Оформление передачи кассовых денежных средств и документов замещающему лицу на время отпуска основного кассира — обязательная процедура для обеспечения сохранности материальных ценностей и соблюдения внутреннего контроля. Несмотря на то, что законодательством (в частности, 129-ФЗ и директивы ЦБ РФ) не установлена строго утвержденная единая форма акта для таких случаев, на практике используется самописный документ, разработанный организацией самостоятельно.

Актуально на:

Правовая база и необходимость оформления

Согласно ст. 15 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», передача материальных ценностей должна быть оформлена документами. При уходе кассира в отпуск (или на больничный) возникает необходимость передачи дела другому сотруднику. Для этого требуется:

• Приказ (распоряжение) о возложении обязанностей кассира на другого работника на период отсутствия основного.
• Акт приема-передачи кассы (инвентаризационная опись).
• Записи в кассовой книге (форма КО-4) о смене ответственного лица.

Важный нюанс: Некоторые эксперты (в т.ч. из КонсультантПлюс) указывают, что строгого законодательного требования составлять отдельный акт приема-передачи кассы при смене или увольнении кассира нет, однако проведение инвентаризации (пересчета наличности) и фиксация ее результатов в акте инвентаризации (формы ИНВ-15 или самописной) — обязательны. На практике удобнее объединить инвентаризацию и передачу в один документ — Акт приема-передачи кассы.

Структура и обязательные реквизиты акта

Документ составляется свободной формы, но должен содержать реквизиты, предусмотренные ст. 9 129-ФЗ:

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи кассы» или «Акт инвентаризации и передачи кассовых денежных средств».
2. Дата составления (день передачи кассы).
3. Место составления (наименование организации, ).
4. Основание: Приказ № от *..2026 г. «О возложении обязанностей кассира…».
5. Состав комиссии: Должности, фамилии, инициалы членов комиссии (председатель, члены). Фамилии частично скрыты: Иванов И.*, Петров П..
6. Лица, передающие и принимающие: Основной кассир (ФИО: Сидорова С.) и замещающее лицо (ФИО: Смирнов С.).
7. Результаты пересчета (инвентаризации): Табличная часть с указанием номиналов купюр, монет, итоговой суммы наличных, чеков, строгой отчетности, ключей от кассы/сейфа.
8. Сравнение с данными кассовой книги: Указание на совпадение или расхождение (кассовый пересорт/недостача).
9. Подписи: Всех членов комиссии, передающего и принимающего кассиров.
10. Виза руководителя: Подтверждение согласия с результатами передачи.

Образец заполнения акта (Текстовый шаблон)

Ниже приведен универсальный образец, который можно скопировать в Word и адаптировать под свою организацию.

Пошаговая процедура передачи кассы на отпуск

Шаг 1. Издание приказа о возложении обязанностей

До ухода кассира в отпуск руководитель издает приказ (распоряжение) по форме Т-5 или в свободной форме. В приказе указываются:

• ФИО замещающего лица (Волков В.).
• Период замещения (с «___» по «___» 2026 г.).
• Основание (приказ об отпуске основного кассира Козловой К.).
• Оплата труда замещающему (доплата до тарифной ставки кассира или процент от оклада).

Шаг 2. Формирование комиссии

Комиссия создается приказом организации. Обязательно включение главного бухгалтера (или бухгалтера) и представителя администрации. Кассиры (передающий и принимающий) в комиссию не входят, они выступают заинтересованными лицами.

Шаг 3. Проведение инвентаризации (пересчета)

В день передачи (обычно последний рабочий день кассира перед отпуском) комиссия проводит полный пересчет:

• Наличных денежных средств по номиналам.
• Чеков/БСО (проверка нумерации, целостности).
• Сверка с сальдо кассовой книги (стр. «Остаток на конец дня» за вчерашний день + приход текущего дня ─ расход текущего дня).

Важно: Пересчет проводится в присутствии обоих кассиров. Если основной кассир уже ушел в отпуск — передача недопустима без его участия (кроме случаев болезни, тогда действует другой порядок).

Шаг 4. Заполнение акта и кассовой книги

• Акт составляется минимум в 3 экземплярах: основному кассиру, замещающему, в бухгалтерию (в папку кассовых отчетов).
• В кассовой книге (КО-4) на странице последнего дня работы основного кассира ставится подпись передавшего. На следующей странице (первый день работы замещающего) — подпись принявшего с надписью «Замещаю кассира Козлову К. по приказу № ».

Шаг 5. Сдача отчетности

Основной кассир сдает кассовый отчет за прошедший период (если отчетность сдается ежедневно — то за последний день; если периодически — за весь период до ухода в отпуск). Замещающий начинает вести учет с чистого листа (новой страницы книги) с нулевым входящим остатком, равным фактической наличности.

Типичные ошибки и риски

Особенности 2026 года: Онлайн-кассы (ККТ) и ФН

При передаче кассы с использованием контрольно-кассовой техники (ККТ) необходимо учесть:

• Фискальный накопитель (ФН): Он остается в ККТ. Замещающий кассир должен быть зарегистрирован в ФНС как пользователь (оператор) данной ККТ до момента начала работы (через личный кабинет налогоплательщика или ОФД).
• Смена: Основной кассир обязан закрыть смену (сдать отчет о закрытии смены в ОФД) перед уходом. Замещающий открывает новую смену при начале работы.
• Ключи ЭП (электронной подписи): Если кассир использует токен/флешку для подписи чеков, она передается по акту (как материальная ценность) и замещающий должен иметь свой сертификат ЭП или использовать общий (если позволяет политика безопасности и настройки ККТ).

Скачиваемые формы и бланки

Единой государственной формы (как была форма КМ-3 на инвентаризацию) для акта передачи кассы на отпуск не существует. Организация утверждает свой бланк в учетной политике или локальном нормативном акте (Положении о кассовом хозяйстве).

Вы можете использовать:

• Приведенный выше текстовый шаблон (скопировать в Word).
• Бланки из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант, Моё дело) — там есть готовые формы с примером заполнения на 2025-2026 годы (редакция от и более ранние).
• Форму ИНВ-15 «Акт инвентаризации кассовых денежных средств» как основу, добавив блок «Передача/Прием».

Чек-лист для бухгалтера/руководителя перед отпуском кассира

1. [ ] Приказ об отпуске основного кассира подписан.
2. [ ] Приказ о возложении обязанностей на замещающего подписан, ознакомлен под роспись.
3. [ ] Замещающий зарегистрирован в ФНС как оператор ККТ (если есть онлайн-касса).
4. [ ] Замещающий имеет доступ к клиент-банку/РБС (выпущены ключи ЭП, настроены права).
5. [ ] Назначена комиссия по приему-передаче (приказ).
6. [ ] Проведен полный пересчет наличности и сверка с ККМ/КО-4.
7. [ ] Акт приема-передачи заполнен в 3 экз., подписан всеми членами комиссии, кассирами, визирован директором.
8. [ ] В кассовой книге (КО-4) стоят подписи смены кассиров.
9. [ ] Основной кассир сдал отчетность за период работы.
10. [ ] Ключи от кассы/сейфа, печать, чековые ленты, токены переданы по акту.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужен ли акт, если кассир уходит в отпуск всего на 3-5 дней?

Да, нужен. Срок отсутствия не имеет значения. Любая смена материально ответственного лица требует инвентаризации и фиксации передачи ценностей (п. 2.3 Приказа Минфина № 104н, ст. 15 129-ФЗ).

Может ли кассир передать кассу другому бухгалтеру?

Да. Замещающим может быть любой сотрудник, прошедший инструктаж, имеющий допуск и оформленный приказом. Часто это бухгалтер или другой административно-хозяйственный работник. Важно: он не должен быть родственником основного кассира.

Что делать, если при передаче найдена недостача?

Составить акт о расхождении (недостаче).
Сообщить руководителю и главному бухгалтеру.
Провести расследование (объяснительную записку от кассира).
Вынести решение: списать на издержки производства или взыскать с виновного (через суд, если кассир не согласен добровольно).
В акте передачи зафиксировать: «Передача произведена с выявленной недостачей на сумму * руб., акт о расхождении № * от * прилагается».

Сколько экземпляров акта нужно?

Минимум 3 экземпляра: 1 — передающему кассиру, 2 — принимающему (замещающему), 3 — в бухгалтерию (к кассовым отчетам). Часто делают 4-й — для архива комиссии/руководителя.

Нужно ли нотариальное заверение акта?

Нет. Акт является внутренним первичным учетным документом. Нотариальное заверение не требуется.

Грамотное оформление акта приема-передачи кассы на время отпуска, залог финансовой безопасности организации и спокойствия обоих кассиров. Главные правила: приказ заранее, комиссия, полный пересчет, 3 экземпляра акта, запись в кассовой книге, регистрация замещающего в ФНС (для ККТ). Используйте приведенный образец как основу, адаптируйте под структуру своей организации и утверждайте в Учетной политике.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу, учитывая актуальные изменения законодательства на 2026 год.