Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Областной архив Липецкой области является ключевым хранилищем документального наследия региона. Отдельное внимание заслуживает его фонд по личному составу — массив документов, который является первоисточником для genealogических исследований, подтверждения стажа, назначения пенсий и восстановления правовых фактов. В данной статье подробно рассмотрены структура архива, порядок обращения, состав фондов и нюансы работы с чувствительными данными.

Общие сведения и контакты

Архив находится в ведении Управления архивного дела Липецкой области. Это государственное учреждение, обеспечивающее хранение, учет и использование документов архивного фонда области.

Полное наименование: Государственное учреждение Липецкой области «Областной архив Липецкой области» (ГУ ЛО «ОАЛО»)
Юридический адрес: г. Липецк, ул. , д. , корп.
Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 () —
Телефон читального зала (заказ дел): +7 () —
Официальный сайт: archive.lipetsk.ru (раздел «Для пользователей» → «Читальный зал»)
Электронная почта: @lipetsk.ru
Режим работы читального зала: Понедельник – Пятница: *:* – *:* (перерыв: *:* – *:*); Суббота, Воскресенье — выходные. Важно: режим может меняться, уточняйте по телефону или на сайте перед визитом.

Примечание: В соответствии с законодательством о персональных данных (152-ФЗ) и правилами внутреннего распорядка архива, точные номера кабинетов, внутренние телефоны сотрудников и фамилии ответственных архивистов в открытую не публикуются. Контакт с конкретным специалистом осуществляется через приемную или администратора читального зала.

Структура фондов по личному составу: что хранится?

Документы по личному составу не собраны в один фонд, а распределены по ведомственному признаку. Понимание этой структуры критически важно для успешного поиска.

Фонды дореволюционного периода (Фонды 1–XXX)

Липецкая уездная городская дума / Уездное земское управление: ревизские сказки, семейные списки, метрические книги (рождение, брак, смерть), списки призывников, списки купечества и мещанства.
Духовный консисторий / Епархиальное управление: метрические книги приходов Липецкого уезда (основной источник до 1917 г.), исповедальные росписи.
Полицейские управления / Уездные правления: паспортные стола, дела о прописке, выдаче заграничных паспортов, дела о политической надежности.
Военные commissariats (призывные пункты): списки призывников, служебные списки низших чинов (для рядового состава).

Фонды советского периода (Фонды XXX–XXXX)

Это самый массивный блок для запросов по стажу и пенсиям.

Фонд Липецкого облисполкома / Облсовета депутатов трудящихся: дела по кадрам (личные дела руководителей отраслей, партийные дела — фонд КПСС).
Отраслевые управления и департаменты:
- Управление народного образования (личные дела учителей, директоров школ);
- Управление здравоохранения (личные дела врачей, медсестер, фармацевтов);
- Управление культуры (библиотекари, работники клубов, музеев);
- Сельхозуправление / Областное сельхозуправление (трактористы, комбинайзеры, завхозы колхозов/совхозов);
- Управление промышленности / Промышленные предприятия (личные дела рабочих и инженерно-технических кадров крупных заводов: ЛМЗ, СВТЗ, «Прогресс», «Индиго» и др.).
Районные и городские исполкомы (г. Липецк, Елец, Грязи и др.): Хранят личные дела сотрудников коммунального хозяйства, ЖЭКов, районных органов власти, социального обеспечения.
Архив КПСС (Фонд Р-XXX): Личные дела коммунистов, автобиографии, характеристики, дела о приеме/исключении из партии. Доступ ограничен (см. раздел 5).
Военкоматы (Липецкий, Елецкий и др.): Личные дела офицеров запаса, призывники, воинские учетные документы (военные билеты, справки о службе).

Специализированные фонды «Личного состава»

В описях к фондам часто выделяются отдельные дела под рубриками:

Личные дела (ЛД): Автобиография, анкета, копии приказов о приеме/переводе/увольнении, характеристики, справки о награждении, личная карточка учета.
Служебные списки / Рольовые ведомости: Сводные документы по учреждению за год.
Дела о награждении орденами и медалями СССР/РФ: Представительства, списки награждаемых, копии указов.
Пенсионные дела / Дела по назначению пособий: Часто хранятся в фондах органов соцобеспечения (Управление пенсионного обеспечения, ныне — отделения СФР/ПФР, но старые дела до 2000-х часто в ОАЛО).

Порядок обращения и получения информации

Личный визит в читальный зал

Наиболее эффективный способ работы с оригиналами.

Регистрация: При первом визите заполняется «Заявление на пользование архивными документами». Необходим паспорт гражданина РФ.
Поиск описей: Работа с путеводителями, реестрами фондов, электронными базами (АИС «Архив», базы «Память народа», «Подвиг народа» — терминалы в зале).
Заказ дел: Заполнение заказных листов (формы 76-у, 77-у). Обычно выдается до 5–10 дел за один раз. Срок выдачи: от 1 до 3 рабочих дней (в зависимости от состояния документа и нагрузки).
Работа с документами: Только в читальном зале. Фотосъемка без вспышки обычно разрешена бесплатно (уточните правила у дежурного архивиста). Ксерокопия — платно, по тарифам архива.

Удаленные запросы (Почта / Электронно / Госуслуги)

Подходит, если вы не можете приехать лично.

Через портал Госуслуг: Услуга «Предоставление архивной справки» или «Выдача копий архивных документов»; Требуется подтвержденная учетная запись. Срок ответа по закону — до 30 календарных дней.
По электронной почте: На адрес *@lipetsk.ru. В теме: «Запрос архивной справки / копий». В теле: ФИО искомого, даты жизни, место работы/службы, цель запроса, ваши контакты (почта, телефон, почтовый адрес для ответа).
Почтовым отправлением: На юрадрес архива. Обязательно: заказное письмо с вложением (конверт с марками для ответа).

Необходимые данные для запроса (Чек-лист)

Чтобы архивист нашел дело, укажите максимум известного:

ФИО полностью (до революции, с отчеством, например: Иванов Иван Петрович).
Примерные годы жизни (рождения/смерти).
Место работы / учебы / службы (название организации, ведомство, район/город).
Должность / звание.
Цель обращения (подтверждение стажа, гениалогия, восстановление права, просто интересуетесь).
Ваши права на получение информации (родство, доверенность, решение суда).

Типовые архивные справки и их назначение

Архив выдает справки установленного образца. Наиболее частые виды:

Вид справки	Для чего нужна	Срок действия
Справка о стаже (трудовом, специальном)	Назначение страховой пенсии по старости, инвалидности, выслуги лет	Бессрочно (для ПФР/СФР)
Справка о заработной плате (до 2002 г.)	Расчет пенсионных коэффициентов (ИПК) в СФР	Бессрочно
Справка о награждении (орденами, медалями)	Социальные выплаты ветеранам, почетное похоронение, гениалогия	Бессрочно
Справка из личного дела (ФИО, даты приема/увольнения, должность)	Восстановление прав, суды, гениалогия	Зависит от требующей организации
Копия личного дела (полная/частичная)	Глубокое гениалогическое исследование, судебные споры	—

Важно: Справки выдаются на бланках с голограммой/печатью архива, заверяются подписью директора (или уполномоченного) и печатью учреждения.

Ограничения доступа: Закон о персональных данных и сроки закрытости

Это самый частый повод отказа. По ст. 7 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» и 152-ФЗ «О персональных данных»:

Срок закрытости документов с персональными данными: 75 лет со дня создания документа (или со дня последней записи в деле).
После смерти физлица: Срок сокращается до 30 лет со дня смерти (при предъявлении свидетельства о смерти).
Исключения (доступ предоставляется без ожидания сроков):
- Саму субъекту персональных данных (по паспорту).
- Нотариусу (по нотариальному запросу).
- Следователю/суду (по процессуальному документу).
- Родственникам — только после 30 лет со дня смерти (с подтверждением родства: Свидетельство о рождении, браке, Свидетельство о смерти искомого).
Партийные дела (Фонд КПСС): Имеют особый режим доступа. Часто требуется письменное согласие субъекта или решение суда/нотариальный запрос даже после 75 лет.
Документы спецслужб (КГБ/НКВД/МВД): Хранятся в Архиве ФСБ по Липецкой области (отдельное ведомство), в ОАЛО их нет. Запросы туда — отдельная процедура.

Гениалогические исследования: специфика работы

Если цель — построение родословной, стратегия другая:

Метрические книги (до 1917 г.): Основной источник. В ОАЛО хранятся фонды Духовного консистории (Фонд XXX). Оцифрованные копии многих книг доступны на сайте FamilySearch.org (в разделе «Russia, Lipetsk, Church Books») или на портале «Родовид» / «Мой корень». Начинайте с онлайн-поиска — это сэкономит поездку.
Ревизские сказки (XVIII – первая половина XIX в.): Фонды Казенной палаты, Губернаторского управления. Позволяют отследить мужскую линию по поколениям.
Исповедальные росписи: Годовые списки прихожан. Дополняют метрики.
Советский период (ЗАГС): Акты гражданского состояния (после 1917 г.) хранятся в ЗАГС г. Липецк / районов (срок закрытости 100 лет). В архив они поступают после истечения сроков. Запросы в ЗАГС — через Госуслуги или лично.
Фонд «Память народа» / «Подвиг народа»: Для участников ВОВ — наградные листы, карточки потерь. Доступны онлайн, но оригиналы/подробности могут быть в ОАЛО (фонды военкоматов, эвакуационных пунктов).

Платные услуги и тарифы (ориентировочно)

Тарифы утверждаются приказом Директора архива ежегодно. Примеры услуг (цены условны, уточняйте актуальный прайс-лист на сайте или по телефону):

Выдача архивной справки (стандартная), от * руб.
Выдача копии документа (1 стр. А4, ксерокопия) — от * руб.
Цифровое копирование (фото/скан 1 кадр/стр.) — от * руб.
Сложный гениалогический поиск (за 1 час работы архивиста) — от * руб.
Изготовление заверенной копии с печатью — от * руб.

Оплата: безналичный расчет (реквизиты выдают в приемной/по почте), наличными в кассе архива (если есть), через терминал в холле.

Частые ошибки и советы от архивистов

⚠ Типичные ошибки:

Запрос «Найдите всё про моего деда». Архивист не делает научную работу за вас. Он выдает конкретное дело по конкретным реквизитам (Фонд, Опис, Дело). Формулируйте задачу: «Найти личное дело Иванова И.И., работавшего в Липецком тракторном заводе в 1960-1980 гг.».
Игнорирование сроков закрытости. Пришли за справкой о зарплате 1995 года для живого пенсионера без доверенности, отказ гарантирован. Оформите нотариальную доверенность или закажите через Госуслуги от имени самого пенсионера.
Путаница с ведомственностью. Учитель школы № 12 — это не Образование (область), а Отдел образования городской администрации (или Райисполком прошлого). Ищите фонд именно того органа, который нанимал.
Потеря документов при реорганизации предприятий. Завод «Прогресс» -> ОАО -> Закрыт. Дела могли уйти в архив правопреемника, в банк-ликвидатора, или в ОАЛО. Уточняйте историю предприятия.

Альтернативные источники в Липецкой области

Если в Областном архиве документы не найдены, проверьте:

Архив ФСБ по Липецкой области (г. Липецк, ул. , д. ) — репрессированные, спецпоселенцы, дела органов госбезопасности. Запросы через Госуслуги или почту.
Центральный государственный архив ВМФ (СПб) / ЦГАВМФ (Москва) — если служил на флоте.
РГВА (Москва) — военно-исторические архивы (офицеры, генералы, штабы до 1917 и ВОВ).
ГАРФ (Москва) — центральные ведомства (Минпром, Минсельхоз, Профсоюзы).
Областной архив Воронежской / Тамбовской / Рязанской областей, границы уездов/областей менялись (Липецкая область образована только в 1954 г.). До 1928 г. — Воронежская губерния, 1928-1934 — ЦЧО (Центрально-Черноземная область), 1934-1954 — Воронежская/Рязанская области.
Муниципальные архивы г. Липецк, г. Елец, Грязовского, Данковского и др. районов — дела городских/районных исполкомов, ЖЭКов, школ, поликлиник (часто хранятся локально, а не в обл. архиве).

Работа в Областном архиве Липецкой области по личному составу требует подготовки. Ключ к успеху — знание точного ведомства, нанявшего человека, и понимание сроков закрытости персональных данных. Начинайте с онлайн-каталогов на сайте archive.lipetsk.ru и порталов гениалогии, составляйте точный запрос с максимальным числом идентифицирующих признаков (ФИО, даты, организация, должность). При личном визите заранее звоните в читальный зал (—) для подтверждения режима и возможности предзаказа дел.

Архивисты — ваши союзники. Четкое, вежливое и юридически грамотное обращение (с указанием основания получения информации: ст. 22 ФЗ-125, ст. 14 152-ФЗ, нотариальная доверенность, свидетельство о смерти) резко ускоряет процесс и исключает формальные отказы.

Данная статья носит справочный характер. Реquisites, тарифы, режим работы и номера фондов могут изменяться. Обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте ГУ ЛО «ОАЛО» или по телефонам приемной перед обращением.