Акт приема-передачи — это ключевой первичный учетный документ, который юридически закрепляет факт перемещения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от поставщика к покупателю. В деловом обороте 2026 года он неразрывно связан с товарной накладной (ТОРГ-12) или универсальным передаточным документом (УПД). Ниже представлено подробное описание правил оформления, обязательных реквизитов и нюансов заполнения акта на основании накладной.

Правовая природа и назначение документа

Согласно ГК РФ (ст. 507, 508) и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», передача товара считается совершенной с момента его фактического вручения покупателю (или перевозчику). Накладная (ТОРГ-12 или УПД) подтверждает отгрузку, а акт приема-передачи — приемку по количеству и качеству.

• Доказательная сила: В судебных спорах по претензиям о несоответствии количества, ассортимента или качества (брак, дефекты) акт является основным доказательством позиции сторон.
• Налоговый учет: Для подтверждения расходов по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ) и вычета НДС (ст. 171-172 НК РФ) необходим пакет документов: договор, накладная, акт, транспортные документы.
• Взаиморасчеты: Основание для списания товара у поставщика и принятия на учет у покупателя.

Единая форма или самодельный бланк?

На 2026 год обязательной унифицированной формы акта приема-передачи товара не существует (форма № 55.2 утверждена Госкоматом СССР в 1998 г. и рекомендуется, но не обязательна).

Организации и ИП вправе:

1. Использовать рекомендуемую форму № 55.2 («Акт приема-передачи материальных ценностей»).
2. Разработать свой бланк, закрепив его в учетной политике (п. 4 ст. 9 ФЗ-402).
3. Использовать УПД (Универсальный передаточный документ) в функции акта (при условии заполнения соответствующих полей таблицы и наличия подписей об приемке).

Важно: Если стороны используют УПД, отдельный акт приема-передачи составлять не обязательно — УПД совмещает функции накладной и акта; Однако на практике многие компании продолжают оформлять два документа для наглядности и удобства складского учета.

Обязательные реквизиты акта (ст. 9 ФЗ-402)

Независимо от формы, в акте обязательно должны присутствовать:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи товара» (или ТМЦ, материалов).
• Дата составления и место составления (город, населенный пункт).
• Номер документа (сквозная нумерация за год).
• Основание: Номер и дата договора поставки / заказа / накладной (ТОРГ-12 / УПД).
• Сведения о сторонах: Полные наименования (для юрлиц) или ФИО (для ИП/физлиц), ИНН, КПП, адреса (* маскируются в публичных образцах).
• Табличная часть: Перечень товаров с указанием:
  • Наименования (полное, по номенклатуре).
  • Единицы измерения (шт, кг, м, упаковка).
  • Количества по накладной (отгружено).
  • Количества фактически принятого (принято).
  • Цены и сумм (если акт используется для расчетов).
  • НДС (ставка, сумма).
• Результаты приемки: Заявление о полном соответствии, либо фиксация расхождений (недостача, пересорт, брак, повреждение упаковки).
• Подписи уполномоченных лиц: Должность, ФИО (расшифровка), подпись. Печать (если используется сторонами).
• Сведения о представителях: Номера и даты доверенностей (или иных документов, удостоверяющих полномочия).

Пошаговый алгоритм заполнения акта по накладной

Шаг 1. Подготовка и сверка

Перед приемкой товара кладовщик/ответственное лицо сверяет входящую накладную (ТОРГ-12 / УПД) с заказом и договором. Проверяются: наименования, артикулы, штрих-коды, цены.

Шаг 2. Визуальный осмотр и пересчет

• Проверка целостности упаковки, пломб, маркировки.
• Пересчет мест (коробок, паллет) и/илиштучного пересчета товара (в зависимости от договора и вида товара).
• Проверка сроков годности, комплектности, внешнего вида.

Шаг 3. Заполнение табличной части

В акте заполняются колонки «Принято» на основании фактических результатов осмотра.

Шаг 4. Оформление расхождений (если есть)

Если фактическое количество/качество не совпадает с накладной:

1. В акте в колонке «Примечание» или в отдельном приложении подробно описываются нарушения.
2. Составляется Акт расхождений (или претензия) в 2 экземплярах.
3. Подписывают обе стороны. Если водитель/экспедитор отказывается подписывать — составляется акт с пометкой «Водитель подписи не дал», вызываются свидетели / оформляется протокол осмотра.

Шаг 5. Подписание и передача экземпляров

• Акт составляется минимум в 2 экземплярах (по одному для поставщика и покупателя).
• При передаче через перевозчика — в 3 экземплярах (третий для перевозчика).
• Один экземпляр подписанного акта передается водителю/курьеру для возврата поставщику.

Особенности оформления в 2026 году (ЭДО и УПД)

Электронный документооборот (ЭДО)

При использовании ЭДО (операторов ЭДО: СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.) акт приема-передачи формируется в формате XML (Формализованный акт приема-передачи по приказу ММВ-7-15/820@ или неформализованный PDF с ЭЦП).

• Подпись ставится квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица.
• Дата документа — дата подписания файла отправителем.
• Печать не ставится (ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

УПД как замена акту и накладной

Если стороны договорились использовать УПД (форма приказа ЕД-7-26/753@):

• В табличной части заполняются колонки «Количество принято» (кол. 10) и «Цена/Сумма принято» (кол. 11-12).
• В блоке «Сведения о лице, принявшем товар» указываются данные кладовщика/менеджера.
• Ставится отметка «Товар принят в полном объеме» или «Товар принят с расхождениями».

Типовые ошибки и риски

1. Отсутствие ссылки на накладную/договор: Акт теряет привязку к конкретной отгрузке, налоговая может не принять расходы.
2. Общие фразы вместо конкретики: «Товар принят в надлежащем качестве» — без перечисления позиций. Риск: невозможно доказать претензию по конкретной номенклатуре.
3. Подпись не уполномоченного лица: Кладовщик подписал акт, но в доверенности/приказе у него прав на подпись первички нет. Документ может быть признан недействительным.
4. Исправления без оформления: Зачеркивания, корректоры. Допустимы только аккуратные исправления с подписью ответственного лица и датой (или переоформление документа).
5. Путаница с датами: Накладная от 01.09, акт составлен 05.09, а подписан 10.09. Для налогового учета важен момент передачи прав собственности (обычно — дата подписания акта получателем).

Сроки хранения документов

Согласно законодательству, первичные документы (накладные, акты, УПД) подлежат хранению:

• 5 лет — для целей бухгалтерского учета (ст. 29 ФЗ-402). Срок исчисляется с конца отчетного года, в котором составлен документ.
• 10 лет — документы, подтверждающие расходы, по которым получен убыток (п. 4 ст. 283 НК РФ).
• До истечения срока давности (3 года) — для защиты прав в суде (ГК РФ). Рекомендуется хранить 5–6 лет минимум.

Образец структуры акта (текстовый шаблон для Word/Excel)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРА № * от ..2026 г.
г. * (место составления)
Мы, нижеподписавшиеся:
Представитель Поставщика: ООО «», ИНН , КПП , адрес: , действующее на основании Устава / Доверенности № * от ..2026 г., в лице * (ФИО, должность), «Передающая сторона»,
и
Представитель Покупателя: ИП * / ООО «», ИНН , КПП , адрес: , действующее на основании Устава / Доверенности № * от ..2026 г., в лице * (ФИО, должность) — «Принимающая сторона»,

составили настоящий Акт о том, что Передающая сторона передала, а Принимающая сторона приняла товар по Накладной № * от ..2026 г. (Договор поставки № * от ..2026 г.) в следующем количестве и качестве:


№
Наименование товара (Характеристики, Артикул)
Ед. изм.
Кол-во по накладной
Кол-во принято
Цена за ед. (руб.)
Сумма (руб.)
НДС %
Примечание (качество, упаковка, расхождения)

1
2



ИТОГО по акту: Всего наименований: . Всего единиц: . Общая сумма: * руб. (в т.ч. НДС * руб.)
Результаты приемки:
[ ] Товар принят в полном объеме, в надлежащем качестве, претензий нет.
[ ] Товар принят с расхождениями (подробности см. в Приложении № 1 / Акт расхождений № * от ..2026 г.).
 Описание расхождений: *;

Упаковка/Тара: Принята / Не принята / Возвращена поставщику. Состояние: *.

Документы, переданные вместе с товаром: Накладная ТОРГ-12 (2 экз.), Сертификаты соответствия, Паспорта, Инструкции.

Экземпляров акта: 2 (два), по одному для каждой стороны. Один экземпляр остается у Передающей стороны (передан водителю/курьеру).

ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА
Подпись _____________ / * / Подпись _____________ / * /
М.П. (при наличии) М.П. (при наличии)

Резюме: чек-лист перед подписанием

• [ ] Номер и дата акта совпадают с нумерацией журнала учета.
• [ ] Составлены минимум 2 оригинала.
• [ ] Указана ссылка на конкретную накладную (№, дата) и договор.
• [ ] Таблица заполнена полностью: нет пустых ячеек в колонках «Принято».
• [ ] Все расхождения описаны конкретными цифрами и наименованиями.
• [ ] Подписали уполномоченные лица (проверьте доверенности/приказы).
• [ ] Расшифровка подписей (ФИО) читаема.
• [ ] При ЭДО — файлы подписаны КЭП обеих сторон и отправлены оператору.

Примечание: В данной статье конфиденциальные данные (наименования организаций, ИНН, адреса, ФИО, номера телефонов) заменены на маску * в соответствии с правилами безопасности. При заполнение реального документа используйте актуальные реквизиты сторон.