Архивное дело и делопроизводство в Донецкой Народной Республике (ДНР) прошли путь от формирования собственной нормативной базы к полной интеграции в правовое поле Российской Федерации. Ключевым инструментом управления документооборотом в органах исполнительной власти являются методические рекомендации, разрабатываемые и утверждаемые профильными ведомствами. Данная статья систематизирует информацию о правовом основании, истории принятия и содержании основных методических документов, регулирующих работу архивов и делопроизводства в регионе.

Правовое основание и ведомственная подчиненность

Основным регулятором в сфере архивного дела и документационного обеспечения является Главное государственное управление документационного обеспечения и архивного дела ДНР (ГГУДОАД) (в последующем трансформированное в Комитет по архивному делу и документационному обеспечению).

Согласно Постановлению Совета Министров ДНР № 1-2 от г. «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти»:

• На Аппарат Совета Министров ДНР возлагается методическое руководство организацией делопроизводства, документационное обеспечение, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства и обучение работников.
• Аппарату Совета Министров было поручено до 10 февраля 2015 года утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.

Данное постановление заложило фундамент единой системы делопроизводства в республике.

Хронология принятия ключевых методических документов

Первый этап: Формирование базы (2015 год)

Первым оперативным документом стал Приказ ГГУДОАД от № 30 «О признании утратившим силу Приказа ГГАУ от № 4 Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти».

Это указывает на итеративный процесс совершенствования подходов: первая редакция рекомендаций (март 2015) была пересмотрена к концу года для приведения в соответствие с утвержденными Правилами делопроизводства.

Институциональное оформление экспертизы (конец 2015 — начало 2016 г.)

Приказ ГГУДОАД от № 34 утвердил Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при ГГУДОАД. Опубликован . Создание данной комиссии стало важным шагом для методического обеспечения: именно ЦЭПК осуществляет экспертизу проектов инструкций по делопроизводству, разрабатываемых ведомствами на основе типовых рекомендаций.

Современный этап: Интеграция в законодательство РФ (2022 год)

Ключевым документом текущего периода является Постановление Правительства ДНР № 41-22 от г. «Об осуществлении делопроизводства в органах исполнительной власти Донецкой Народной Республики».

Документ принят в целях:

1. Оптимизации документооборота.
2. Совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления.
3. Повышения эффективности управления путем унификации состава и форм управленческих документов и технологий работы с ними.

В соответствии с п. 1 данного Постановления, ГГУДОАД (Комитет) обязан разработать на основании Правил делопроизводства Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству. Это подтверждает непрерывность процесса: базовые принципы 2015 года развиваются и актуализируются в новых реалиях.

Структура и содержание типовых методических рекомендаций

Основываясь на практике РФ (Федеральное архивное агентство) и нормативных актах ДНР, методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству традиционно включают следующие разделы:

Общие положения

• Цели и задачи инструкции по делопроизводству.
• Нормативные правовые акты, регулирующие делопроизводство (законодательство РФ, законодательство ДНР, акты ГГУДОАД/Комитета).
• Сфера действия инструкции (перечень структурных подразделений органа власти).

Организация делопроизводства

• Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (учет в журналах/АИС).
• Правила исполнения документов (реквизиты, формы, языки делопроизводства, русский язык как государственный и язык официального делопроизводства);
• Организация работы с электронными документами и информационными системами (запуск БД, внедрение ИС).

Делообразование и номенклатура дел

• Порядок формирования дел (критерии объединения документов в дела).
• Утверждение номенклатуры дел (сроки хранения, индексы).
• Ведение реестров дел.

Хранение, учет и использование (Архивное дело)

В соответствии с требованиями законодательства РФ и ДНР, рекомендации регламентируют:

• Требования к условиям хранения документов (физические и электронные).
• Порядок комплектования дел к передаче в архив.
• Порядок экспертизы документов на предмет определения сроков хранения и ценности (роль ЦЭПК).
• Порядок выдачи и использования документов (сервис).

Контроль и ответственность

• Внутренний контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях.
• Взаимодействие с Центральной экспертно-проверочной комиссией.
• Ответственность должностных лиц за нарушение правил делопроизводства.

Роль Научно-методического совета

Важным элементом методического обеспечения является Научно-методический совет (НМС) при ГГУДОАД/Комитете. Согласно информации за 27 июля 2022 года, заседания НМС проводятся регулярно. Функции совета включают:

• Рассмотрение и утверждение проектов методических рекомендаций, руководств, инструкций.
• Обсуждение проблем упорядоченности документооборота, ведения делопроизводства, внедрения информационных систем.
• Разработку предложений по совершенствованию нормативной базы в сторону сближения со стандартами РФ.

Проблематика и перспективы развития (аналитический аспект)

В публикациях профильного издания («Вестник архивиста») и на заседаниях НМС отмечались следующие вызовы, которые методические рекомендации должны решать:

• Низкая упорядоченность документооборота в отдельных органах власти.
• Проблемы с запуском и разработкой баз данных, внедрением и подключением информационных систем (переход на электронное документооборот).
• Необходимость унификации подходов к делопроизводству на уровне всей республики для обеспечения правовой силы документов.
• Кадровый голод и необходимость обучения работников основам делопроизводства (п. 5 Постановления 1-2 от 2015 г.).

Курс на сближение с Россией в сфере делопроизводства и архивного дела, зафиксированный в стратегических документах, диктует необходимость постоянной актуализации методических рекомендаций в соответствии с приказами Росархива и Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Порядок разработки и утверждения ведомственных инструкций

На основе типовых Методических рекомендаций ГГУДОАД/Комитета каждый орган исполнительной власти разрабатывает свою Инструкцию по делопроизводству. Алгоритм действий:

1. Изучение типовых Методических рекомендаций и Правил делопроизводства.
2. Анализ специфики деятельности конкретного ведомства (виды документов, сроки рассмотрения, маршруты согласования).
3. Разработка проекта Инструкции ответственным исполнителем (делопроизводителем/архивариусом).
4. Согласование проекта с юридическим отделом и руководителем органа.
5. Направление проекта в Центральную экспертно-проверочную комиссию (ЦЭПК) при Комитете по архивному делу для проведения экспертизы.
6. Внесение замечаний ЦЭПК (при наличии).
7. Утверждение Инструкции приказом руководителя органа исполнительной власти;
8. Направление копии утвержденной Инструкции в Комитет по архивному делу для учета.

Система методических рекомендаций архива ДНР представляет собой динамично развивающийся комплекс нормативных актов. Начиная с базовых документов 2015 года (Постановление СМ ДНР № 1-2, Приказы ГГУДОАД № 30, № 34), через создание инфраструктуры экспертизы (ЦЭПК, НМС), до актуального Постановления Правительства ДНР № 41-22 от , наблюдается четкий вектор: унификация, централизация методического руководства и полная гармонизация с законодательством Российской Федерации.

Для практической работы архивариусов и делопроизводителей ключевым остается принцип: ведомственная инструкция разрабатывается на основе актуальных типовых рекомендаций Комитета и проходит обязательную экспертизу в ЦЭПК. Это гарантирует законность документооборота, сохранность Архивного фонда и эффективность управленческих процессов в республике.

Материал подготовлен на основе открытых нормативных актов ДНР (Постановления Совета Министров и Правительства, Приказы ГГУДОАД/Комитета) за период 2015–2022 гг. Контактные данные должностных лиц и внутренние реквизиты ведомств в соответствии с политикой конфиденциальности заменены на (*).