Дополнительный отпуск, это гарантированное законом право отдельных категорий работников на более продолжительный отдых. Однако у многих сотрудников и кадровиков возникает вопрос: обязательно ли писать заявление на дополнительный отпуск‚ или он предоставляется автоматически? Разберёмся в этом вопросе детально.

Кому положен дополнительный отпуск

Прежде чем говорить о заявлении‚ важно понять‚ кто вообще имеет право на дополнительные дни отдыха. Согласно Трудовому кодексу РФ‚ дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется:

• работникам‚ занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (не менее 7 календарных дней);
• сотрудникам с ненормированным рабочим днём (не менее 3 календарных дней);
• работникам‚ трудящимся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• отдельным категориям медицинских работников;
• сотрудникам с особым характером работы;
• инвалидам‚ ветеранам боевых действий и другим льготным категориям.

Когда заявление писать НЕ нужно

Ключевой момент: сотруднику не нужно писать заявление‚ если он уходит в отпуск (в т.ч. дополнительный) по графику отпусков. График отпусков (форма Т-7) утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года и обязателен как для работодателя‚ так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Таким образом‚ заявление не требуется‚ если:

• дополнительный отпуск включён в график отпусков и работник уходит отдыхать в установленное время;
• локальный нормативный акт организации не обязывает подавать заявление;
• дополнительный отпуск предоставляется одновременно с основным, в этом случае работодатель издаёт один приказ (по форме Т-6 или самостоятельно разработанному шаблону)‚ суммируя общее количество дней.

Работодатель обязан лишь уведомить сотрудника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Когда заявление необходимо

Заявление на дополнительный отпуск потребуется в следующих ситуациях:

1. Отпуск запрашивается вне графика. Если сотрудник хочет использовать дополнительные дни отдыха в другое время‚ чем предусмотрено графиком‚ необходимо согласовать это с работодателем путём подачи заявления.
2. Дополнительный отпуск берётся отдельно от основного. Если работник хочет присоединить дополнительные дни к другому периоду или использовать их дробно.
3. Замена отпуска денежной компенсацией. Часть дополнительного отпуска‚ превышающая 28 календарных дней‚ может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ), для этого работнику обязательно нужно написать заявление‚ а работодателю — издать приказ.
4. Локальные акты организации требуют заявление. Некоторые работодатели закрепляют обязанность подачи заявления во внутренних документах — в этом случае его нужно оформить.

Как правильно составить заявление

Заявление составляется в свободной форме‚ но должно содержать следующие элементы:

• наименование организации‚ ФИО и должность руководителя (например: «Генеральному директору ООО «*» Иванову И.И.»);
• ФИО и должность работника (например: «от менеджера отдела продаж Петрова П.П.»);
• название документа — «Заявление»;
• просьба предоставить дополнительный отпуск с указанием основания (за вредные условия труда‚ за ненормированный рабочий день и т.д.)‚ даты начала и количества дней;
• дата составления и подпись работника.

Пример текста заявления

«Прошу предоставить мне ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях труда продолжительностью 7 (семь) календарных дней с по ».

Порядок оформления со стороны работодателя

На основании графика отпусков или заявления сотрудника работодатель издаёт приказ о предоставлении отпуска — по унифицированной форме Т-6 или по самостоятельно разработанному шаблону. В приказе необходимо чётко указать:

• вид отпуска (основной‚ дополнительный‚ его основание);
• период работы‚ за который предоставляется отпуск;
• количество календарных дней и даты начала и окончания;
• если основной и дополнительный отпуска предоставляются одновременно, это можно отразить в одном приказе‚ суммировав общее количество дней.

Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Подведём итог:

• Если дополнительный отпуск предоставляется по графику, заявление писать не нужно;
• Если отпуск запрашивается вне графика‚ отдельно от основного или заменяется компенсацией — заявление обязательно;
• Заявление составляется в свободной форме с указанием основания‚ дат и продолжительности;
• Основанием для ухода в отпуск в любом случае является приказ работодателя.

Перед подачей документов рекомендуем уточнить порядок оформления отпусков в отделе кадров вашей организации‚ поскольку внутренние локальные акты могут устанавливать дополнительные требования.