Универсальный передаточный документ (УПД), это первичный учетный документ, который объединяет функции счета-фактуры, накладной и акта приема-передачи. Заполнение УПД по доверенности имеет свою специфику: необходимо корректно отразить полномочия представителя и избежать ошибок, которые могут привести к отказу в вычете НДС или штрафам со стороны ФНС. В данной статье мы разберем актуальные правила заполнения на , уделив внимание нюансам для селлеров маркетплейсов (в частности, Wildberries) и работе с доверенностями в формате МЧД (машиночитаемая доверенность).

Нормативная база и актуальные форматы на 2026 год

На текущую дату заполнение УПД регулируется:

• Приказом ФНС от № ЕД-7-26/970@ (утвержден формат УПД 5.03, обязательный с ).
• Постановлением Правительства РФ № 1137 (правила заполнения счета-фактуры, применительно к УПД).
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9 — требования к первичным документам).
• Приказу ФНС от № ЕД-7-26/842@ (формат МЧД — машиночитаемых доверенностей).

Важно: С 2025 года использование бумажных доверенностей для подписания электронных документов (ЭДО) фактически ушло в прошлое. Для передачи прав подписи УПД в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО) обязательно использование МЧД.

Кто и как может подписать УПД по доверенности

Виды доверенностей

1. Машиночитаемая доверенность (МЧД) — стандарт для ЭДО. Формируется в личном кабинете налогоплательщика (ЛК ИП/ЮЛ) или через оператора ЭДО. Имеет уникальный идентификатор (RegNumber).
2. Бумажная доверенность (нотариальная или просто письменная), используется только для работы с бумажными документами или в офлайн-режиме. Для ЭДО не подходит (кроме редких исключений при передаче оригиналов).

Полномочия в доверенности

Текст доверенности (или теги МЧД) должен содержать явное право:

• Подписания универсальных передаточных документов (УПД).
• Подписания счетов-фактур, накладных, актов.
• Представления интересов в налоговых органах (по вопросам НДС).
• Отправки/получения документов через операторов ЭДО (указать конкретного оператора или «любого»).

Срок действия: Рекомендуется ставить максимальный срок (3 года) или «до отзыва», чтобы не перевыпускать МЧД ежегодно.

Пошаговое заполнение УПД (формат 5.03) при работе по МЧД

Рассмотрим ключевые блоки XML-схемы (или поля в интерфейсе ЭДО-оператора), где возникают ошибки при заполнении представителем.

Блок 1: Сведения о документе (Информация об УПД)

Блок 2: Продавец (Передающая сторона) — Принципал

Данные заполняются исключительно от имени организации/ИП, выдавшего доверенность.

• ИНН/КПП: ИНН и КПП принципала (продавца).
• Наименование: Полное или сокращенное наименование ЮЛ / ФИО ИП принципала.
• Адрес: Юридический адрес принципала (или адрес места деятельности ИП). Маска: г. , ул. , д. *.
• Статус: «Продавец» / «Передающая сторона».

Блок 3: Покупатель (Принимающая сторона)

• Данные контрагента (маркетплейса, закупщика). Для Wildberries: ООО «Вайлдберриз», ИНН 7704211202, КПП 770401001 (основной). Адрес: г. Москва, *.

Блок 4: Сведения о представителе (Критически важный блок!)

В формате 5.03 это блок СвПредст (Информация о представителе). Именно здесь ФНС проверяет соответствие подписанта доверенности.

Типичная ошибка: Указание в блоке «Продавец» данных представителя. Нельзя! Продавец — это всегда принципал. Представитель указывается ТОЛЬКО в блоке СвПредст.

Блок 5: Табличная часть (Товары/Услуги)

Заполняется стандартно. Особое внимание для селлеров Wildberries (экспорт/ВБЭкспорт):

• Единица измерения: Код по ОКЕИ (например, 796 — шт, 166 — кг).
• Ставка НДС: Для экспорта — 0% (при наличии подтверждающих документов: таможенная декларация, транспортные накладные). Код ставки «0».
• Страна происхождения: Код по ОКСМ (643 — Россия).
• ГТД: Номер таможенной декларации (если товар импортный, но продается как экспорт — уточняйте схему).

Блок 6: Подпись (ЭП)

Подписывает КЭП представителя (человека, указанного в блоке СвПредст). Сертификат КЭП должен быть валидным на дату подписания. Имя владельца сертификата должно совпадать с ФИО в блоке СвПредст.

Специфика для селлеров Wildberries (ВБЭкспорт / Продажа за границу)

Согласно актуальной информации, селлеры, работающие с НДС и отправляющие товар на выкуп за границу через ВБЭкспорт, обязаны выставить УПД на выкупленный товар.

Схема «Агентский договор» (Комиссия/Агентство)

Если вы работаете по агентскому договору с Wildberries (Договор агентства № * от *):

• УПД выставляет Селлер (Принципал) на Wildberries (Агента).
• В УПД указывается операция: «Передача товаров по агентскому договору».
• НДС: 0% (экспорт) при условии подтверждения нулевой ставки в срок (184 дня).
• Основание: «Агентский договор № * от DD.MM.YYYY, Отчет агента № * от DD.MM.YYYY».

Схема «Закупка» (ВБ закупает у селлера)

• УПД выставляет Селлер на ООО «Вайлдберриз».
• Это реализация товара. НДС 20% (внутренний рынок) или 0% (если товар сразу экспортируется ВБ, но это редкость, обычно ВБ реализует внутри РФ).

Заполнение УПД по доверенности для ВБ

Часто селлеры нанимают бухгалтеров или используют сервисы автоматизации (например, , , * — названия сервисов скрыты). В этом случае:

1. Селлер выдает МЧД на бухгалтера/сервис (через ЛК ФНС -> «Доверенности» -> «Выдать МЧД»).
2. В МЧД указываются права: «Подписание УПД», «Отправка через оператора ЭДО [Название оператора, напр. Диадок/СБИС]».
3. Бухгалтер/сервис формирует УПД в личном кабинете ВБ (раздел «Документы» -> «УПД») или через API/ЭДО.
4. В блоке СвПредст проставляется RegNumber выданной МЧД.
5. Подписывается КЭП бухгалтера/ответственного лица сервиса.

Образец заполнения ключевых полей (Текстовый вид)

УПД № 1234 от 
Функция: СЧФДОП

=== ПРОДАВЕЦ (Принципал) ===
ИНН: 77 (Маска)
КПП: 77 (Маска)
Наименование: ИП Петров П.П. / ООО "Ромашка"
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. , пом.  (Маска)
Статус: Продавец

=== ПОКУПАТЕЛЬ ===
ИНН: 7704211202
КПП: 770401001
Наименование: ООО "Вайлдберриз"
Адрес: г. Москва, *

=== ПРЕДСТАВИТЕЛЬ (Кто подписывает КЭП) ===
ФИО: Сидоров Алексей Викторович (Маска: Сидоров А.В. / *)
ИНН: 123 (Маска)
Доверенность (МЧД):
 Номер: МЧД-2026-000000000123 (Маска: МЧД--)
 Дата регистрации: 
 Вид: 1 (Машиночитаемая)
Основа: МЧД № МЧД-2026-000000000123 от 

=== ТАБЛИЧНАЯ ЧАСТЬ ===
Товар: Кроссовки беговые "Model X", Размер 42, Артикул WB: 12345678
 Кол-во: 10 шт (ОКЕИ 796)
 Цена: 3000.00 руб/шт
 Сумма: 30 000.00 руб
 НДС: 0% (Код 0) ─ ЭКСПОРТ
 Страна происхождения: 643 (Россия)
 ГТД: Нет (своё производство)

=== ИТОГО ===
Всего к оплате: 30 000.00 руб
НДС не облагается (экспорт)
=== ПОДПИСЬ ===
Подписал: Сидоров А.В. (КЭП Серийный номер: )
Печать организации (при наличии): 

Частые ошибки и чек-лист перед отправкой

Как выдать МЧД на подписание УПД (Инструкция для Принципала)

1. Зайти в Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИП/ЮЛ) на сайте ФНС (lkfl2.nalog.ru / lkul.nalog.ru).
2. Раздел «Доверенности» -> «Выдать доверенность».
3. Выбрать вид: Машиночитаемая доверенность.
4. Заполнить данные доверенного лица (ИНН, ФИО/Наименование).
5. В разделе «Полномочия» выбрать/добавить:
   • Подписание универсальных передаточных документов (УПД).
   • Подписание счетов-фактур.
   • Взаимодействие с операторами ЭДО (указать вашего оператора: СБИС, Диадок, Контур, 1С и т.д.).
6. Установить срок действия (рекомендую 3 года).
7. Подписать КЭП руководителя/ИП (принципала).
8. Сохранить RegNumber (Рег. номер) — он выглядит как МЧД-XXXXXXXXXXXXXX. Передать его представителю.

Ответственность за ошибки

• Ст. 120 НК РФ: Штраф за нарушение правил ведения учета (неверное заполнение первички) — 10 000 руб. (повторно, 30 000 руб. или дисквалификация).
• Ст. 126 НК РФ: Штраф за невыставление счета-фактуры/УПД, 20% от суммы НДС (мин. 20 000 руб.).
• Отказ в вычете НДС покупателю (ст. 171, 172 НК РФ): Если УПД некорректен (нет блока представителя, ошибки в МЧД), покупатель (Wildberries) не сможет принять к вычету НДС, что приведет к претензиям и удержанию средств.

Резюме: Алгоритм правильного заполнения

1. Убедиться, что у представителя есть действующая МЧД с правом подписи УПД и работы через ваш оператор ЭДО.
2. Сформировать УПД в программе/ЭДО/ЛК ВБ от имени Принципала (Продавца);
3. Обязательно заполнить блок СвПредст данными представителя и реквизитами МЧД (RegNumber, Дата регистрации, Вид=1).
4. Проверить соответствие: ФИО в КЭП = ФИО в СвПредст = ФИО в МЧД.
5. Проверить ставку НДС (0% для экспорта только с доками, иначе 20%).
6. Подписать документ КЭП представителя.
7. Отправить через ЭДО покупателю (Wildberries) и дублировать в ЛК ВБ (раздел «Документы» -> «УПД на выкуп»).

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Правила заполнения УПД и требования ФНС могут меняться. Перед сдачей отчетности или массовой отправке документов рекомендуется свериться с актуальными приказами ФНС и проконсультироваться со специалистом. Персональные данные (ИНН, адреса, ФИО, номера телефонов, номера доверенностей) в примерах замаскированы символами * в соответствии с политикой конфиденциальности.