В деятельности образовательной организации акты являются основными документами, фиксирующими факты, имеющие юридическое значение. Правильное оформление акта на работника школы — залог правовой безопасности как для администрации, так и для самого педагога. В статье подробно разбираем виды актов, обязательные реквизиты, частые ошибки и предоставляем актуальные образцы на .
Основные виды актов в отношении работников школы
В школьном документообороте существует несколько типовых ситуаций, требующих составления акта. Каждый вид имеет свою целевую направленность и процедуру составления.
- Акт об отсутствии работника на рабочем месте (прогул). Составляется при отсутствии сотрудника более 4 часов подряд за рабочий день без уважительной причины (ст. 81 ТК РФ).
- Акт приема-передачи дел/документов/имущества. Обязателен при увольнении, переводе, отходе в отпуск или смене ответственного лица (классного руководителя, завуча, хранителя библиотеки и т.д.).
- Акт проверки знаний требований охраны труда. Фиксирует результаты вводного, первичного, повторного или внепланового инструктажа и проверки знаний.
- Акт о несчастном случае на производстве / микротравме. Оформляется комиссией по расследованию произошедшего.
- Акт инвентаризации имущества. Составляется комиссией при смене МОЛ (материально ответственного лица).
- Акт о результатах аттестации / конкурса. Фиксирует присвоение квалификационной категории или победу в конкурсе на должность.
Законодательная база и обязательные реквизиты
Согласно ст. 9 Федерального закона от № 273-ФЗ «Об образовании в РФ», ст. 22 ТК РФ и Приказу Минфина РФ от № 107н (об утверждении Единого перечня форм первичной учетной документации), в любом акте должны присутствовать следующие реквизиты:
- Наименование документа (например: «Акт об отсутствии работника на рабочем месте»).
- Дата составления (день, месяц, год) и место составления (населенный пункт, название школы).
- Наименование организации (Полное наименование: МБОУ СОШ № * г. *).
- Состав комиссии (ФИО, должности членов комиссии, председатель — обычно директор или завуч).
- Суть факта (подробное описание события: время, место, обстоятельства).
- Подписи членов комиссии и подпись работника (с расшифровкой) с датой ознакомления.
- Отметка об отказе от подписания (если работник отказался подписывать, составляется отдельный акт об отказе с приглашением свидетелей).
Важно: Локальные акты образовательной организации не могут ухудшать положение работников по сравнению с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 273-ФЗ. Их разработка и применение должны строго соответствовать действующему законодательству.
Подробный разбор самых частых ситуаций
Акт об отсутствии работника на рабочем месте (Прогул)
Это самый «чувствительный» документ, так как являеться основанием для увольнения по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ.
Процедура составления:
- Фиксация факта отсутствия (обычно в 12:00 или по истечении 4 часов с начала смены).
- Опрос свидетелей (коллег, дежурного администратора), вносятся в акт.
- Попытка связаться с работником (звонки на телефон ‑—, запрос в чатах, опрос родственников, если есть контакты). Результаты фиксируются.
- Составление акта в 3 экземплярах: в личное дело, к приказу об увольнении, работнику (по требованию).
- В течение 2 рабочих дней работник должен предоставить письменное объяснение. Отсутствие объяснения не препятствует увольнению.
Образец заполнения ключевых полей:
АКТ об отсутствии работника на рабочем месте Город «___» __________ 202_ г. Мы, нижеподписавшиеся: Председатель: Иванов И.И. — Директор МБОУ СОШ № Член: Петрова П.П. — Завуч УВР Член: Сидоров С.С. — Учитель информатики СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ О НИЖЕСЛЕДУЮЩЕМ: Работник: Козлов К.К. (Подразделение: Начальная школа, Должность: Учитель начальных классов) Дата отсутствия: «___» __________ 202_ г. Время обнаружения отсутствия: 12:05 (рабочий день начинается в 08:00). Обстоятельства: Работник Козлов К.К. отсутствует на рабочем месте более 4 часов подряд. Уведомления о причинах отсутствия в администрацию не поступало. Телефонный опрос по номеру ‑-- результата не дал. Свидетели (учитель Смирнова А.А., лаборант Козлова Е.В.) подтверждают отсутствие Козлова К.К. на уроке в 10:30 и 11:30; Член комиссии / Подпись / Расшифровка / Дата Председатель _____________ /Иванов И.И./ «___» __________ 202_ г. Член _____________ /Петрова П.П./ «___» __________ 202_ г. Член _____________ /Сидоров С.С./ «___» __________ 202_ г. С актом ознакомлен(а): _____________ /Козлов К.К./ «___» __________ 202_ г. ИЛИ: Отказ от ознакомления/подписания зафиксирован в Акте об отказе от подписания от «___» __________ 202_ г.
Акт приема-передачи дел (при увольнении, переводе, смене классного руководителя)
Передача документов без акта может закончиться спором: один работник считает, что всё передал, другой, что часть документов не получил. Чтобы избежать претензий, оформите акт приема-передачи.
Когда обязателен:
- Увольнение классного руководителя / завуча / директора.
- Передача дел хранителем библиотеки, лаборантом, завхозом.
- Смена ответственного за электронный дневник / портал «Петербургское образование» (или региональный аналог).
Структура приложения к акту (Перечень передаваемых дел):
| № п/п | Наименование документа/ценности | Количество (экз.) | Срок хранения / Статус | Примечание (состояние) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Журнал учета посещаемости и успеваемости 5 «А» класса | 1 | 75 лет / Текущий год | Заполнен до «___» __________ 202_ г. |
| 2 | Планы воспитательной работы класса на 2023-2024, 2024-2025 уч.г. | 2 | 5 лет | Наличие подписей директора |
| 3 | Ключи от кабинета № * | 2 | — | Целостность проверена |
| 4 | Доступ к Электронному дневнику (логин/пароль) | 1 компл. | — | Пароль изменен при передаче |
Фраза для акта: «Документы и материальные ценности приняты в установленном количестве и надлежащем состоянии, претензий по составу и качеству не имею».
Акт проверки знаний по охране труда
Составляеться по итогам проверки комиссией (не менее 3 человек, один, представитель профсоюза). Является основанием для допуска к самостоятельной работе.
- Вводный инструктаж — для всех вновь поступивших.
- Первичный на рабочем месте — перед началом работы.
- Повторный — 1 раз в 6 месяцев (для педагогов — часто 1 раз в год по локальному акту).
- Внеплановый — при изменении законодательства, нарушении ПБ, простоях более 30/60 дней.
Типовые ошибки при оформлении актов и как их избежать
| Ошибка | Последствие | Как правильно |
|---|---|---|
| Отсутствие даты и времени составления акта | Документ признается недействительным в суде/ГИТ | Ставить полную дату и точное время (чч:мм) |
| Составление акта одним лицом (нет комиссии) | Невозможно доказать факт в споре | Приказ директора о создании комиссии (состав не менее 3 человек) |
| Работник не ознакомлен с актом / нет отметки об отказе | Риск отмены приказа об увольнении | Обязательно вручить копию под роспись или составить Акт об отказе с 2 свидетелями |
| Использование устаревших бланков (до 2013/2020 г.) | Несоответствие требованиям 107н/273-ФЗ | Использовать актуальные образцы на текущий год (2024-2026) |
| Отсутствие приложения с перечнем при передаче дел | Споры о неполной передаче | Обязательное приложение «Перечень передаваемых документов/ценностей» в 2 экз. |
Электронный документооборот и акты
С 2023-2024 учебного года многие школы переходят на полноценный электронный документооборот (ЭДО).
- Акты могут оформляться в информационных системах (например, «Сетевой город», «1С:ХроноГраф», региональные порталы) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) членов комиссии.
- Печатная форма акта (для личного дела) формируется из системы с отметкой «Подписано УКЭП».
- Заявление на подключение к электронному дневнику заполняется пользователем после регистрации на портале, а само заявление распечатывается в школе ответственным лицом для подписи и сканирования.
Где найти актуальные бланки и как их адаптировать
Все актуальные образцы и бланки актов на текущий год рекомендуется брать из проверенных правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант, Эталон-Онлайн) или с официальных сайтов органов управления образованием региона;
Алгоритм адаптации шаблона под вашу школу:
- Скачайте образец акта в Word (редактируемый формат).
- Вставьте полное наименование школы согласно Уставу (МБОУ/МАОУ/ГБОУ СОШ/Лицей/Гимназия № *).
- Пропишите должности членов комиссии в соответствии с вашим Штатным расписанием и Приказом о комиссиях.
- Добавьте ссылки на локальные акты школы: «Положение о комиссиях», «Инструкция по охране труда», «Должностная инструкция заместителя директора по УВР/УХР/Безопасности».
- Убедитесь, что в акте есть поля для персональных данных работника (ФИО, должность, подразделение), при заполнении реального документа маскируйте их при публикации/обучении (*).
Чек-лист перед подписанием акта (для директора/завуча)
- [ ] Наименование школы верное (согласно Уставу).
- [ ] Дата и время составления актуальны.
- [ ] Комиссия создана Приказом директора (№ * от ..202_), состав совпадает.
- [ ] Факт описан объективно, без эмоций, с указанием времени и свидетелей.
- [ ] Есть приложение (перечень дел / протокол опроса свидетелей / результаты теста по ОТ).
- [ ] Подписи всех членов комиссии стоят, расшифрованы, даты проставлены.
- [ ] Работник ознакомлен под роспись ИЛИ составлен Акт об отказе (с 2 свидетелями).
- [ ] Один экземпляр остался в школе (к приказу/в личное дело), второй — у работника (по требованию).
Грамотное оформление акта на работника школы — это не просто бюрократия, а инструмент управления рисками. Отсутствие акта при передаче дел ведет к материальной ответственности невиновного лица, а ошибки в акте о прогуле — к восстановлению на работе через суд с выплатой за вынужденный прогул.
Используйте приведенные образцы как базу, адаптируйте их под локальные акты вашей организации и всегда сверяйтесь с актуальным Трудовым кодексом РФ и ФЗ-273. Сохраните эту страницу в закладки для оперативного обращения к ней при необходимости.
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При подготовке конкретных документов рекомендуется обращаться к юристу образовательной организации или профсоюзному органу.