Оформление отпусков муниципальных служащих регулируется не только Трудовым кодексом РФ (ТК РФ)‚ но и специальным законодательством: ФЗ № 58-ФЗ «О системе муниципальной службы в РФ» (ст. 36‚ 37)‚ ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (применяется по аналогии в части‚ не урегулированной 58-ФЗ)‚ а также локальными нормативными актами конкретного муниципального образования. В отличие от работников по ТК РФ‚ для муниципальных служащих письменное заявление является обязательным основанием для издания приказа практически для любого вида отпуска‚ включая ежегодный основной‚ даже если он предоставляется по графику.
Общие требования к составлению заявления
Форма заявления не установлена федеральным законом единообразно‚ однако большинство муниципалитетов утвердили свои бланки локальными актами. Если единого бланка нет‚ используется свободная письменная форма со следующими обязательными реквизитами (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и делопроизводству):
- Шапка: Наименование муниципального органа (например‚ «Главе администрации города »‚ «Руководителю отдела »).
- Данные заявителя: Фамилия‚ Имя‚ Отчество полностью‚ занимаемая должность‚ категория должности (руководящая‚ старший‚ ведущий‚ младший специалист)‚ классный чин (при наличии).
- Суть просьбы: Четкое указание вида отпуска‚ календарных дат начала и окончания‚ общего количества календарных дней.
- Правовое основание: Ссылка на статью 58-ФЗ‚ ТК РФ или локальный акт.
- Дата составления и личная подпись с расшифровкой.
Важно: Заявление подается в 2 экземплярах (один остается в деле служащего/кадровой службе‚ второй — с отметкой о принятии у служащего). Срок подачи — не позднее чем за 14 календарных дней до предполагаемого начала отпуска (п. 3 ст. 36 58-ФЗ‚ ст. 123 ТК РФ)‚ если иное не установлено локальным актом.
Виды отпусков и специфика заявлений
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Срок составляет 28 календарных дней (ст. 36 58-ФЗ). Для отдельных категорий (северные районы‚ вредные условия‚ спец. категории) предусмотрено продление.
Особенность: Даже при наличии утвержденного графика отпусков муниципальный служащий обязан написать заявление. График — это плановый документ‚ но правовым основанием для приказа служит именно заявление.
Образец заявления на ежегодный основной отпуск
Главе Администрации муниципального образования «*» [Должность руководителя‚ ФИО полностью] от муниципального служащего [Должность‚ ФИО полностью] классный чин [указать‚ если есть] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 2026 год продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней с ..2026 по ..2026 включительно (с ..2026 по ..2026) на основании ст. 36 Федерального закона от № 58-ФЗ «О системе муниципальной службы в РФ» и ст. 115 ТК РФ. Опускные выплатить за 3 рабочих дня до начала отпуска. Приложение: копия уведомления о согласовании дат (при необходимости). ..2026 г. _____________ / * / (подпись) (ФИО полностью)
Дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска
Предоставляются за:
- Выслугу лет (каждые 5 лет, 5 дней‚ 10 лет — 10 дней‚ 15 лет — 15 дней‚ ст. 37 58-ФЗ).
- Работу в вредных/опасных условиях (ст. 117 ТК РФ).
- Нестандартизированный рабочий день (до 7 дней‚ ст. 119 ТК РФ).
- Особый характер служебной деятельности (по перечням Правительства РФ).
Образец заявления на дополнительный отпуск за выслугу лет
... (Шапка аналогична) ... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск за выслугу лет на муниципальной службе продолжительностью 10 (десять) календарных дней с ..2026 по ..2026 включительно. Основание: ст. 37 ФЗ № 58-ФЗ‚ п. 1 Положения о дополнительных отпусках за выслугу лет на муниципальной службе в МО «*»‚ утвержденного решением [Номер‚ дата акта]. Выслуга лет на муниципальной службе составляет [Количество] лет [Количество] месяцев (подтверждается справкой/личным делом). ..2026 г. _____________ / * /
Отпуск без сохранения денежного содержания (за свой счет)
Предоставляется по письменному заявлению служащего по уважительным причинам (семейные обстоятельства‚ обучение‚ лечение и др.) на срок до 14 календарных дней в году (ч. 5 ст. 36 58-ФЗ‚ ст. 128 ТК РФ). Для отдельных категорий (ветераны‚ пенсионеры‚ родители многочисленных семей и др.) — до 35–60 дней.
Образец заявления на отпуск за свой счет
... (Шапка) ... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне отпуск без сохранения денежного содержания продолжительностью 10 (десять) календарных дней с ..2026 по ..2026 включительно по семейным обстоятельствам (указать причину: уход за больным родственником / въезд за границу / иное) на основании ч. 5 ст. 36 ФЗ № 58-ФЗ‚ ст. 128 ТК РФ. Гарантирую своевременный выход на службу по окончании отпуска. Приложение: [справка из больницы / приглашение / иной документ‚ подтверждающий причину — при наличии]. ..2026 г. _____________ / * /
Отпуск по беременности и родам / Уход за ребенком
Оформляется на основании медицинского свидетельства (листа нетрудоспособности) и заявления. Сроки: 140 дней (70+7 -)‚ при осложненных родах — 156‚ при рождении двух и более детей, 194 дня (ст. 255 ТК РФ). Последующий отпуск по уходу за ребенком — до 1‚5 или 3 лет (ст. 256 ТК РФ).
Образец заявления на отпуск по беременности и родам
... (Шапка) ... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 (сто сорок) календарных дней с ..2026 по ..2026 включительно на основании ст. 255 ТК РФ. Основание: Лист нетрудоспособности (электронный ЛН) номер * от ..2026 г.‚ выданный [Название ЛПУ‚ скрыто *]. Прошу произвести расчет и выплату пособия по беременности и родам в установленном законом порядке. ..2026 г. _____________ / * /
Учебный отпуск
Предоставляется служащим‚ обучающимся по очной/заочной формам в аккредитованных организациях (ст. 173 ТК РФ). Требуется справка из учебного заведения с указанием вида сессии/экзаменов.
Образец заявления на учебный отпуск
... (Шапка) ... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне учебный отпуск для сдачи промежуточной аттестации (сессии) по заочному отделению [Название вуза‚ скрыто *] специальность [Код/Название] продолжительностью 30 (тридцать) календарных дней с ..2026 по ..2026 включительно на основании ст. 173 ТК РФ. Приложение: Справка из учебного заведения о вызове на сессию (оригинал/копия). ..2026 г. _____________ / * /
Порядок подачи и рассмотрения заявления
- Подготовка: Служащий заполняет заявление (руководствуясь образцом отдела кадров/КДО или свободной формой).
- Согласование (при необходимости): Для отпусков «за свой счет»‚ учебных‚ а также при переносе дат, часто требуется виза непосредственного руководителя (начальника отдела/управления) с указанием «Согласено/Не согласово»‚ даты и подписи.
- Подача: Лично в кадровую службу (делопроизводство)‚ через систему электронного документооборота (СЭД/КЭДО) органа муниципальной службы (например‚ ГИС «Муниципальная служба»‚ региональные порталы)‚ или через доверенное лицо.
- Рассмотрение: Кадровая служба проверяет наличие дней в распоряжении‚ соответствие графику‚ основания. Срок рассмотрения обычно 3–5 рабочих дней.
- Приказ: На основании заявления издается приказ (распоряжение) руководителя органа муниципальной службы по форме‚ утвержденной локальным актом (часто по единой форме для субъекта РФ).
- Ознакомление: Служащий ознакомляется с приказом под роспись не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска.
- Выплата: Денежное содержание (оплата отпуска) выплачивается не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ‚ ч. 6 ст. 36 58-ФЗ).
Электронное оформление (КЭДО / ГИС «Муниципальная служба»)
В 2026 году большинство органов муниципальной службы перешли на безбумажное делопроизводство. Подача заявления через СЭД (Систему электронного документооборота) имеет равную юридическую силу с бумажным при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) служащего.
- Вход в личный кабинет служащего на портале органа или региональном портале Госуслуг/ГИС МС.
- Раздел «Служебные заявления» / «Отпуска».
- Выбор вида отпуска‚ заполнение полей (даты‚ основание).
- Подписание УКЭП (через плагин КриптоПро / ВИПНет / облачную подпись).
- Отправка на согласование/утверждение.
Примечание: При электронной подаче второй экземпляр с отметкой о принятии формируется автоматически в личном кабинете служащего.
Перенос‚ продление и прерывание отпуска
Все эти действия требуют нового заявления.
Перенос отпуска
Возможен по инициативе служащего (с согласия руководителя) или по инициативе органа (только с письменного согласия служащего‚ за исключением ЧС/военного положения). Заявление пишется до издания приказа о предоставлении отпуска или до его начала.
Образец заявления на перенос отпуска
... (Шапка) ... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 2026 год‚ предоставленный мне приказом № * от ..2026 г. (с ..2026 по ..2026)‚ на новый период: с ..2026 по ..2026 включительно. Причина: [необходимость выполнения срочных служебных заданий / болезнь / семейные обстоятельства — указать причину]. ..2026 г. _____________ / * /
Продление отпуска
Возможно только по основаниям‚ предусмотренным законом (болезнь служащего — на основании ЛН‚ задержка на транспортном пути — на основании документов перевозчика‚ ЧС). Заявление пишется до окончания текущего отпуска.
Прерывание отпуска
Только по инициативе руководителя органа и с письменного согласия служащего (кроме ЧС). Неиспользованная часть предоставляется в любое время до конца рабочего года или присоединяется к отпуску следующего года. Требуется приказ о прерывании и заявление служащего о согласии (или отказе).
Типичные ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие заявления при отпуске по графику | Отсутствие правового основания для приказа‚ риск признания отпуска неиспользованным‚ проблемы с выплатой отпускных. | Всегда писать заявление‚ даже если даты в графике. Ссылаться на график в тексте: «в соответствии с графиком отпусков на 2026 год…». |
| Указание рабочих дней вместо календарных | Несоответствие приказа и заявления‚ ошибки в расчете срока и оплаты. | Всегда указывать календарные дни (ТК РФ и 58-ФЗ оперируют календарными). |
| Подача заявления позднее 2 недель | Невозможность своевременной выплаты отпускных (нарушение ст. 136 ТК РФ)‚ отказ в предоставлении в желаемые даты. | Подавать за 14–20 календарных дней. Для отпусков «за свой счет» и учебных — заранее‚ т.к. требуется согласование. |
| Неполные ФИО / отсутствие должности / классного чина | Возврат заявления на доработку‚ задержка приказа. | Проверять реквизиты по служебному удостоверению или личному делу. |
| Отсутствие визы руководителя (для отпусков за свой счет‚ учебных) | Отказ в принятии заявления кадровой службой. | Предварительно согласовать даты с непосредственным руководителем. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Обязан ли муниципальный служащий писать заявление на ежегодный отпуск‚ если он стоит в графике?
- Ответ: Да‚ обязан. В отличие от работников по ТК РФ (где по ст. 123 ТК РФ при отпуске по графику заявление не требуется)‚ для муниципальных служащих заявление является обязательным основанием для приказа (ч. 3 ст. 36 58-ФЗ‚ типовые положения о службе). График, это план‚ заявление — волеизъявление.
- Вопрос: Можно ли разделить ежегодный отпуск на части?
- Ответ: Да. По общему правилу (ч. 2 ст. 125 ТК РФ‚ применительно к служащим) одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Остальные части — по соглашению сторон. В заявлении нужно указать: «Прошу предоставить первую часть ежегодного отпуска… вторую часть…».
- Вопрос: Что делать‚ если заболел во время отпуска?
- Ответ: Ежегодный отпуск продлевается на дни болезни (ч. 3 ст. 124 ТК РФ) или переносится на другое время (по заявлению). Основание, лист нетрудоспособности (эЛН). Заявление на продление/перенос пишется после выздоровления или по факту получения эЛН. Отпуск за свой счет и учебный болезнью не продлеваются и не переносятся (ст. 128‚ 173 ТК РФ).
- Вопрос: Нужно ли приложение копии паспорта к заявлению?
- Ответ: Обычно нет‚ данные берутся из личного дела/КДО. Но для отпуска за свой счет по уважительным причинам (виза‚ уход за больным) могут потребовать копии подтверждающих документов.
- Вопрос: Можно ли отозвать заявление на отпуск после издания приказа?
- Ответ: До начала отпуска, да‚ написав заявление об отзыве (с согласия руководителя‚ если отпуск за свой счет или учебной; по основному — право служащего‚ но требуется приказ об отмене/изменении приказа). После начала отпуска — только прерывание по инициативе руководителя с согласия служащего.
Грамотное составление заявления на отпуск — залог своевременного получения заслуженного отдыха и корректного расчета денежного содержания. Ключевые моменты для муниципального служащего в 2026 году:
- Заявление всегда обязательно (в отличие от ТК РФ).
- Используйте календарные дни и точные даты.
- Ссылайтесь на 58-ФЗ и ТК РФ (или локальные акты).
- Подавайте за 14+ дней через СЭД (с УКЭП) или на бумаге в 2 экз.
- Для дополнительных‚ учебных и «за свой счет» — обязательно получайте визу руководителя до подачи в кадры.
Рекомендуем уточнить актуальные бланки и локальные регламенты в кадровой службе (отделе кадров) вашего муниципального органа или на интранет-портале организации‚ так как формы и процедуры согласования могут незначительно отличаться в зависимости от субъекта РФ и категории должности.
Статья подготовлена на основе действующего на законодательства (ФЗ № 58-ФЗ‚ ТК РФ‚ типовые акты субъектов РФ). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных служебных вопросов обращайтесь в кадровую службу вашего органа или к профильному юристу.