведомил об этом администрацию, документов (заявления, справки) не предоставлял»․
• Результаты опроса свидетелей / попыток связи․
• Подписи членов комиссии․
• Виза ознакомления работника (или акт об отказе)․

Сроки и последствия

• Срок составления: В день обнаружения отсутствия (желательно в первой половине дня)․
• Срок для объяснений: Работник должен предоставить письменное объяснение в течение 2 рабочих дней после появления на работе (ст․ 193 ТК РФ)․
• Срок наложения взыскания: Не позднее 1 месяца со дня обнаружения (исключая время болезни/отпуска), но не позднее 6 месяцев со дня совершения проступка (ст․ 193 ТК РФ)․
• Увольнение: Возможно только при однодневном отсутствии более 4 часов подряд (прогул)․ Одно неявание — основание для увольнения․

Сравнительная таблица: Основные отличия документов

Где скачать актуальные образцы на 2026 год

Используйте только проверенные источники, чтобы бланк соответствовал актуальным требованиям (ФЗ от № 69 и редакциям АПК/ТК РФ на 2026 год):

• Официальные сайты судов: arbitr․ru, sudact․ru, сайты Апелляционных и Кассационных арбитражных судов (раздел «Документы» / «Бланки»)․
• Справочно-правовые системы: КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс (раздел «Формуляры» / «Образцы документов»)․
• Сервисы генерации документов: DataDoc, FreshDoc, 1C-Документооборот (позволяют заполнить онлайн и скачать в Word/PDF)․
• Сайт Минюста России: Реестр утвержденных форм (для судебных актов)․

Форматы файлов: ․DOCX (для редактирования в Word), ․PDF (для печати/архива), ․RTF (универсальный)․

Частые ошибки при составлении (Чек-лист)

• Отсутствие времени: Пишут только дату․ Критично для прогула (нужно зафиксировать начало смены) и для почты (время вскрытия)․
• Один подписант: Акт, подписанный одним лицом, не имеет юридической силы ни в суде, ни в трудовом споре․
• Нет попыток связи (для кадров): Если работодатель не докажет, что пытался дозвониться (тел․ *) и отправил запрос на адрес регистрации (г; , ул․ ), суд может признать увольнение незаконным․
• Использование старого бланка: Формы судов меняются (последнее изменение Приказом Минюста от 2018 г․ с правками на 2024-2025 гг․)․ Скачивайте свежие версии․
• Путаница в терминах: Не называйте кадровый акт «Актом об отсутствии документации» в приказах — используйте официальное название «Акт об отсутствии работника на рабочем месте»․

Грамотно составленный акт об отсутствии документации (в понимании судебной почты) или акт об отсутствии работника — это ключевое доказательство в суде или основание для кадрового решения․ Главные правила едины для обоих видов:

1. Составление коллективным органом (комиссией от 2-х лиц)․
2. Точная фиксация даты, времени, места и обстоятельств․
3. Обязательное ознакомление заинтересованного лица (получателя отправления / работника) под роспись или составление акта об отказе․
4. Использование актуальных бланков на текущую дату ․

Рекомендуем скачать образец по ссылкам выше, открыть в MS Word, заменить маскированные данные () на реальные (ФИО , адрес , телефон , номера дел/писем) и проконтролировать заполнение по чек-листу перед подписанием․

Статья подготовлена на основе открытых данных интернета (судебная практика, сайты Минюста, АО «Почта России», ТК РФ) по состоянию на ․ Не является правовой консультацией․ Для решения конкретных споров обратитесь к юристу․