Ситуации, связанные с горюче-смазочными материалами (ГСМ), — одни из самых частых причин, по которым работодатель требует от сотрудника объяснительную записку. Перерасход топлива, обнаружение канистры с бензином в автомобиле, подозрение в хищении, расхождение данных путевых листов — всё это требует письменного пояснения от работника. В этой статье подробно разберём, как правильно составить такой документ.
Когда требуется объяснительная записка по топливу
Чаще всего объяснительную запрашивают в следующих случаях:
- Перерасход топлива — фактический расход превысил установленные нормы;
- Обнаружение топлива в канистре — при проверке транспортного средства найдена ёмкость с бензином или дизелем;
- Подозрение в хищении ГСМ — расхождение между заправленным и израсходованным объёмом;
- Нарушение порядка заправки — заправка не по топливной карте, потеря чеков, заправка постороннего автомобиля;
- Порча или утеря топливной карты.
Обязательные реквизиты объяснительной записки
Форма документа законодательно не утверждена, но сложившаяся практика требует наличия следующих элементов:
- Наименование организации;
- Должность и ФИО руководителя, которому адресована записка;
- Должность и ФИО составителя;
- Название документа — «Объяснительная записка»;
- Заголовок к тексту («Касательно…», «О перерасходе топлива…»);
- Текст пояснения с указанием дат, обстоятельств и причин;
- Дата составления и личная подпись.
Как писать текст объяснения
Основные правила изложения:
- Пишите от первого лица, кратко и по существу;
- Указывайте конкретные факты: даты, маршруты, марку и госномер автомобиля, объёмы топлива;
- Называйте объективные причины: работа двигателя на холостом ходу в пробках, кондиционер, зимний период, сложный рельеф, техническое состояние автомобиля, перевозка тяжёлого груза;
- Не используйте эмоциональных оценок и не обвиняйте других сотрудников без доказательств;
- Если вины нет — прямо укажите это и сошлитесь на подтверждающие документы (путевые листы, чеки АЗС, данные ГЛОНАСС).
Образец объяснительной записки о перерасходе топлива
Генеральному директору
ООО «ТрансЛогистик»
Петрову И.
от водителя
Сидорова Алексея В.
Объяснительная записка
(о перерасходе топлива)
Я, Сидоров Алексей В., работающий водителем на автомобиле ГАЗ-3302, гос. номер АВС 77, поясняю следующее.
За период с по фактический расход топлива составил 412 литров при норме 360 литров. Перерасход в размере 52 литров объясняется следующими обстоятельствами:
- в указанный период значительная часть маршрутов проходила по центру г. Москва в часы пик с длительным стоянием в пробках при работающем двигателе;
- в связи с жаркой погодой постоянно использовался кондиционер;
- и выполнялись рейсы с полной загрузкой (около 1,4 тонны) по маршруту с затяжными подъёмами.
Хищения или использования топлива в личных целях не допускал; Подтверждением служат путевые листы №№ 114–138 и чеки АЗС.
Образец объяснительной при обнаружении топлива в канистре
Если при проверке автомобиля нашли канистру с топливом, объяснение может выглядеть так:
«Поясняю, что канистра объёмом 10 литров с бензином находилась в автомобиле по причине дальнего рейса по маршруту Москва — Тверь, где на участке трассы отсутствуют АЗС. Канистра была приобретена мной за личные средства (чек прилагается) как резервный запас. Топливо из бака служебного автомобиля в канистру не сливалось».
Юридические последствия: что важно знать
Если перерасход или недостача топлива будут признаны виной работника, работодатель вправе:
- взыскать стоимость топлива, в т.ч. удержать её из заработной платы (в пределах, установленных ст. 248 ТК РФ);
- применить дисциплинарное взыскание (замечание, выговор, увольнение при системных нарушениях).
Для этого работодателю необходимы: объяснительная записка работника (либо акт об отказе от её дачи), заявление на удержание суммы и приказ о дисциплинарном взыскании. Важно: работник не обязан писать объяснительную, но отказ фиксируется актом и может быть расценён не в его пользу.
Практические советы
- Не подписывайте объяснительную, с которой не согласны, — изложите свою версию событий;
- Приложите копии подтверждающих документов: чеков, путевых листов, данных телематики;
- Сохраните себе копию записки с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись секретаря);
- Пишите разборчиво или набирайте текст на компьютере;
- При серьёзных обвинениях (хищение) проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву.
Объяснительная записка по топливу — это не признание вины, а возможность изложить свою позицию и защитить себя. Грамотно составленный документ с конкретными фактами и ссылками на подтверждающие бумаги поможет избежать необоснованных удержаний из зарплаты и дисциплинарных взысканий.